Det å skrive en profesjonell e-post er en ferdighet alle forretningsorienterte personer bør ha i verktøykassen sin. E-post er ikke bare en av de vanligste kommunikasjonsformene, det er også ofte slik folk i en bedrift sender meldinger raskt og effektivt, tildeler oppgaver, arkiverer prosjekter, oppdaterer hverandre om viktige notater og mer.

Men før du skriver e-posten, må du utforme en hilsen som fanger leserens oppmerksomhet, slik at de faktisk åpner og leser meldingen din.

Hvis du lurer på hva de beste e-poståpningene er, vil denne artikkelen lære deg hvordan du starter en e-post profesjonelt, samt hvordan du henvender deg til noen i en forretnings-e-post, med flere eksempler på e-posthilsener – og en spesiell Proton-tjeneste som kan hjelpe deg med å skrive utkast til meldingen din.

Hvordan skrive et emnefelt som gjør at e-posten din blir åpnet

For å starte en e-post bør du først opprette et informativt, men kortfattet emnefelt.

Et godt emnefelt kan bidra til å sikre at e-posten din blir lest. Uten et emne som fanger oppmerksomheten, kan e-posten din bli oversett eller forsvinne blant mottakerens andre e-poster i innboksen.

Når du skriver et emnefelt, må du sørge for å inkludere temaet for e-posten din pluss en kort oppfordring til handling og/eller et tidspunkt du forventer svar innen. For eksempel, i stedet for «Notat», kan du prøve «Ukentlig notat – Svar ønskes innen arbeidsdagens slutt».

Emnefeltet bør være på under 10 ord, men likevel formidle at det haster.

Hvordan utforme de beste hilsenene og e-poståpningene

Det er viktig å hilse på kollegene dine på en profesjonell måte. Den rette balansen mellom e-postetikette og tydelighet vil sikre at du utformer en melding som er direkte, effektiv og utløser svaret du ønsker.

1. Bruk en passende e-posthilsen (+ 15 eksempler)

Åpne e-posten din med en høflig og profesjonell hilsen.

3 eksempler på formelle hilsener

  • Kjære herr/fru/frøken Smith,
  • God morgen / ettermiddag / kveld [Tittel + etternavn],
  • Kjære dr. Weber og professor Sato,

7 eksempler på uformelle hilsener

  • Hei Jane,
  • Hei Martina og Antonio,
  • Hei Joe,
  • Hei Anna,
  • Nick,
  • Hei team eller Hallo team,
  • Hei alle sammen,

5 eksempler på hilsener du bør unngå

E-poståpninger som er for uformelle eller for formelle, kan sette feil tone og skape feil forventninger. I tillegg råder vi deg til å ikke bruke utropstegn, emojier, forkortelser eller slang.

  • Hei fru Smith! (for uformelt)
  • Hei team :) (det er best å unngå emojier i hilsener)
  • Hva skjer, alle sammen? (for uformelt, men kan være passende avhengig av konteksten)
  • Til den det måtte angå, (foreldet og upersonlig)
  • Kjære herr eller fru, (for formelt og upersonlig)

2. Introduser deg selv og formålet ditt

Etter at du har skrevet hilsenen, bør du oppgi hvorfor du skriver e-posten, eller formålet med den, med en gang. Hvis du ikke kjenner mottakeren, bør du alltid introdusere deg selv først.

Unngå spøker og fraser som er uformelle eller upassende. Hvis e-posten krever svar, bør du inkludere forespørselen din så raskt som mulig.

5 eksempler på engasjerende innledende setninger

Her er noen måter å begynne e-posten på, avhengig av situasjonen:

Introduksjon: Mitt navn er Jane Doe, og jeg vil gjerne finne ut mer om den ledige stillingen som [stilling] hos [bedrift].

Forespørsel: Jeg har et spørsmål angående denne oppgaven. Kan du hjelpe meg med følgende?

Oppfølging: Følger opp min forrige e-post. Har du hatt mulighet til å se på (…)?

Oppfølging etter et møte: Det var hyggelig å møte deg på [arrangement/møte] i forrige uke. Takk for at du tok deg tid til å ta en prat om [tema]!

Avtale et møte: Jeg vil gjerne høre din mening om [tema]. Kan vi sette opp en 30-minutters telefonsamtale i løpet av de neste dagene for å snakke om dette?

3. Dobbeltsjekk stavingen av navn

Å stave hele brødteksten i e-posten riktig er viktig, men å sørge for at du har stavet mottakerens navn riktig er helt nødvendig. Å stave mottakerens navn feil skaper en respektløs tone og vil fremkalle en negativ reaksjon fra den tiltenkte mottakeren.

For å bygge tillit og en positiv korrespondanse bør du alltid dobbeltsjekke stavingen av mottakerens navn før du sender.

4. Vær oppmerksom på tonen i e-posthilsenen din

Kjenner du mottakeren din? Er de en overordnet, venn eller kollega? Måten du skriver e-posten på kan endre seg avhengig av hvem du skriver til.

Hvis du henvender deg til en autoritetsfigur, må du alltid holde e-posten din profesjonell. Hvis du henvender deg til en kollega du kjenner godt, kan du velge å skrive mer uformelt. Du bør imidlertid skrive alle e-poster på en respektfull måte og anta at hvem som helst kan ende opp med å lese meldingen din etter at den er sendt.

Hvis du ikke vil at sjefen din skal lese e-posten din, bør du vurdere å skrive den på nytt.

5. Bruk en skriveassistent til e-poståpningen din (og mer)

Proton Scribe kan hjelpe deg med å utforme den perfekte åpningen på den profesjonelle e-posten din.

Scribe er en innebygd skriveassistent som følger med Proton Mail, og som kan hjelpe deg med alle e-postskriveoppgavene dine.

Sjekk for stavefeil og grammatiske feil, les korrektur for skrivefeil og sørg for at den riktige tonen er konsekvent gjennom hele e-posten.

I likhet med alle Proton-tjenester er Scribe beskyttet av Proton Mails ende-til-ende-kryptering, noe som sikrer at ingen andre enn de tiltenkte mottakerne noen gang vil se meldingene — eller utkastene — dine.

Skriv bedre e-poster med Proton

Å skrive en profesjonell e-post er én ting, men å velge en trygg og sikker e-postleverandør er like viktig.

Proton er en ende-til-ende-kryptert e-posttjeneste som støttes av de strengeste sveitsiske personvernlovene.

Når du sender en e-post med Proton, tilhører dataene og e-posten din deg — ikke noen andre.

Proton brukes av mer enn 100 millioner mennesker og bedrifter over hele verden, og er forpliktet til personvern og å bygge et bedre og mer transparent internett for alle.