Escrever um e-mail profissional é uma competência que qualquer profissional com visão de negócios deve ter no seu repertório. O e-mail não é apenas uma das formas mais comuns de comunicação, é também, frequentemente, a forma como as pessoas numa empresa enviam mensagens de forma rápida e eficiente, atribuem tarefas, organizam ficheiros de projetos, se atualizam mutuamente sobre memorandos importantes e muito mais.
Mas antes de escrever o seu e-mail, precisa de criar uma saudação que capte a atenção do leitor para que este realmente abra, e leia, a sua mensagem.
Se gostaria de saber quais são as melhores formas de começar um e-mail, este artigo ensinar-lhe-á a iniciar um e-mail profissionalmente, bem como a endereçar um e-mail profissional a alguém, com exemplos adicionais de saudações — e um serviço especial da Proton que o pode ajudar a criar o rascunho da sua mensagem.
Como escrever uma linha de assunto que faça com que o seu e-mail seja aberto
Para começar um e-mail, primeiro quererá criar uma linha de assunto informativa, mas concisa.
Uma boa linha de assunto pode ajudar a garantir que o seu e-mail é lido. Sem um assunto que capte a atenção, o seu e-mail pode passar despercebido ou perder-se entre os outros e-mails do destinatário na sua caixa de entrada.
Ao escrever uma linha de assunto, certifique-se de incluir o tópico do seu e-mail, além de uma breve chamada à ação e/ou uma hora para a qual espera uma resposta. Por exemplo, em vez de “Memorando”, experimente “Memorando Semanalmente – Solicita-se Responder até ao Fim do Dia”.
A sua linha de assunto deve ter menos de 10 palavras, mas ainda assim transmitir um sentido de urgência.
Como criar as melhores saudações e aberturas de e-mail
É importante cumprimentar os seus colegas de forma profissional. Ter o equilíbrio certo entre a etiqueta de e-mail e a clareza garantirá que crie uma mensagem direta, eficiente e que incentive a resposta que deseja.
1. Utilize a saudação de e-mail adequada (+ 15 exemplos)
Abra o seu e-mail com uma saudação educada e profissional.
3 exemplos de saudações formais
- Caro(a) Sr./Sra. Smith,
- Bom dia/Boa tarde/Boa noite [Título + apelido],
- Caro Dr. Weber e Professor Sato,
7 exemplos de saudações informais
- Olá Jane,
- Olá Martina e Antonio,
- Olá Joe,
- Olá Anna,
- Nick,
- Olá equipa ou Viva equipa,
- Olá a todos,
5 exemplos de saudações a evitar
As aberturas de e-mail demasiado informais ou formais podem definir o tom e as expetativas errados. Além disso, aconselhamo-lo a não utilizar marcas de exclamação, emojis, abreviaturas ou calão.
- Olá, Sra. Smith! (demasiado informal)
- Olá equipa :) (é melhor evitar emojis nas saudações)
- Como é que é, pessoal? (demasiado informal, mas pode ser adequado dependendo do contexto)
- A quem possa interessar, (desatualizado e impessoal)
- Exmo(a). Senhor(a), (demasiado formal e impessoal)
2. Apresente-se e apresente o seu objetivo
Depois de escrever a sua saudação, deve incluir imediatamente o motivo de estar a escrever o seu e-mail, ou seja, o seu objetivo. Se não conhecer o seu público, deve sempre apresentar-se primeiro.
Evite piadas e frases informais ou inadequadas. Se o seu e-mail exigir uma resposta, inclua o seu pedido o mais rapidamente possível.
5 exemplos de frases de introdução cativantes
Aqui estão algumas formas de começar o seu e-mail, dependendo da situação:
Introdução: O meu nome é Jane Doe e gostava de saber mais sobre a vaga de [position] na [company].
Inquérito/Pedido: Tenho uma questão sobre esta tarefa. Poderia ajudar-me com o seguinte?
Acompanhamento: No seguimento do meu e-mail anterior. Teve oportunidade de analisar (…)?
Acompanhamento após uma reunião: Foi excelente encontrar-me consigo no [evento/reunião] na semana passada. Obrigado por disponibilizar o seu tempo para conversar sobre [topic]!
Agendar uma reunião: Gostaria muito de obter a sua opinião sobre [topic]. Poderíamos configurar uma chamada de 30 minutos nos próximos dias para falar sobre isto?
3. Verifique a grafia dos nomes
Escrever corretamente todo o corpo do seu e-mail é importante, mas garantir que escreveu o nome do seu destinatário de forma correta é obrigatório. Escrever incorretamente o nome do seu público cria um tom desrespeitoso e provocará uma reação negativa por parte do destinatário pretendido.
Para estabelecer confiança e uma correspondência positiva, verifique sempre a grafia do nome do seu destinatário antes de enviar.
4. Tenha em atenção o tom da sua saudação de e-mail
Conhece o seu destinatário? É um superior, um amigo ou um colega? A forma como vai escrever o seu e-mail pode mudar dependendo do seu público.
Se estiver a endereçar um e-mail a uma figura de autoridade, mantenha sempre o seu e-mail profissional. Se o endereçar a um colega que conhece bem, pode optar por uma escrita mais informal; no entanto, deve escrever todos os e-mails de forma respeitadora e assumir que, uma vez enviados, qualquer pessoa poderá ler a sua mensagem.
Se não gostaria que o seu chefe lesse o seu e-mail, considere reescrever a sua carta.
5. Utilize um assistente de escrita para iniciar o seu e-mail (e muito mais)
O Proton Scribe pode ajudá-lo a redigir a introdução perfeita para o seu e-mail profissional.
O Scribe é um assistente de escrita integrado que acompanha o Proton Mail e que o pode ajudar em todas as suas tarefas de redação de e-mails.
Verifique se existem erros ortográficos e gramaticais, reveja para detetar gralhas e garanta que o tom adequado é consistente ao longo do seu e-mail.
Como todos os serviços da Proton, o Scribe está protegido pela encriptação ponto a ponto do Proton Mail, garantindo que ninguém verá as suas mensagens — ou os seus rascunhos — além dos destinatários pretendidos.
Escreva melhores e-mails com a Proton
Escrever um e-mail profissional é uma coisa, mas escolher um fornecedor de e-mail seguro é igualmente importante.
A Proton é um serviço de e-mail encriptado de ponto a ponto, protegido pelas leis de privacidade suíças mais rigorosas.
Quando envia um e-mail com a Proton, os seus dados e o seu e-mail pertencem-lhe a si — e a mais ninguém.
Utilizada por mais de 100 milhões de pessoas e empresas em todo o mundo, a Proton está empenhada na privacidade e na construção de uma Internet melhor e mais transparente para todos.
