Att skriva en professionell e-post är en färdighet som alla affärssinnade personer bör ha i sin verktygslåda. E-post är inte bara en av de vanligaste kommunikationsformerna, det är ofta så personer inom ett företag snabbt och effektivt skickar meddelanden, tilldelar uppgifter, arkiverar projekt, uppdaterar varandra om viktiga PM och mycket mer.
Men innan du skriver din e-post måste du utforma en hälsning som fångar läsarens uppmärksamhet så att de faktiskt öppnar och läser ditt meddelande.
Om du undrar vilka de bästa sätten att inleda en e-post är, kommer den här artikeln att lära dig hur du börjar en e-post professionellt, samt hur du tilltalar någon i en affärs-e-post, med ytterligare exempel på e-posthälsningar – och en speciell Proton-tjänst som kan hjälpa dig att skriva utkast till ditt meddelande.
Hur du skriver en ämnesrad som gör att din e-post öppnas
För att börja en e-post vill du först skapa en informativ men kortfattad ämnesrad.
En bra ämnesrad kan bidra till att din e-post blir läst. Utan ett uppmärksamhetsfångande ämne kan din e-post förbises eller försvinna bland mottagarens andra e-postmeddelanden i deras inkorg.
När du skriver en ämnesrad ska du se till att inkludera ämnet för din e-post plus en kort uppmaning till handling och/eller en tidpunkt då du förväntar dig ett svar. Till exempel, istället för ”Memo”, prova ”Veckovis memo – Svar önskas innan arbetsdagens slut”.
Din ämnesrad bör vara under 10 ord men ändå förmedla en känsla av brådska.
Hur du utformar de bästa hälsningarna och e-postinledningarna
Det är viktigt att hälsa på dina kollegor på ett professionellt sätt. Att ha rätt balans mellan e-postetikett och tydlighet säkerställer att du utformar ett meddelande som är direkt, effektivt och leder till det svar du önskar.
1. Använd en lämplig e-posthälsning (+ 15 exempel)
Öppna din e-post med en artig och professionell hälsning.
3 exempel på formella hälsningar
- Bästa herr/fru/fröken Smith,
- God morgon/eftermiddag/kväll [Titel + efternamn],
- Bästa dr Weber och professor Sato,
7 exempel på informella hälsningar
- Hej Jane,
- Hej Martina och Antonio,
- Hej Joe,
- Hej Anna,
- Nick,
- Hej teamet eller Hallå teamet,
- Hej alla,
5 exempel på hälsningar att undvika
E-postinledningar som är för informella eller för formella kan sätta fel ton och förväntningar. Dessutom råder vi dig att inte använda utropstecken, emojis, förkortningar eller slang.
- Hej fru Smith! (för informellt)
- Hej teamet :) (det är bäst att undvika emojis i hälsningar)
- Läget alla? (för informellt men kan vara lämpligt beroende på sammanhanget)
- Till den det vederbör, (föråldrat och opersonligt)
- Bästa herre eller fru, (för formellt och opersonligt)
2. Presentera dig själv och ditt syfte
När du har skrivit din hälsning vill du genast berätta varför du skriver din e-post, eller dess syfte. Om du inte känner din mottagare bör du alltid presentera dig själv först.
Undvik skämt och fraser som är informella eller opassande. Om din e-post kräver ett svar bör du inkludera din begäran så snabbt som möjligt.
5 exempel på engagerande inledande meningar
Här är några sätt att börja din e-post, beroende på situationen:
Presentation: Mitt namn är Jane Doe och jag skulle gärna vilja lära mig mer om den lediga tjänsten som [tjänst] på [företag].
Förfrågan/begäran: Jag har en fråga angående den här uppgiften. Skulle du kunna hjälpa mig med följande?
Uppföljning: Återkopplar angående min tidigare e-post. Har du haft möjlighet att granska (…)?
Uppföljning efter ett möte: Det var trevligt att träffa dig på [händelse/möte] förra veckan. Tack för att du tog dig tid att prata om [ämne]!
Boka ett möte: Jag skulle gärna vilja ha din åsikt om [ämne]. Skulle vi kunna boka in ett 30-minuters samtal under de närmaste dagarna för att prata om detta?
3. Dubbelkolla stavningen av namn
Att stava rätt i hela din e-posttext är viktigt, men att se till att du har stavat mottagarens namn rätt är ett måste. Att stava fel på din mottagares namn skapar en respektlös ton och kommer att framkalla en negativ reaktion från den avsedda mottagaren.
För att bygga förtroende och en positiv korrespondens bör du alltid dubbelkolla stavningen av din mottagares namn innan du skickar.
4. Tänk på tonen i din e-posthälsning
Känner du din mottagare? Är de en överordnad, en vän eller en kollega? Sättet du skriver din e-post på kan ändras beroende på din mottagare.
Om du vänder dig till en auktoritetsfigur ska du alltid hålla din e-post professionell. Om du vänder dig till en kollega som du känner väl kan du välja att skriva mer informellt, men du bör skriva all e-post på ett respektfullt sätt och utgå från att vem som helst skulle kunna läsa ditt meddelande när det väl har skickats.
Om du inte vill att din chef ska läsa din e-post bör du överväga att skriva om ditt brev.
5. Använd en skrivassistent för din e-postinledning (och mer)
Proton Scribe kan hjälpa dig att utforma den perfekta inledningen på din professionella e-post.
Scribe är en inbyggd skrivassistent som ingår i Proton Mail och kan hjälpa dig med alla dina skrivuppgifter för e-post.
Kontrollera stavning och grammatiska fel, sök efter skrivfel och se till att rätt ton är konsekvent genom hela din e-post.
Precis som alla Proton-tjänster skyddas Scribe av Proton Mails end-to-end-kryptering, vilket garanterar att ingen någonsin kommer att se dina meddelanden — eller dina utkast — förutom den avsedda mottagaren.
Skriv bättre e-post med Proton
Att skriva ett professionellt e-postmeddelande är en sak, men att välja en trygg och säker e-postleverantör är lika viktigt.
Proton är en end-to-end-krypterad e-posttjänst som stöds av de starkaste schweiziska integritetslagarna.
När du skickar e-post med Proton tillhör dina data och din e-post dig — inte någon annan.
Proton används av mer än 100 miljoner människor och företag världen över och är dedikerat till integritet och att bygga ett bättre och mer transparent internet för alla.
