At skrive en professionel e-mail er en færdighed, som enhver forretningsorienteret person bør have i sin værktøjskasse. Ikke nok med at e-mail er en af de mest almindelige kommunikationsformer, er det også ofte sådan, folk i en virksomhed hurtigt og effektivt sender beskeder, tildeler opgaver, arkiverer projekter, opdaterer hinanden om vigtige memoer og meget mere.
Men før De skriver Deres e-mail, skal De udforme en hilsen, der fanger Deres læsers opmærksomhed, så de rent faktisk åbner og læser Deres besked.
Hvis De spekulerer på, hvad de bedste e-mailåbnere er, vil denne artikel lære Dem, hvordan De starter en e-mail professionelt, samt hvordan De adresserer nogen i en forretnings-e-mail, med yderligere eksempler på e-mailhilsner — og en særlig Proton-tjeneste, der kan hjælpe Dem med at udarbejde et udkast til Deres besked.
Sådan skriver De en emnelinje, der får Deres e-mail åbnet
For at starte en e-mail skal De først oprette en informativ, men præcis emnelinje.
En god emnelinje kan bidrage til at sikre, at Deres e-mail bliver læst. Uden et opmærksomhedsskabende emne kan Deres e-mail blive overset eller gå tabt blandt modtagerens andre e-mails i deres indbakke.
Når De skriver en emnelinje, skal De sørge for at inkludere emnet for Deres e-mail samt en kort opfordring til handling og/eller et tidspunkt, hvor De forventer et svar. Prøv for eksempel i stedet for “Memo” med “Ugentligt memo – svar udbedes inden fyraften (EOD)”.
Deres emnelinje bør være på under 10 ord, men stadig formidle en følelse af uopsættelighed.
Sådan udformer De de bedste hilsner og e-mailåbnere
Det er vigtigt at hilse på Deres kolleger på en professionel måde. Den rette balance mellem e-mail-etikette og klarhed vil sikre, at De udformer en besked, der er direkte, effektiv og fremkalder det svar, De ønsker.
1. Brug den passende e-mailhilsen (+ 15 eksempler)
Åbn Deres e-mail med en høflig og professionel hilsen.
3 eksempler på formelle hilsner
- Kære hr./fru/frk. Smith,
- Godmorgen/goddag/godaften [Titel + efternavn],
- Kære dr. Weber og professor Sato,
7 eksempler på uformelle hilsner
- Hej Jane,
- Hej Martina og Antonio,
- Hej Joe,
- Hey Anna,
- Nick,
- Hej teamet eller Hallo teamet,
- Hej alle sammen,
5 eksempler på hilsner, der bør undgås
E-mailstartere, der er for uformelle eller for formelle, kan angive den forkerte tone og de forkerte forventninger. Derudover råder vi Dem til ikke at bruge udråbstegn, emojis, forkortelser eller slang.
- Hej fru Smith! (for uformelt)
- Hej team :) (det er bedst at undgå emojis i hilsner)
- Hvad så alle sammen? (for uformelt, men kan være passende afhængigt af konteksten)
- Til dem, det måtte angå, (forældet og upersonligt)
- Kære herre eller dame, (for formelt og upersonligt)
2. Præsenter Dem selv og Deres formål
Når De har skrevet Deres hilsen, bør De straks inkludere, hvorfor De skriver Deres e-mail, eller hvad formålet med den er. Hvis De ikke kender Deres modtagere, bør De altid præsentere Dem selv først.
Undgå vittigheder og udtryk, der er uformelle eller upassende. Hvis Deres e-mail kræver et svar, skal De inkludere Deres anmodning så hurtigt som muligt.
5 eksempler på engagerende indledende sætninger
Her er et par måder at begynde Deres e-mail på, afhængigt af situationen:
Introduktion: Mit navn is Jane Doe, og jeg vil meget gerne få mere at vide om den ledige [stilling] hos [virksomhed].
Forespørgsel/Anmodning: Jeg har et spørgsmål vedrørende denne opgave. Kan De hjælpe mig med følgende?
Opfølgning: For at vende tilbage til min tidligere e-mail. Har De haft lejlighed til at gennemse (…)?
Opfølgning efter et møde: Det var godt at møde Dem til [begivenhed/møde] i sidste uge. Tak fordi De tog Dem tid til at tale om [emne]!
Aftale af et møde: Jeg vil meget gerne høre Deres mening om [emne]. Kunne vi konfigurere et 30-minutters opkald i løbet af de næste par dage for at tale om dette?
3. Dobbelttjek stavningen af navne
Stavningen i hele Deres e-mailtekst er vigtig, men at sikre, at De har stavet Deres modtagers navn korrekt, er et must. Fejlagtig stavning af Deres modtagers navn skaber en respektløs tone og vil fremkalde en negativ reaktion fra Deres tilsigtede modtager.
For at opbygge tillid og en positiv korrespondance skal De altid dobbelttjekke stavningen af Deres modtagers navn, før De sender.
4. Vær opmærksom på tonen i Deres e-mailhilsen
Kender De Deres modtager? Er de en overordnet, en ven eller en kollega? Den måde, De skriver Deres e-mail på, kan ændre sig afhængigt af Deres modtagere.
Hvis De adresserer en autoritetsfigur, skal De altid holde Deres e-mail professionel. Hvis De adresserer en kollega, som De kender godt, kan De vælge at skrive mere uformelt; dog bør De skrive alle e-mails på en respektfuld måde og antage, at når de først er sendt, kan enhver ende med at læse Deres besked.
Hvis De ikke ønsker, at Deres chef skal læse Deres e-mail, bør De overveje at skrive Deres brev om.
5. Brug en skriveassistent til Deres e-mailstarter (og mere)
Proton Scribe kan hjælpe Dem med at skabe den perfekte indledning til Deres professionelle e-mail.
Scribe er en indbygget skriveassistent, der følger med Proton Mail, og som kan hjælpe Dem med alle Deres e-mailskrivningsopgaver.
Tjek for stavefejl og grammatiske fejl, læs korrektur for slåfejl, og sørg for, at den rette tone er konsistent gennem hele Deres e-mail.
Som alle Proton-tjenester er Scribe beskyttet af Proton Mails end-to-end kryptering, hvilket sikrer, at ingen nogensinde vil se Deres beskeder — eller Deres udkast — udover de tilsigtede modtagere.
Skriv bedre e-mails med Proton
At skrive en professionel e-mail er én ting, men at vælge en sikker og tryg mailudbyder er lige så vigtigt.
Proton er en end-to-end krypteret e-mailtjeneste, der er understøttet af de strengeste schweiziske privatlivslove.
Når De sender en e-mail med Proton, tilhører Deres data og e-mail Dem — ikke andre.
Proton, som bruges af mere end 100 millioner mennesker og virksomheder over hele verden, er dedikeret til privatliv og til at opbygge et bedre, mere gennemsigtigt internet for alle.
