Scrierea unui e-mail profesional este o abilitate pe care orice persoană orientată spre afaceri ar trebui să o aibă în arsenalul său. Nu numai că e-mailul este una dintre cele mai comune forme de comunicare, dar este adesea modul în care oamenii dintr-o companie trimit mesaje rapid și eficient, atribuie sarcini, înregistrează proiecte, se informează reciproc cu privire la notele importante și multe altele.
Dar înainte de a vă scrie e-mailul, trebuie să formulați o introducere care să atragă atenția cititorului, astfel încât acesta să deschidă și să citească, într-adevăr, mesajul dvs.
Dacă vă întrebați care sunt cele mai bune formule de început pentru e-mailuri, acest articol vă va învăța cum să începeți un e-mail într-un mod profesional, precum și cum să vă adresați cuiva într-un e-mail de afaceri, oferind exemple suplimentare de formule de salut — și un serviciu Proton special care vă poate ajuta să vă redactați mesajul.
Cum să scrieți un subiect care să determine deschiderea e-mailului dvs.
Pentru a începe un e-mail, mai întâi veți dori să creați un subiect informativ, dar concis.
Un subiect bun vă poate ajuta să vă asigurați că e-mailul dvs. este citit. Fără un subiect care să atragă atenția, e-mailul dvs. poate fi trecut cu vederea sau pierdut printre celelalte e-mailuri ale destinatarului din inboxul acestuia.
Când scrieți un subiect, asigurați-vă că includeți tema e-mailului dvs., plus un scurt îndemn la acțiune și/sau un termen în care așteptați un răspuns. De exemplu, în loc de „Memo”, încercați „Memo săptămânal – Răspuns solicitat până la sfârșitul zilei”.
Subiectul dvs. ar trebui să aibă mai puțin de 10 cuvinte, dar să transmită totuși un sentiment de urgență.
Cum să formulați cele mai bune salutări și formule de început pentru e-mailuri
Este important să vă salutați colegii într-un mod profesional. Menținerea unui echilibru adecvat între eticheta e-mailului și claritate vă va asigura că redactați un mesaj direct, eficient și care determină răspunsul pe care îl doriți.
1. Utilizați formula de salut adecvată pentru e-mail (+ 15 exemple)
Începeți-vă e-mailul cu o formulă de salut politicoasă și profesională.
3 exemple de formule de salut formale
- Stimate domnule/Stimată doamnă Smith,
- Bună dimineața/ziua/seara [Titlu + nume de familie],
- Stimați Dr. Weber și Profesor Sato,
7 exemple de formule de salut informale
- Bună, Jane,
- Bună, Martina și Antonio,
- Salut, Joe,
- Hei, Anna,
- Nick,
- Bună, echipă sau Salutare, echipă,
- Bună tuturor,
5 exemple de formule de salut de evitat
Formulele de început pentru e-mailuri care sunt prea informale sau prea formale ar putea stabili un ton și așteptări greșite. În plus, vă sfătuim să nu folosiți semne de exclamare, emojiuri, abrevieri sau argou.
- Bună, doamnă Smith! (prea informal)
- Hei, echipă :) (este de preferat să evitați emojiurile în formulele de salut)
- Ce mai faceți? (prea informal, dar ar putea fi potrivit în funcție de context)
- În atenția celor interesați, (învechit și impersonal)
- Stimate domnule sau stimată doamnă, (prea formal și impersonal)
2. Prezentați-vă și precizați-vă obiectivul
După ce v-ați scris formula de salut, veți dori să includeți imediat motivul pentru care scrieți e-mailul sau scopul acestuia. Dacă nu vă cunoașteți publicul, ar trebui să vă prezentați întotdeauna mai întâi.
Evitați glumele și expresiile care sunt informale sau nepotrivite. Dacă e-mailul dvs. necesită un răspuns, includeți solicitarea dvs. cât mai curând posibil.
5 exemple de propoziții introductive atractive
Iată câteva moduri de a vă începe e-mailul, în funcție de situație:
Introducere: Numele meu este Jane Doe și mi-ar plăcea să aflu mai multe despre postul vacant de [funcție] de la [companie].
Solicitare/Cerere: Am o întrebare referitoare la această sarcină. Mă puteți ajuta, vă rog, cu următoarele?
Urmărire: Revin la e-mailul meu anterior. Ați avut ocazia să analizați (…)?
Revenire după o întâlnire: A fost o plăcere să vă întâlnesc la [eveniment/întâlnire] săptămâna trecută. Vă mulțumesc că v-ați făcut timp să discutăm despre [subiect]!
Stabilirea unei întâlniri: Mi-ar plăcea să aflu opinia dvs. despre [subiect]. Am putea programa un apel de 30 de minute în următoarele zile pentru a discuta despre acest lucru?
3. Verificați din nou ortografia numelor
Corectitudinea ortografică a întregului text al e-mailului este importantă, dar este esențial să vă asigurați că ați scris corect numele destinatarului. Scrierea greșită a numelui publicului dvs. creează un ton lipsit de respect și va genera o reacție negativă din partea destinatarului vizat.
Pentru a construi încredere și o corespondență pozitivă, verificați întotdeauna de două ori ortografia numelui destinatarului înainte de trimitere.
4. Acordați atenție tonului formulei de salut din e-mail
Vă cunoașteți destinatarul? Este un superior, un prieten sau un coleg? Modul în care vă veți scrie e-mailul se poate schimba în funcție de publicul dvs.
Dacă vă adresați unei figuri de autoritate, păstrați întotdeauna e-mailul profesional. Dacă vă adresați unui coleg pe care îl cunoașteți bine, puteți decide să scrieți mai informal; cu toate acestea, ar trebui să scrieți toate e-mailurile într-un mod respectuos și să presupuneți că, odată trimise, oricine ar putea ajunge să vă citească mesajul.
Dacă nu ați dori ca șeful dvs. să vă citească e-mailul, luați în considerare rescrierea scrisorii.
5. Utilizați un asistent de scriere pentru începutul e-mailului dvs. (și nu numai)
Proton Scribe vă poate ajutor să creați începutul perfect pentru e-mailul dvs. profesional.
Scribe este un asistent de redactare integrat inclus în Proton Mail, care vă poate ajuta cu toate sarcinile dvs. de redactare a e-mailurilor.
Verificați dacă există erori de ortografie și gramatică, corectați greșelile de tipar și asigurați-vă că tonul adecvat este consecvent în întregul dvs. e-mail.
La fel ca toate serviciile Proton, Scribe este protejat de criptarea de la un capăt la altul de la Proton Mail, garantând că nimeni nu vă va vedea vreodată mesajele — sau ciornele — în afară de destinatarii vizați.
Scrieți e-mailuri mai bune cu Proton
Redactarea unui e-mail profesional este un lucru, dar alegerea unui furnizor de e-mail sigur și de încredere este la fel de importantă.
Proton este un serviciu de e-mail criptat de la un capăt la altul, protejat de cele mai stricte legi elvețiene privind confidențialitatea.
Când trimiteți un e-mail cu Proton, datele și e-mailul dvs. vă aparțin — nu altcuiva.
Utilizat de peste 100 de milioane de persoane și companii din întreaga lume, Proton se dedică confidențialității și construirii unui internet mai bun și mai transparent pentru toți.
