Napsat profesionální e-mail je dovednost, kterou by měl mít ve své výbavě každý obchodně založený člověk. E-mail je nejen jednou z nejčastějších forem komunikace, ale často také způsobem, jakým lidé v rámci firmy rychle a efektivně odesílají zprávy, zadávají úkoly, zakládají projekty, vzájemně se informují o aktualizacích důležitých oběžníků a další.

Než ale e-mail napíšete, musíte vytvořit oslovení, které upoutá pozornost čtenáře, aby vaši zprávu vůbec otevřel a přečetl.

Pokud vás zajímá, jaké jsou nejlepší úvody e-mailů, tento článek vás naučí, jak e-mail profesionálně zahájit a jak někoho v pracovním e-mailu oslovit. Přidáme také další příklady e-mailových oslovení a představíme vám speciální službu Proton, která vám může pomoci s konceptem vaší zprávy.

Jak napsat předmět, díky kterému bude váš e-mail otevřen

Chcete-li zahájit e-mail, nejprve vytvořte informativní, ale stručný předmět.

Dobrý předmět může pomoci zajistit, že si příjemce váš e-mail přečte. Bez poutavého předmětu může být váš e-mail přehlédnut nebo se ztratit mezi ostatními e-maily v doručené poště příjemce.

Při psaní předmětu nezapomeňte uvést téma e-mailu a krátkou výzvu k akci a/nebo čas, do kterého očekáváte odpověď. Například místo „Oběžník“ vyzkoušejte „Týdenní oběžník – Vyžadována odpověď do konce dne“.

Předmět by měl mít méně než 10 slov, ale přesto by měl vyjadřovat pocit naléhavosti.

Jak vytvořit nejlepší oslovení a úvody e-mailů

Je důležité zdravit své kolegy profesionálním způsobem. Správná rovnováha mezi e-mailovou etiketou a srozumitelností vám zajistí, že vytvoříte zprávu, která bude přímá, efektivní a vyvolá požadovanou odpověď.

1. Použijte vhodné e-mailové oslovení (+ 15 příkladů)

Začněte e-mail zdvořilým a profesionálním oslovením.

3 příklady formálního oslovení

  • Vážený pane Smithi / Vážená paní Smithová,
  • Dobré ráno / odpoledne / večer [titul + příjmení],
  • Vážený pane doktore Webere a pane profesore Sato,

7 příkladů neformálního oslovení

  • Ahoj Jane,
  • Ahoj Martino a Antonio,
  • Ahoj Joe,
  • Ahoj Anno,
  • Nicku,
  • Ahoj týme nebo Zdravím týme,
  • Ahoj všichni,

5 příkladů oslovení, kterým se vyhnout

E-mailové úvody, které jsou příliš neformální nebo příliš formální, mohou nastavit nesprávný tón a očekávání. Kromě toho vám doporučujeme nepoužívat vykřičníky, emodži, zkratky ani slang.

  • Ahoj paní Smithová! (příliš neformální)
  • Ahoj týme :) (v oslovení je nejlepší se emodži vyhnout)
  • Jak se všichni máte? (příliš neformální, ale v závislosti na kontextu může být vhodné)
  • Všem, kterých se to týká, (zastaralé a neosobní)
  • Vážený pane, vážená paní, (příliš formální a neosobní)

2. Představte se a uveďte svůj cíl

Jakmile napíšete oslovení, měli byste hned uvést důvod, proč e-mail píšete, neboli jeho účel. Pokud své publikum neznáte, měli byste se vždy nejprve představit.

Vyhněte se vtipům a frázím, které jsou neformální nebo nevhodné. Pokud váš e-mail vyžaduje odpověď, uveďte svou žádost co nejdříve.

5 příkladů poutavých úvodních vět

Zde je několik způsobů, jak začít e-mail v závislosti na situaci:

Představení: Jmenuji se Jane Doe a ráda bych získala více informací o volné pracovní pozici [pozice] ve společnosti [společnost].

Dotaz/Žádost: Mám dotaz týkající se tohoto úkolu. Mohli byste mi prosím pomoci s následujícím?

Navázání kontaktu: Vracím se ke svému předchozímu e-mailu. Měl(a) jste možnost si ho projít (…)?

Navázání kontaktu po schůzce: Bylo skvělé se s vámi minulý týden setkat na [událost/schůzka]. Děkuji, že jste si našli čas na rozhovor o [téma]!

Sjednání schůzky: Rád/a bych znal/a váš názor na [téma]. Mohli bychom si v příštích několika dnech naplánovat 30minutový hovor, abychom si o tom promluvili?

3. Dvakrát zkontrolujte pravopis jmen

Správný pravopis v celém textu e-mailu je důležitý, ale ujistit se, že jste správně napsali jméno příjemce, je naprostou nutností. Zkomolení jména adresáta působí neuctivě a vyvolá u zamýšleného příjemce negativní reakci.

Chcete-li si vybudovat důvěru a pozitivní korespondenci, před odesláním vždy dvakrát zkontrolujte pravopis jména příjemce.

4. Dbejte na tón svého e-mailového oslovení

Znáte svého příjemce? Je to nadřízený, přítel nebo kolega? Způsob, jakým budete e-mail psát, se může lišit v závislosti na vašem publiku.

Pokud oslovujete nadřízeného nebo autoritu, dbejte na to, aby byl váš e-mail vždy profesionální. Pokud oslovujete kolegu, kterého dobře znáte, můžete se rozhodnout pro neformálnější tón. Všechny e-maily byste však měli psát s respektem a počítat s tím, že po odeslání si vaši zprávu může přečíst kdokoli.

Pokud byste nechtěli, aby si váš nadřízený e-mail přečetl, zvažte jeho přepsání.

5. Použijte asistenta psaní pro úvod e-mailu (a nejen pro něj)

Proton Scribe vám může pomoci vytvořit dokonalý úvod pro váš profesionální e-mail.

Scribe je vestavěný pomocník pro psaní, který je součástí služby Proton Mail a pomůže vám se všemi úkoly při psaní e-mailů.

Zkontrolujte pravopisné a gramatické chyby, opravte překlepy a zajistěte, aby byl v celém vašem e-mailu zachován jednotný tón.

Stejně jako všechny služby Proton je i Scribe chráněn koncovým šifrováním služby Proton Mail, což zajišťuje, že nikdo kromě zamýšlených příjemců nikdy neuvidí vaše zprávy — ani vaše koncepty.

Pište lepší e-maily s Protonem

Napsat profesionální e-mail je jedna věc, ale výběr bezpečného a spolehlivého poskytovatele e-mailu je stejně důležitý.

Proton je koncově šifrovaná e-mailová služba chráněná nejpřísnějšími švýcarskými zákony na ochranu soukromí.

Když odešlete e-mail se službou Proton, vaše data a e-maily patří vám — nikomu jinému.

Proton, který používá více než 100 milionů lidí a firem po celém světě, se zavázal chránit soukromí a budovat lepší a transparentnější internet pro všechny.