Viết email chuyên nghiệp là một kỹ năng mà mọi người am hiểu kinh doanh nên có. Không chỉ là một trong những hình thức giao tiếp phổ biến nhất, email còn thường là cách mọi người trong công ty gửi thư nhanh chóng và hiệu quả, giao nhiệm vụ, lưu tệp dự án, cập nhật cho nhau về các bản ghi nhớ quan trọng và hơn thế nữa.
Nhưng trước khi viết email, cần chuẩn bị một lời chào thu hút sự chú ý của người đọc để họ thực sự mở và đọc thư.
Nếu đang thắc mắc đâu là những cách mở đầu email tốt nhất, bài viết này sẽ hướng dẫn cách bắt đầu email một cách chuyên nghiệp, cũng như cách xưng hô với ai đó trong email công việc, cùng các ví dụ bổ sung về lời chào email — và một dịch vụ Proton đặc biệt có thể giúp soạn thư nháp.
Cách viết dòng chủ đề giúp email được mở
Để bắt đầu một email, trước tiên cần tạo một dòng chủ đề đầy đủ thông tin nhưng ngắn gọn.
Một dòng chủ đề hay có thể giúp đảm bảo email được đọc. Nếu không có chủ đề thu hút sự chú ý, email có thể bị bỏ qua hoặc thất lạc giữa các email khác của người nhận trong hộp thư đến.
Khi viết dòng chủ đề, hãy đảm bảo bao gồm chủ đề email cùng lời kêu gọi hành động ngắn gọn và/hoặc thời hạn cần phản hồi. Ví dụ, thay vì “Bản ghi nhớ”, hãy thử “Bản ghi nhớ hàng tuần – Yêu cầu trả lời vào cuối ngày”.
Dòng chủ đề nên dưới 10 từ nhưng vẫn truyền tải được cảm giác khẩn cấp.
Cách tạo ra những lời chào và lời mở đầu email tốt nhất
Việc chào hỏi đồng nghiệp một cách chuyên nghiệp là rất quan trọng. Sự cân bằng hợp lý giữa phép lịch sự khi viết email và sự rõ ràng sẽ đảm bảo tạo ra một bức thư trực tiếp, hiệu quả và thúc đẩy phản hồi mong muốn.
1. Sử dụng lời chào email phù hợp (+ 15 ví dụ)
Mở đầu email bằng một lời chào lịch sự và chuyên nghiệp.
3 ví dụ về lời chào trang trọng
- Kính gửi Ông/Bà Smith,
- Chào buổi sáng/buổi chiều/buổi tối [Danh xưng + Họ],
- Kính gửi Tiến sĩ Weber và Giáo sư Sato,
7 ví dụ về lời chào thân mật
- Chào Jane,
- Chào Martina và Antonio,
- Xin chào Joe,
- Chào Anna,
- Nick,
- Chào nhóm hoặc Xin chào nhóm,
- Xin chào mọi người,
5 ví dụ về những lời chào cần tránh
Những cách mở đầu email quá thân mật hoặc quá trang trọng có thể tạo ra tông giọng và kỳ vọng không phù hợp. Ngoài ra, khuyên không nên sử dụng dấu chấm than, biểu tượng cảm xúc, từ viết tắt hoặc tiếng lóng.
- Chào Bà Smith! (quá thân mật)
- Chào nhóm :) (tốt nhất nên tránh sử dụng biểu tượng cảm xúc trong lời chào)
- Mọi người thế nào rồi? (quá thân mật nhưng có thể phù hợp tùy ngữ cảnh)
- Kính gửi những ai có liên quan, (lỗi thời và thiếu cá nhân)
- Thưa Ông hoặc Bà, (quá trang trọng và thiếu cá nhân)
2. Giới thiệu bản thân và mục tiêu
Sau khi viết lời chào, hãy nêu ngay lý do viết email hoặc mục đích của email. Nếu không biết người nhận là ai, hãy luôn giới thiệu bản thân trước.
