Rédiger un e-mail professionnel est une compétence que toute personne ayant le sens des affaires devrait posséder. Non seulement l’e-mail est l’un des moyens de communication les plus courants, mais c’est aussi souvent de cette manière que les collaborateurs d’une entreprise s’envoient des messages rapidement et efficacement, s’attribuent des tâches, classent des projets, se tiennent mutuellement au courant des notes de service importantes, et bien plus encore.
Mais avant d’écrire votre e-mail, vous devez concevoir une formule d’appel qui attire l’attention de votre lecteur afin qu’il ouvre et lise réellement votre message.
Si vous vous demandez quelles sont les meilleures manières de commencer un e-mail, cet article vous apprendra à débuter un message de manière professionnelle, ainsi qu’à vous adresser à quelqu’un dans un e-mail professionnel, avec d’autres exemples de formules d’appel — et un service Proton spécial qui pourrait vous aider à rédiger votre message.
Comment rédiger un objet qui incite à ouvrir votre e-mail
Pour commencer un e-mail, vous devez d’abord formuler un objet informatif mais concis.
Un bon objet peut contribuer à ce que votre e-mail soit lu. Sans un objet accrocheur, votre message risque d’être ignoré ou de se perdre parmi les autres e-mails dans la boîte de réception du destinataire.
Lorsque vous rédigez un objet, veillez à inclure le sujet de votre e-mail ainsi qu’un bref appel à l’action et/ou l’heure à laquelle vous attendez une réponse. Par exemple, au lieu de « Note de service », essayez « Note de service hebdomadaire – Réponse demandée avant la fin de la journée ».
Votre objet doit faire moins de 10 mots tout en transmettant un sentiment d’urgence.
Comment formuler les meilleures salutations et accroches d’e-mail
Il est important de saluer vos collègues de manière professionnelle. Trouver le bon équilibre entre les règles de politesse par e-mail et la clarté vous permettra de rédiger un message direct, efficace et qui suscitera la réponse souhaitée.
1. Utilisez une formule de salutation appropriée (+ 15 exemples)
Commencez votre e-mail par une salutation polie et professionnelle.
3 exemples de salutations formelles
- Cher Monsieur Smith / Chère Madame Smith,
- Bonjour/Bonsoir [Titre + nom de famille],
- Cher Dr Weber et Professeur Sato,
7 exemples de salutations informelles
- Salut Jane,
- Salut Martina et Antonio,
- Bonjour Joe,
- Salut Anna,
- Nick,
- Salut l’équipe ou Bonjour l’équipe,
- Bonjour à tous,
5 exemples de salutations à éviter
Les accroches d’e-mail trop familières ou trop formelles peuvent donner le mauvais ton et créer de fausses attentes. De plus, nous vous conseillons de ne pas utiliser de points d’exclamation, d’émojis, d’abréviations ou d’argot.
- Salut Mme Smith ! (trop informel)
- Salut l’équipe :) (il est préférable d’éviter les émojis dans les salutations)
- Quoi de neuf tout le monde ? (trop informel, mais peut être approprié selon le contexte)
- À qui de droit, (dépassé et impersonnel)
- Madame, Monsieur, (trop formel et impersonnel)
2. Présentez-vous et indiquez votre objectif
Après avoir rédigé votre salutation, vous devez immédiatement indiquer la raison de votre e-mail, ou son but. Si vous ne connaissez pas votre destinataire, vous devez toujours commencer par vous présenter.
Évitez les plaisanteries et les expressions familières ou inappropriées. Si votre e-mail nécessite une réponse, formulez votre demande le plus rapidement possible.
5 exemples de phrases d’introduction accrocheuses
Voici quelques façons de commencer votre e-mail, selon la situation :
Introduction : Je m’appelle Jane Doe et j’aimerais en savoir plus sur le poste à pourvoir de [poste] chez [entreprise].
Demande : J’ai une question concernant cette tâche. Pourriez-vous m’aider pour ce qui suit ?
Suivi : Je reviens vers vous concernant mon précédent e-mail. Avez-vous eu l’occasion d’examiner (…) ?
Suivi après une réunion : C’était un plaisir de vous rencontrer lors de [événement/réunion] la semaine dernière. Merci d’avoir pris le temps de discuter de [sujet] !
Organiser une réunion : J’aimerais beaucoup avoir votre avis sur [sujet]. Pourrions-nous planifier un appel de 30 minutes dans les prochains jours pour en parler ?
3. Vérifiez l’orthographe des noms
L’orthographe de l’ensemble de votre e-mail est importante, mais vous assurer que vous avez correctement orthographié le nom de votre destinataire est indispensable. Mal orthographier le nom de votre interlocuteur instaure un ton irrespectueux et suscitera une réaction négative de la part du destinataire visé.
Pour instaurer la confiance et établir une correspondance positive, vérifiez toujours l’orthographe du nom de votre destinataire avant d’envoyer.
4. Prêtez attention au ton de votre salutation par e-mail
Connaissez-vous votre destinataire ? S’agit-il d’un supérieur, d’un ami ou d’un collègue ? La façon dont vous rédigerez votre e-mail peut varier selon votre interlocuteur.
Si vous vous adressez à une figure d’autorité, veillez à ce que votre e-mail reste professionnel. Si vous vous adressez à un collègue que vous connaissez bien, vous pouvez décider d’adopter un style plus informel ; cependant, vous devez rédiger tous vos e-mails de manière respectueuse et garder à l’esprit qu’une fois envoyés, n’importe qui pourrait finir par lire votre message.
Si vous ne souhaiteriez pas que votre patron lise votre e-mail, envisagez de réécrire votre message.
5. Utilisez un assistant de rédaction pour votre accroche d’e-mail (et plus encore)
Proton Scribe peut vous aider à rédiger l’introduction parfaite pour votre message professionnel.
Scribe est un assistant d’écriture intégré à Proton Mail qui peut vous aider dans toutes vos tâches de rédaction de messages.
Vérifiez les erreurs d’orthographe et de grammaire, relisez pour corriger les fautes de frappe et assurez-vous que le ton approprié est cohérent tout au long de votre message.
Comme tous les services Proton, Scribe est protégé par le chiffrement de bout en bout de Proton Mail, garantissant que personne d’autre que les destinataires prévus ne verra jamais vos messages — ou vos brouillons.
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Rédiger un message professionnel est une chose, mais choisir un fournisseur de messagerie électronique sûr et sécurisé est tout aussi important.
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Lorsque vous envoyez un message avec Proton, vos données et votre message vous appartiennent — et à personne d’autre.
Utilisé par plus de 100 millions de personnes et d’entreprises à travers le monde, Proton s’engage en faveur du respect de la vie privée et de la construction d’un Internet meilleur et plus transparent pour tous.
