Написание деловых электронных писем — это навык, который должен быть в арсенале каждого делового человека. Электронная почта не только является одним из самых распространенных способов связи, но и часто служит сотрудникам компании инструментом для быстрой и эффективной отправки сообщений, распределения задач, систематизации проектов, информирования друг друга о важных вопросах и многого другого.
Но перед тем как писать электронное письмо, необходимо составить приветствие, которое привлечет внимание читателя, чтобы он действительно открыл и прочитал ваше сообщение.
Если вы задаетесь вопросом, какие приветствия в электронных письмах лучшие, эта статья научит вас, как профессионально начинать письмо, как обращаться к человеку в деловой переписке, а также приведет дополнительные примеры приветствий — и расскажет о специальном сервисе Proton, который поможет вам составить сообщение.
Как написать тему письма, чтобы его открыли
Чтобы начать электронное письмо, для начала составьте информативную, но краткую тему.
Хорошо составленная тема поможет сделать так, чтобы ваше электронное письмо было прочитано. Без привлекающей внимание темы ваше письмо могут пропустить или оно затеряется среди других писем в почтовом ящике получателя.
При написании темы обязательно укажите суть вашего электронного письма, а также краткий призыв к действию и/или время, к которому вы ожидаете ответ. Например, вместо «Заметка» попробуйте «Еженедельная заметка — жду ответа до конца дня».
Тема письма должна содержать не более 10 слов, но при этом передавать чувство срочности.
Как составить лучшие приветствия и вступления для электронных писем
Важно приветствовать коллег профессионально. Правильный баланс этикета электронных писем и ясности гарантирует, что ваше сообщение будет прямым, эффективным и вызовет желаемый отклик.
1. Используйте подходящее приветствие в электронном письме (+ 15 примеров)
Начинайте электронное письмо с вежливого и профессионального приветствия.
3 примера официальных приветствий
- Уважаемый(-ая) г-н/г-жа Смит,
- Доброе утро / добрый день / добрый вечер, [звание + фамилия],
- Уважаемые д-р Вебер и профессор Сато,
7 примеров неофициальных приветствий
- Привет, Джейн,
- Привет, Мартина и Антонио,
- Здравствуйте, Джо,
- Привет, Анна,
- Ник,
- Привет, команда или Здравствуйте, команда,
- Здравствуйте все,
5 примеров приветствий, которых следует избегать
Слишком неофициальные или слишком формальные начала писем могут задать неверный тон и ожидания. Кроме того, мы советуем не использовать восклицательные знаки, эмодзи, сокращения или сленг.
- Привет, г-жа Смит! (слишком неофициально)
- Привет, команда :) (лучше избегать эмодзи в приветствиях)
- Как дела, народ? (слишком неофициально, но может быть уместно в зависимости от контекста)
- Кому это может касаться, (устаревшее и безличное)
- Уважаемый господин или госпожа, (слишком формально и безлично)
2. Представьтесь и укажите свою цель
После того как вы написали приветствие, вам стоит сразу же указать причину написания вашего электронного письма или его цель. Если вы не знаете своего адресата, вам всегда следует сначала представиться.
Избегайте шуток и выражений, которые являются неофициальными или неуместными. Если ваше электронное письмо требует ответа, включите свою просьбу как можно скорее.
5 примеров вовлекающих вводных предложений
Вот несколько способов начать ваше электронное письмо, в зависимости от ситуации:
Введение: Меня зовут Джейн Доу, и я хотела бы узнать подробнее об открытой [должности] в [компании].
Запрос: У меня есть вопрос относительно этого задания. Не могли бы вы помочь мне со следующим?
Последующее действие: Возвращаюсь к своему предыдущему электронному письму. Была ли у вас возможность ознакомиться с (…)?
Последующее действие после встречи: Было приятно встретиться с вами на [событии/встрече] на прошлой неделе. Спасибо, что уделили время, чтобы поговорить о [теме]!
Настройка встречи: Я хотел бы узнать ваше мнение о [теме]. Не могли бы мы запланировать 30-минутный звонок в ближайшие дни, чтобы обсудить это?
3. Перепроверьте написание имен
Проверка всего тела вашего электронного письма важна, но убедиться, что вы правильно написали имя получателя — это обязательно. Ошибки в написании имени адресата создают неуважительный тон и вызовут негативную реакцию у предполагаемого получателя.
Чтобы укрепить доверие и наладить позитивную переписку, всегда перепроверяйте написание имени получателя перед отправкой.
4. Следите за тоном приветствия в своем электронном письме
Вы знаете своего получателя? Является ли он начальником, другом или коллегой? Способ написания вашего электронного письма может измениться в зависимости от аудитории.
Если вы обращаетесь к вышестоящему лицу, всегда придерживайтесь профессионального тона в электронном письме. Если вы обращаетесь к коллеге, которого хорошо знаете, вы можете писать более неофициально; однако все электронные письма следует писать уважительно, предполагая, что после отправки ваше сообщение может прочитать кто угодно.
Если бы вы не хотели, чтобы ваш начальник прочитал ваше электронное письмо, подумайте о том, чтобы переписать его.
5. Используйте помощника по написанию для начала вашего электронного письма (и не только)
Proton Scribe поможет вам составить идеальное вступление для вашего профессионального электронного письма.
Scribe — это встроенный помощник по написанию, который поставляется вместе с Proton Mail и может помочь вам со всеми задачами по написанию электронных писем.
Проверяйте наличие орфографических и грамматических ошибок, проводите корректуру на предмет опечаток и следите за тем, чтобы правильный тон сохранялся на протяжении всего электронного письма.
Как и все сервисы Proton, Scribe защищен сквозным шифрованием Proton Mail, гарантирующим, что никто, кроме предполагаемого адресата, никогда не увидит ваши сообщения — или ваши черновики.
Пишите электронные письма лучше вместе с Proton
Написание профессионального электронного письма — это одно, но выбор безопасного и надежного провайдера электронной почты не менее важен.
Proton — это сервис электронной почты со сквозным шифрованием, защищенный строжайшими швейцарскими законами о конфиденциальности.
Когда вы отправляете электронное письмо с помощью Proton, ваши данные и письма принадлежат только вам, а не кому-либо еще.
Более 100 миллионов людей и компаний по всему миру используют Proton, и мы стремимся к обеспечению конфиденциальности и созданию лучшего, более прозрачного интернета для всех.
