Scrivere un’email professionale è una competenza che chiunque si occupi di business dovrebbe avere nel proprio arsenale. Non solo l’email è una delle forme di comunicazione più comuni, ma spesso è anche il modo in cui le persone all’interno di un’azienda inviano messaggi in modo rapido ed efficiente, assegnano compiti, archiviano progetti, si aggiornano a vicenda su comunicazioni importanti e altro ancora.
Ma prima di scrivere la tua email, devi ideare un saluto che attiri l’attentione del lettore, in modo che apra e legga effettivamente il tuo messaggio.
Se ti stai chiedendo quali siano le migliori formule di apertura per le email, questo articolo ti insegnerà come iniziare un’email in modo professionale e come rivolgerti a qualcuno in un’email di lavoro, con altri esempi di formule di saluto e uno speciale servizio di Proton che potrebbe aiutarti a scrivere la bozza del tuo messaggio.
Come scrivere un oggetto che spinga ad aprire la tua email
Per iniziare un’email, per prima cosa dovrai creare un oggetto informativo ma conciso.
Un buon oggetto può aiutare a garantire che la tua email venga letta. Senza un oggetto che attiri l’attenzione, la tua email potrebbe essere trascurata o perdersi tra le altre email nella posta in arrivo del destinatario.
Quando scrivi un oggetto, assicurati di includere l’argomento della tua email insieme a un breve invito all’azione e/o a una scadenza entro cui ti aspetti una risposta. Ad esempio, invece di “Promemoria”, prova con “Promemoria settimanale – Risposta richiesta entro fine giornata”.
L’oggetto dovrebbe contenere meno di 10 parole, ma trasmettere comunque un senso di urgenza.
Come formulare i migliori saluti e aperture per le email
È importante salutare i colleghi in modo professionale. Il giusto equilibrio tra etichetta dell’email e chiarezza ti assicurerà di formulare un messaggio diretto, efficiente e in grado di ottenere la risposta che desideri.
1. Usa un saluto appropriato per l’email (+ 15 esempi)
Apri la tua email con un saluto cortese e professionale.
3 esempi di saluti formali
- Gentile Signor/Signora Smith,
- Buongiorno/Buon pomeriggio/Buonasera [Titolo + cognome],
- Gentile Dott. Weber e Professor Sato,
7 esempi di saluti informali
- Ciao Jane,
- Ciao Martina e Antonio,
- Ciao Joe,
- Ehi Anna,
- Nick,
- Ciao team o Ciao a tutti,
- Ciao a tutti,
5 esempi di saluti da evitare
Le formule di apertura troppo informali o troppo formali potrebbero impostare un tono e delle aspettative sbagliati. Inoltre, ti consigliamo di non usare punti esclamativi, emoji, abbreviazioni o parole gergali.
- Ciao Signora Smith! (troppo informale)
- Ehi team :) (è meglio evitare le emoji nei saluti)
- Come va ragazzi? (troppo informale, ma potrebbe essere appropriato a seconda del contesto)
- A chi di competenza, (obsoleto e impersonale)
- Egregio Signore o Gentile Signora, (troppo formale e impersonale)
2. Presentati e indica il tuo obiettivo
Dopo aver scritto il saluto, ti conviene indicare subito il motivo per cui stai scrivendo l’email o il suo scopo. Se non conosci il destinatario, dovresti sempre presentarti prima.
Evita battute e frasi informali o inappropriate. Se la tua email richiede una risposta, inserisci la tua richiesta il prima possibile.
5 esempi di frasi introduttive efficaci
Ecco alcuni modi per iniziare la tua email, a seconda della situazione:
Presentazione: Mi chiamo Jane Doe e mi piacerebbe scoprire di più sulla posizione aperta come [posizione] presso [azienda].
Domanda/Richiesta: Ho una domanda su questo compito. Potresti aiutarmi con quanto segue?
Seguito: Ritorno sulla mia email precedente. Hai avuto modo di esaminare (…)?
Seguito dopo una riunione: È stato un piacere incontrarti al/alla [evento/riunione] la scorsa settimana. Grazie per aver dedicato del tempo a parlare di [argomento]!
Organizzare una riunione: Mi piacerebbe avere una tua opinione su [argomento]. Potremmo fissare una chiamata di 30 minuti nei prossimi giorni per parlarne?
3. Controlla bene come si scrivono i nomi
Curare l’ortografia di tutto il corpo dell’email è importante, ma assicurarsi di aver scritto correttamente il nome del destinatario è fondamentale. Sbagliare a scrivere il nome dell’interlocutore dà un tono irrispettoso e susciterà una reazione negativa nel destinatario.
Per creare fiducia e una corrispondenza positiva, controlla sempre due volte l’ortografia del nome del destinatario prima di inviare.
4. Presta attenzione al tono dei saluti dell’email
Conosci il tuo destinatario? Si tratta di un superiore, di un amico o di un collega? Il modo in cui scriverai l’email può cambiare a seconda del pubblico.
Se ti rivolgi a una figura autorevole, mantieni sempre la tua email professionale. Se ti rivolgi a un collega che conosci bene, puoi decidere di mantenere una scrittura più informale; tuttavia, dovresti scrivere tutte le email in modo rispettoso e dare per scontato che, una volta inviate, chiunque potrebbe finire per leggere il tuo messaggio.
Se non vorresti che il tuo capo leggesse la tua email, valuta l’idea di riscrivere la lettera.
5. Usa un assistente di scrittura per la formula di apertura dell’email (e non solo)
Proton Scribe può aiutarti a scrivere l’introduzione perfetta per la tua email professionale.
Scribe è un assistente di scrittura integrato incluso in Proton Mail che può aiutarti in tutte le tue attività di redazione delle email.
Verifica la presenza di errori ortografici e grammaticali, correggi i refusi e assicurati che il tono sia coerente in tutta la tua email.
Come tutti i servizi Proton, Scribe è protetto dalla crittografia end-to-end di Proton Mail, per garantire che nessuno possa mai vedere i tuoi messaggi — o le tue bozze — a parte i destinatari previsti.
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Scrivere un’email professionale è una cosa, ma scegliere un provider di posta sicuro e affidabile è altrettanto importante.
Proton è un servizio email crittografato end-to-end, protetto dalle più severe leggi svizzere sulla privacy.
Quando invii un’email con Proton, i tuoi dati e la tua email appartengono a te — e a nessun altro.
Utilizzato da oltre 100 milioni di persone e aziende in tutto il mondo, Proton si impegna a tutelare la privacy e a creare un’Internet migliore e più trasparente per tutti.