Tránh các trò đùa và cụm từ thân mật hoặc không phù hợp. Nếu email yêu cầu phản hồi, hãy đưa ra yêu cầu càng nhanh càng tốt.
5 ví dụ về câu mở đầu thu hút
Dưới đây là một số cách để bắt đầu email, tùy thuộc vào tình huống:
Giới thiệu: Tôi tên là Jane Doe và rất muốn tìm hiểu thêm về vị trí tuyển dụng [vị trí] tại [công ty].
Yêu cầu: Có câu hỏi liên quan đến nhiệm vụ này. Xin vui lòng hỗ trợ các nội dung sau đây?
Theo dõi: Liên hệ lại về email trước đó. Đã có thời gian xem xét (…) chưa?
Theo dõi sau cuộc họp: Rất vui được gặp tại [sự kiện/cuộc họp] tuần trước. Cảm ơn vì đã dành thời gian trò chuyện về [chủ đề]!
Thiết lập cuộc họp: Rất mong nhận được ý kiến về [chủ đề]. Có thể thiết lập một cuộc gọi 30 phút trong vài ngày tới để trao đổi về vấn đề này không?
3. Kiểm tra kỹ chính tả của tên
Việc viết đúng chính tả toàn bộ nội dung email là quan trọng, nhưng việc đảm bảo viết đúng tên người nhận là điều bắt buộc. Việc viết sai tên người nhận sẽ tạo ra một tông giọng thiếu tôn trọng và sẽ gây ra phản ứng tiêu cực từ người nhận dự kiến.
Để xây dựng lòng tin và sự tương tác tích cực, hãy luôn kiểm tra kỹ chính tả tên của người nhận trước khi gửi.
4. Lưu ý đến tông giọng của lời chào email
Có biết người nhận là ai không? Họ là cấp trên, bạn bè hay đồng nghiệp? Cách viết email có thể thay đổi tùy thuộc vào người nhận.
Nếu xưng hô với một người có thẩm quyền, hãy luôn giữ cho email chuyên nghiệp. Nếu xưng hô với một đồng nghiệp đã biết rõ, có thể chọn cách viết thân mật hơn; tuy nhiên, nên viết tất cả các email một cách tôn trọng và giả định rằng, một khi đã gửi, bất kỳ ai cũng có thể đọc được thư.
Nếu không muốn sếp đọc email, hãy cân nhắc viết lại thư.
5. Sử dụng trợ lý viết cho phần mở đầu email (và hơn thế nữa)
Proton Scribe có thể giúp tạo ra phần mở đầu hoàn hảo cho email chuyên nghiệp.
Scribe là một trợ lý viết tích hợp đi kèm with Proton Mail và có thể giúp thực hiện tất cả các tác vụ viết email.
Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp, soát lỗi đánh máy và đảm bảo tông giọng phù hợp nhất quán trong toàn bộ email.
Giống như tất cả các dịch vụ của Proton, Scribe được bảo vệ bằng mã hóa đầu cuối của Proton Mail, đảm bảo không ai có thể xem thư — hoặc thư nháp — ngoài người nhận dự kiến.
Viết email tốt hơn với Proton
Viết một email chuyên nghiệp là một chuyện, nhưng việc chọn một nhà cung cấp email an toàn và bảo mật cũng quan trọng không kém.
Proton là dịch vụ email đã mã hóa đầu cuối được bảo đảm bởi các luật về quyền riêng tư nghiêm ngặt nhất của Thụy Sĩ.
Khi gửi email bằng Proton, dữ liệu và email thuộc về chính người dùng — không thuộc về ai khác.
Được hơn 100 triệu cá nhân và doanh nghiệp trên toàn thế giới sử dụng, Proton cam kết bảo vệ quyền riêng tư và xây dựng một Internet tốt hơn, minh bạch hơn cho mọi người.
