プロフェッショナルなメールを書くことは、ビジネスセンスのあるすべての人が身につけておくべきスキルです。メールは最も一般的なコミュニケーション手段の一つであるだけでなく、社内の人々がメッセージを迅速かつ効率的に送信し、タスクを割り当て、プロジェクトをファイルに保存し、重要な連絡事項を互いに更新し合うためなどに、頻繁に使われています。
しかし、メールを書く前に、読者の注意を引く挨拶を考え、実際にメッセージを開いて既読にしてもらう（読んでもらう）必要があります。
最適なメールの書き出しについて知りたいお客様のために、この記事では、プロフェッショナルなメールの始め方や、ビジネスメールで相手に呼びかける（アドレスする）方法、さらにメールの挨拶の例文、そしてメッセージの下書き作成に役立つProtonの特別なサービスについてご紹介します。
メールを開いてもらえる件名の書き方
メールを始めるには、まず、有益でありながら簡潔な件名を作成する必要があります。
優れた件名は、メールを確実に既読にしてもらう（読んでもらう）のに役立ちます。目を引く件名がなければ、メールは見落とされたり、宛先の受信トレイにある他のメールに埋もれてしまったりする可能性があります。
件名を書くときは、メールのトピックに加えて、簡単な行動喚起や返信を希望する時間を含めるようにしてください。たとえば、「連絡事項」の代わりに「毎週の連絡事項 – 本日中（EOD）までに要返信」のようにします。
件名は10単語未満（日本語では簡潔に）に抑えつつ、緊急性を伝えるものである必要があります。
最適な挨拶とメールの書き出しを作成する方法
同僚に対してプロフェッショナルな方法で挨拶することは重要です。メールのエチケットと明確さの適切なバランスを保つことで、率直で効率的、かつ期待する返信を促すメッセージを作成することができます。
1. 適切なメールの挨拶を使用する（15の例文付き）
丁寧でプロフェッショナルな挨拶でメールを書き始めましょう。
フォーマルな挨拶の3つの例
- 親愛なる スミス様、
- お早うございます／こんにちは／こんばんは [肩書 ＋ 姓] 様、
- 親愛なる ウェーバー博士、佐藤教授、
カジュアルな挨拶の7つの例
- ジェーンさん、こんにちは。
- マルティナさん、アントニオさん、こんにちは。
- ジョーさん、こんにちは。
- やあ、アンナ、
- ニック、
- チームの皆さん、こんにちは または チームの皆さん、ハロー、
- 皆さん、こんにちは。
避けるべき挨拶の5つの例
カジュアルすぎる、またはフォーマルすぎるメールの書き出しは、不適切な印象や誤った期待を与えてしまう可能性があります。さらに、感嘆符（びっくりマーク）、絵文字、略語、俗語（スラング）の使用は避けることをお勧めします。
- スミス夫人、こんにちは！ (カジュアルすぎる)
- やあ、チームの皆さん :) (挨拶での絵文字の使用は避けるのが最善です)
- 皆さん、調子はどう？ (カジュアルすぎますが、文脈によっては適切な場合もあります)
- 関係者各位、 (時代遅れで、よそよそしい印象を与えます)
- 拝啓、 (フォーマルすぎて、よそよそしい印象を与えます)
2. 自己紹介と目的を伝える
挨拶を書いた後、メールを書いている理由やその目的をすぐに伝えるようにします。相手と面識がない場合は、必ず最初に自己紹介を行ってください。
ジョークや、カジュアルすぎる表現、不適切な表現は避けてください。メールへの返信が必要な場合は、できるだけ早く要望を伝えてください。
魅力的な導入文の5つの例
状況に応じてメールを書き始めるためのいくつかの方法を以下にご紹介します。
自己紹介： ジェーン・ドウと申します。[会社名]の[職種]の募集について、より詳しく知りたいと思っております。
問い合わせ/要望： この課題について質問があります。以下についてサポートしていただけますでしょうか？
フォローアップ：前回のメールについて再度ご連絡いたしました。（…）をご確認いただくお時間はありましたでしょうか？
会議後のフォローアップ：先週の[予定/会議]でお会いできて大変光栄でした。[トピック]についてお話しするお時間をいただき、ありがとうございました！
会議の設定：[トピック]について、ぜひご意見をお伺いしたいです。これについてお話しするため、数日中に30分ほどの通話をセットアップ（設定）することは可能でしょうか？
3. 名前のスペルを再確認する
メール本文全体のスペルが正しいことは重要ですが、宛先（受信者）の名前のスペルが正しいことを確認することは必須です。相手の名前を間違えると、失礼な印象を与え、意図する宛先から否定的な反応を引き起こすことになります。
信頼関係と良好なやり取りを構築するために、送信する前に必ず宛先の名前のスペルを再確認してください。
4. メールでの挨拶のトーンに配慮する
宛先をご存じですか？その方は上司、友人、または同僚ですか？メールの書き方は、相手によって変わる場合があります。
目上の人（アドレスする相手）に対しては、常にプロフェッショナルなメールを心がけてください。よく知っている同僚に連絡する場合（アドレスする場合）は、よりカジュアルな表現を選ぶこともできますが、すべてのメールは敬意を持って書くべきであり、一度送信（送信済み）されると、誰がメッセージを既読にする（読む）かわからないと想定する必要があります。
上司にメールを既読にされたくない（読まれたくない）場合は、文面を書き直すことを検討してください。
5. メールの書き出し（およびその他）にライティングアシスタントを使用する
Proton Scribeは、お客様がプロフェッショナルなメールに最適な書き出しを作成するのをサポートします。
ScribeはProton Mailに組み込まれた執筆アシスタントであり、お客様のあらゆるメール作成作業をサポートします。
スペルや文法の誤りをチェックし、誤字脱字を校正して、お客様のメール全体で適切なトーンが一貫していることを確認します。
すべてのProtonサービスと同様に、ScribeはProton Mailのエンドツーエンド暗号化によって保護されているため、意図した受信者以外はお客様のメッセージや下書きを誰も見ることはできません。
Protonでより良いメールを作成しましょう
プロフェッショナルなメールを書くことも重要ですが、安全で信頼できるメールプロバイダーを選ぶことも同様に重要です。
Protonは、最も強力なスイスのプライバシー保護法に裏打ちされた、エンドツーエンド暗号化メールサービスです。
Protonでメールを送信する場合、お客様のデータとメールはお客様のものであり、他の誰のものでもありません。
世界中で1億人以上の個人や企業に利用されているProtonは、プライバシーの保護に努め、すべての人にとってより良く、より透明性の高いインターネットの構築に取り組んでいます。
