Profesyonel bir e-posta yazmak, iş dünyasını yakından tanıyan her insanın araç kutusunda bulunması gereken bir beceridir. E-posta, yalnızca en yaygın iletişim biçimlerinden biri olmakla kalmaz, aynı zamanda bir şirket içindeki kişilerin hızlı ve etkili bir şekilde ileti göndermesinin, görevler atamasının, projeleri dosyalamasının, önemli bilgilendirmeler hakkında birbirlerini güncellemesinin ve çok daha fazlasının yoludur.
Ancak e-postanızı yazmadan önce, okuyucunun dikkatini çeken ve iletiyi gerçekten açıp okumasını sağlayacak bir selamlama hazırlamanız gerekir.
En iyi e-posta girişlerinin neler olduğunu merak ediyorsanız bu makale size profesyonel bir şekilde e-posta başlatmanın yanı sıra iş e-postalarında birine nasıl hitap edeceğinizi, ek e-posta selamlama örneklerini ve iletinizi taslak olarak hazırlamanıza yardımcı olabilecek özel bir Proton hizmetini öğretecektir.
E-postanızın açılmasını sağlayacak bir konu satırı nasıl yazılır
Bir e-postaya başlamak için öncelikle bilgilendirici ancak kısa ve öz bir konu satırı oluşturmak isteyeceksiniz.
İyi bir konu satırı, e-postanızın okunmasını sağlamaya yardımcı olabilir. Dikkat çekici bir konu olmaksızın, e-postanız gözden kaçabilir veya alıcının gelen kutusundaki diğer e-postalar arasında kaybolabilir.
Bir konu satırı yazarken, e-postanızın konusunun yanı sıra kısa bir eylem çağrısı ve/veya yanıt beklediğiniz bir zamanı eklediğinizden emin olun. Örneğin, “Bilgilendirme” yerine “Haftalık Bilgilendirme – Gün Sonuna Kadar Yanıtlanması Rica Olunur” yazmayı deneyin.
Konu satırınız 10 kelimeden az olmalı ancak yine de bir aciliyet hissi uyandırmalıdır.
En iyi selamlamalar ve e-posta girişleri nasıl hazırlanır
Meslektaşlarınızı profesyonel bir şekilde selamlamak önemlidir. Doğru e-posta kuralları ve netlik dengesine sahip olmak; doğrudan, etkili ve istediğiniz yanıtı almanızı sağlayacak bir ileti hazırlamanızı sağlayacaktır.
1. Uygun e-posta selamlamasını kullanın (+ 15 örnek)
E-postanızı kibar ve profesyonel bir selamlamayla açın.
3 resmi selamlama örneği
- Sayın Bay/Bayan Smith,
- Günaydın/İyi günler/İyi akşamlar [Unvan + soyadı],
- Sayın Dr. Weber ve Profesör Sato,
7 samimi selamlama örneği
- Merhaba Jane,
- Merhaba Martina ve Antonio,
- Merhaba Joe,
- Selam Anna,
- Nick,
- Selam ekip veya Merhaba ekip,
- Herkese merhaba,
Kaçınılması gereken 5 selamlama örneği
Çok samimi veya çok resmi olan e-posta girişleri, yanlış bir ton ve beklenti yaratabilir. Ayrıca ünlem işaretleri, emojiler, kısaltmalar veya argo kullanmamanızı tavsiye ederiz.
- Merhaba Bayan Smith! (çok samimi)
- Selam ekip :) (selamlamalarda emoji kullanmaktan kaçınmak en iyisidir)
- Naber millet? (çok samimi ancak bağlama göre uygun olabilir)
- İlgili Makama, (eski ve kişisel olmayan)
- Sayın Bay veya Bayan, (çok resmi ve kişisel olmayan)
2. Kendinizi ve amacınızı tanıtın
Selamlamanızı yazdıktan sonra, e-postanızı neden yazdığınızı veya amacını hemen belirtmek isteyeceksiniz. Hedef kitlenizi tanımıyorsanız her zaman önce kendinizi tanıtmalısınız.
