전문적인 이메일 작성은 비즈니스 감각이 있는 사람이라면 누구나 갖춰야 할 기술입니다. 이메일은 가장 일반적인 소통 방식 중 하나일 뿐만 아니라, 회사 내부에서 빠르고 효율적으로 메시지를 보내고, 업무를 배정하고, 프로젝트 파일을 정리하고, 중요한 메모를 서로 업데이트하는 등의 작업에 자주 사용됩니다.
하지만 이메일을 작성하기 전에 수신인의 관심을 끌어 실제로 메시지를 열고 읽어보게 만드는 인사말을 구성해야 합니다.
가장 좋은 이메일 시작 문구가 무엇인지 궁금하시다면, 이 글을 통해 이메일을 전문적으로 시작하는 방법뿐만 아니라 비즈니스 이메일에서 상대방을 주소(호칭)하는 방법, 추가적인 이메일 인사말 예시, 그리고 메시지 초안을 작성하는 데 도움이 될 수 있는 특별한 Proton 서비스를 알려드립니다.
이메일 오픈을 유도하는 제목 작성 방법
이메일을 시작하려면 먼저 유용하면서도 간결한 제목을 만들어야 합니다.
좋은 제목은 이메일이 읽히도록 도움을 줄 수 있습니다. 주의를 끄는 제목이 없으면 이메일이 간과되거나 수신인의 받은 편지함에 있는 다른 이메일들 사이에서 묻혀버릴 수 있습니다.
제목을 작성할 때는 이메일 주제와 함께 간단한 행동 유도 문구(CTA) 및/또는 예상 답장 시간을 포함해야 합니다. 예를 들어 “메모” 대신 “매주 메모 – 금일 퇴근 전까지 답장 요청”으로 작성해 보세요.
제목은 10단어 미만이어야 하지만 여전히 시급성을 전달해야 합니다.
가장 좋은 인사말과 이메일 시작 문구를 만드는 방법
동료에게 전문적인 방식으로 인사하는 것은 중요합니다. 이메일 에티켓과 명확성의 적절한 균형을 유지하면 명확하고 효율적이며 원하는 답장을 유도하는 메시지를 작성할 수 있습니다.
1. 적절한 이메일 인사말 사용 (+ 15개 예시)
정중하고 전문적인 인사말로 이메일을 시작하세요.
격식 있는 인사말 예시 3가지
- Dear Mr./Mrs./Ms. Smith,
- Good morning/afternoon/evening [직함 + 성],
- Dear Dr. Weber and Professor Sato,
비격식 인사말 예시 7가지
- Hi Jane,
- Hi Martina and Antonio,
- Hello Joe,
- Hey Anna,
- Nick,
- Hi team 또는 Hello team,
- Hello everyone,
피해야 할 인사말 예시 5가지
지나치게 비격식적이거나 격식적인 이메일 시작 문구는 잘못된 어조와 기대를 형성할 수 있습니다. 또한 느낌표 표시, 이모지, 약어 또는 은어를 사용하지 않는 것이 좋습니다.
- Hi Mrs. Smith! (지나치게 비격식적임)
- Hey team :) (인사말에는 이모지를 사용하지 않는 것이 좋습니다)
- What’s up everyone? (지나치게 비격식적이지만 맥락에 따라 적절할 수 있음)
- To whom it may concern, (시대에 뒤떨어지고 개인적이지 않음)
- Dear Sir or Madam, (지나치게 격식적이고 개인적이지 않음)
2. 본인 소개 및 목적 전달
인사말을 작성한 후에는 이메일을 쓰는 이유나 목적을 바로 포함해야 합니다. 수신인을 잘 모르는 경우에는 항상 본인 소개부터 먼저 해야 합니다.
비격식적이거나 부적절한 농담과 표현은 피하세요. 이메일에 답장이 필요한 경우, 가능한 한 빨리 요청 사항을 포함하세요.
매력적인 도입부 문장 예시 5가지
상황에 따라 이메일을 시작하는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.
소개: 제 이름은 제인 도(Jane Doe)이며, [회사]의 [채용 직무] 공고에 대해 더 알아보고 싶습니다.
문의/요청: 이번 과제와 관련하여 문의 사항이 있습니다. 다음 사항에 대해 도와주실 수 있나요?
후속 조치: 이전 이메일에 대해 다시 연락드립니다. 혹시 (…)을 검토할 기회가 있으셨나요?
회의 후속 조치: 지난주 [이벤트/회의]에서 만나 뵙게 되어 반가웠습니다. 시간을 내어 [주제]에 대해 이야기해 주셔서 감사합니다!
회의 설정: [주제]에 대한 귀하의 의견을 듣고 싶습니다. 이에 대해 이야기 나누기 위해 앞으로 며칠 내에 30분 정도 통화 시간을 설정할 수 있을까요?
3. 이름 철자 재확인
이메일 본문 전체의 철자를 맞추는 것도 중요하지만, 수신인의 이름 철자가 맞는지 확인하는 것은 필수입니다. 수신인의 이름을 잘못 쓰면 무례한 어조가 형성되고 의도한 수신인으로부터 부정적인 반응을 유발할 수 있습니다.
신뢰와 긍정적인 서신 왕래를 구축하려면 보내기 전에 항상 수신인 이름의 철자를 다시 한번 확인하세요.
4. 이메일 인사말의 어조에 유의하기
수신인을 알고 계신가요? 상사인가요, 친구인가요, 아니면 동료인가요? 수신인에 따라 이메일을 작성하는 방식이 달라질 수 있습니다.
윗사람을 주소(호칭)할 때는 항상 이메일을 전문적으로 작성하세요. 잘 아는 동료를 주소(호칭)할 때는 작성 방식을 더 비격식적으로 하기로 결정할 수도 있습니다. 하지만 모든 이메일은 공손한 방식으로 작성해야 하며, 일단 보내기 처리가 되면 누구나 귀하의 메시지를 읽을 수 있다고 가정해야 합니다.
상사가 귀하의 이메일을 읽는 것을 원치 않는다면 편지를 다시 작성하는 것을 고려해 보세요.
5. 이메일 시작 문구(및 기타 내용)에 글쓰기 도우미 사용하기
Proton Scribe는 귀하가 전문적인 이메일을 위한 완벽한 도입부를 작성하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
Scribe는 Proton Mail에 내장된 쓰기 도우미로, 귀하의 모든 이메일 작성 작업을 도와드릴 수 있습니다.
철자 및 문법 오류를 검사하고, 오타를 교정하며, 이메일 전반에 걸쳐 적절한 어조가 일관되게 유지되도록 하십시오.
모든 Proton 서비스와 마찬가지로, Scribe는 Proton Mail의 종단 간 암호화로 보호되므로 수신자 외에는 귀하의 메시지나 초안을 그 누구도 절대 볼 수 없습니다.
Proton과 함께 더 나은 이메일을 작성해 보세요
전문적인 이메일을 작성하는 것도 중요하지만, 안전하고 보안이 철저한 이메일 제공 업체를 선택하는 것도 그만큼 중요합니다.
Proton은 스위스의 가장 강력한 개인정보 보호법의 지원을 받는 종단간 암호화된 이메일 서비스입니다.
Proton으로 이메일을 보낼 때, 귀하의 데이터와 이메일은 다른 사람이 아닌 오직 귀하의 소유입니다.
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