Het schrijven van een professionele e-mail is een vaardigheid die iedereen met zakelijk inzicht in diens toolkit zou moeten hebben. E-mail is niet alleen een van de meest gebruikte communicatievormen, het is ook vaak de manier waarop mensen binnen een bedrijf snel en efficiënt berichten verzenden, taken toewijzen, projecten archiveren, elkaar updaten over belangrijke memo’s en meer.

Maar voordat u uw e-mail schrijft, moet u een begroting opstellen die de aandacht van uw lezer trekt, zodat deze uw bericht daadwerkelijk opent en leest.

Als u zich afvraagt wat de beste e-mailopeners zijn, leert dit artikel u hoe u een e-mail professioneel start, en hoe u iemand aanspreekt in een zakelijke e-mail, met aanvullende voorbeelden van e-mailbegroetingen — en een speciale Proton-dienst die u kan helpen bij het in concept opstellen van uw bericht.

Hoe u een onderwerpregel schrijft waarmee uw e-mail wordt geopend

Om een e-mail te starten, wilt u eerst een informatieve maar beknopte onderwerpregel maken.

Een goede onderwerpregel kan ertoe bijdragen dat uw e-mail wordt gelezen. Zonder een aandachttrekkend onderwerp kan uw e-mail over het hoofd worden gezien of verloren gaan tussen de andere e-mails van de ontvanger in hun inbox.

Zorg er bij het schrijven van een onderwerpregel voor dat u het onderwerp van uw e-mail vermeldt, plus een korte oproep tot actie en/of een tijdstip waarop u een reactie verwacht. Probeer bijvoorbeeld in plaats van “Memo”, “Wekelijkse memo – Beantwoorden gevraagd EOD”.

Uw onderwerpregel moet minder dan 10 woorden bevatten, maar toch een gevoel van urgentie uitstralen.

Hoe u de beste begroetingen en e-mailopeners schrijft

Het is belangrijk om uw collega’s op een professionele manier te begroeten. De juiste balans tussen e-mailetiquette en duidelijkheid zorgt ervoor dat u een bericht opstelt dat direct en efficiënt is, en de reactie oproept die u wenst.

1. Gebruik de juiste e-mailbegroeting (+ 15 voorbeelden)

Open uw e-mail met een beleefde en professionele begroeting.

3 voorbeelden van formele begroetingen

  • Geachte heer/mevrouw Smith,
  • Goedemorgen/middag/avond [Titel + achternaam],
  • Geachte dr. Weber en professor Sato,

7 voorbeelden van informele begroetingen

  • Hoi Jane,
  • Hoi Martina en Antonio,
  • Hallo Joe,
  • Hey Anna,
  • Nick,
  • Hoi team of Hallo team,
  • Hallo iedereen,

5 voorbeelden van te vermijden begroetingen

E-mailopeners die te informeel of te formeel zijn, kunnen de verkeerde toon zetten en verkeerde verwachtingen scheppen. Daarnaast adviseren wij u om geen uitroeptekens, emoji’s, afkortingen of jargon te gebruiken.

  • Hoi mevrouw Smith! (te informeel)
  • Hey team :) (het is het beste om emoji’s in begroetingen te vermijden)
  • Hoe gaat het met iedereen? (te informeel, maar kan passend zijn afhankelijk van de context)
  • Aan wie het aangaat, (verouderd en onpersoonlijk)
  • Geachte heer/mevrouw, (te formeel en onpersoonlijk)

2. Stel uzelf voor en geef uw doel aan

Nadat u uw begroeting heeft geschreven, wilt u direct vermelden waarom u uw e-mail schrijft, oftewel het doel ervan. Als u uw publiek niet kent, moet u uzelf altijd eerst voorstellen.

Vermijd grappen en uitdrukkingen die informeel of ongepast zijn. Als uw e-mail een reactie vereist, vermeld uw verzoek dan zo snel mogelijk.

5 voorbeelden van aansprekende inleidende zinnen

Hier zijn een paar manieren om uw e-mail te beginnen, afhankelijk van de situatie:

Introductie: Mijn naam is Jane Doe en ik zou graag meer informatie willen over de openstaande [positie] bij [bedrijf].

Aanvraag/Verzoek: Ik heb een vraag over deze opdracht. Zou u mij alstublieft kunnen helpen met het volgende?

Opvolging: Ik kom nog even terug op mijn vorige e-mail. Heeft u de gelegenheid gehad om (…) te bekijken?

Opvolging na een vergadering: Het was fijn u vorige week te ontmoeten bij de [afspraak/vergadering]. Hartelijk dank dat u de tijd heeft genomen om te praten over [onderwerp]!

Een vergadering plannen: Ik hoor graag uw mening over [onderwerp]. Zouden we de komende dagen een gesprek van 30 minuten kunnen inplannen om hierover te praten?

3. Controleer de spelling van namen extra

De spelling van de volledige tekst van uw e-mail is belangrijk, maar zorgen dat u de naam van uw ontvanger correct heeft gespeld, is een must. Het verkeerd spellen van de naam van uw publiek creëert een respectloze toon en zal een negatieve reactie oproepen bij uw beoogde ontvanger.

Om vertrouwen en een positieve correspondentie op te bouwen, moet u de spelling van de naam van uw ontvanger altijd extra controleren voordat u verzendt.

4. Let op de toon van uw e-mailbegroeting

Kent u uw ontvanger? Is het een leidinggevende, vriend of collega? De manier waarop u uw e-mail schrijft, kan veranderen afhankelijk van uw publiek.

Als u zich richt tot een autoriteitsfiguur, houd uw e-mail dan altijd professioneel. Als u een collega aanspreekt die u goed kent, kunt u besluiten uw schrijfstijl informeler te houden; u moet echter alle e-mails op een respectvolle manier schrijven en er van uitgaan dat, eenmaal verzonden, iedereen uw bericht zou kunnen lezen.

Als u niet wilt dat uw baas uw e-mail leest, overweeg dan om uw brief te herschrijven.

5. Gebruik een schrijfassistent voor uw e-mailopener (en meer)

Proton Scribe kan u helpen de perfecte opener te schrijven voor uw professionele e-mail.

Scribe is een ingebouwde schrijfassistent die wordt geleverd met Proton Mail en u kan helpen met al uw e-mailschrijftaken.

Controleer op spel- en grammaticafouten, lees na op typefouten en zorg ervoor dat de juiste toon consistent is in uw gehele e-mail.

Net als alle Proton-diensten wordt Scribe beschermd door de end-to-end versleuteling van Proton Mail, wat ervoor zorgt dat niemand ooit uw berichten — of uw concepten — zal zien, behalve de beoogde ontvangers.

Schrijf betere e-mails met Proton

Een professionele e-mail schrijven is één ding, maar het kiezen van een veilige en betrouwbare e-mailprovider is even belangrijk.

Proton is een end-to-end versleutelde e-maildienst die wordt ondersteund door de strengste Zwitserse privacywetgeving.

Wanneer u een e-mail verzendt met Proton, zijn uw gegevens en e-mail van u — en van niemand anders.

Proton wordt gebruikt door meer dan 100 miljoen mensen en bedrijven over de hele wereld en zet zich in voor privacy en het bouwen van een beter, transparanter internet voor iedereen.