Samimi veya uygunsuz şakalardan ve ifadelerden kaçının. E-postanız bir yanıt gerektiriyorsa talebinizi mümkün olan en kısa sürede iletin.
İlgi çekici 5 giriş cümlesi örneği
Duruma göre e-postanıza başlamanın birkaç yolu şunlardır:
Tanıtım: Benim adım Jane Doe; [şirket] bünyesindeki [pozisyon] açığı hakkında ayrıntılı bilgi almayı çok isterim.
Bilgi İsteği/Talep: Bu görevle ilgili bir sorum var. Aşağıdaki konuda bana yardımcı olabilir misiniz?
Takip: Önceki e-postama geri dönüyorum. (…) konusunu inceleme fırsatınız oldu mu?
Toplantı sonrası takip: Geçen hafta [etkinlik/toplantı] sırasında sizinle tanışmak harikaydı. [Konu] hakkında sohbet etmeye zaman ayırdığınız için teşekkür ederim!
Toplantı ayarlama: [Konu] hakkındaki fikrinizi almayı çok isterim. Önümüzdeki birkaç gün içinde bu konuyu konuşmak için 30 dakikalık bir görüşme ayarlayabilir miyiz?
3. İsimlerin yazılışını tekrar kontrol edin
E-postanızın gövdesinin tamamını doğru yazmak önemlidir ancak alıcınızın adını doğru yazdığınızdan emin olmak bir zorunluluktur. Muhatabınızın adını yanlış yazmak saygısızca bir ton oluşturur ve hedeflediğiniz alıcıdan olumsuz bir tepki almanıza neden olur.
Güven ve olumlu bir yazışma ortamı oluşturmak için, göndermeden önce her zaman alıcınızın adının yazılışını tekrar kontrol edin.
4. E-posta selamlamanızın tonuna dikkat edin
Alıcınızı tanıyor musunuz? Kendisi bir üstünüz mü, arkadaşınız mı yoksa meslektaşınız mı? E-postanızı yazma şekliniz, hedef kitlenize bağlı olarak değişebilir.
Bir yetkiliye hitap ediyorsanız e-postanızı her zaman profesyonel tutun. İyi tanıdığınız bir meslektaşınıza hitap ediyorsanız yazınızı daha samimi tutmaya karar verebilirsiniz; ancak tüm e-postaları saygılı bir şekilde yazmalı ve gönderildikten sonra iletinizi herkesin okuyabileceğini varsaymalısınız.
Yöneticinizin e-postanızı okumasını istemiyorsanız mektubunuzu yeniden yazmayı düşünün.
5. E-posta girişiniz (ve daha fazlası) için bir yazma asistanı kullanın
Proton Scribe, profesyonel e-postanız için mükemmel bir giriş hazırlamanıza yardımcı olabilir.
Scribe, Proton Mail ile birlikte gelen ve tüm e-posta yazma görevlerinizde size yardımcı olabilecek yerleşik bir yazma asistanıdır.
Yazım ve dil bilgisi hatalarını kontrol edin, yazım hatalarını düzeltmek için gözden geçirin ve e-postanız boyunca uygun tonun tutarlı olmasını sağlayın.
Tüm Proton hizmetleri gibi Scribe da Proton Mail’in uçtan uca şifrelemesiyle korunur; böylece iletilerinizi — veya taslaklarınızı — hedef alıcı dışında hiç kimsenin görmemesi sağlanır.
Proton ile daha iyi e-postalar yazın
Profesyonel bir e-posta yazmak ayrı bir konudur ancak güvenli ve emniyetli bir e-posta hizmeti sağlayıcısı seçmek de aynı derecede önemlidir.
Proton, en güçlü İsviçre gizlilik yasalarıyla desteklenen, uçtan uca şifrelenmiş bir e-posta hizmetidir.
Proton ile bir e-posta gönderdiğinizde, verileriniz ve e-postanız size aittir — başka hiç kimseye değil.
Dünya çapında 100 milyondan fazla kişi ve işletme tarafından kullanılan Proton, gizliliğe ve herkes için daha iyi, daha şeffaf bir İnternet inşa etmeye kararlıdır.
