撰寫專業的電子郵件是每位具備商業頭腦的人都應該擁有的技能。電子郵件不僅是最常見的溝通方式之一，通常也是公司內部人員快速且高效地傳送訊息、指派任務、歸檔專案、互相更新重要備忘錄等內容的方式。
但在你撰寫電子郵件之前，需要先設計一個能吸引讀者注意力的問候語，這樣他們才會真的開啟並閱讀你的訊息。
如果你想知道最合適的電子郵件開頭是什麼，本文將教你如何專業地為電子郵件寫開頭，以及如何在商業電子郵件中稱呼對方，並提供額外的電子郵件問候語範例，以及一項可能有助於你撰寫訊息草稿的特殊 Proton 服務。
如何撰寫能讓電子郵件被開啟的主旨
要開始撰寫電子郵件，首先你需要建立一個內容充實但簡潔的主旨。
好的主旨有助於確保你的電子郵件被閱讀。如果沒有引人注目的主旨，你的電子郵件可能會被忽視，或者淹沒在收件者收件匣的其他電子郵件中。
撰寫主旨時，請確保包含電子郵件的主題，加上簡短的行動呼籲和/或預期回覆的時間。例如，與其使用「備忘錄」，不如嘗試「每週備忘錄 – 請在今日下班前回覆」。
你的主旨長度應在 10 個字以內，但仍能傳達出急迫感。
如何撰寫最合適的問候語和電子郵件開頭
以專業的方式向同事打招呼非常重要。在電子郵件禮儀與清晰度之間取得適當平衡，將能確保你撰寫出直接、高效且能促使對方做出你所期望回覆的訊息。
1. 使用合適的電子郵件問候語（附 15 個範例）
用禮貌且專業的問候語為你的電子郵件開頭。
3 個正式問候語範例
- 親愛的史密斯先生/太太/女士，
- 早安/午安/晚安 [稱謂 + 姓氏]，
- 親愛的韋伯博士和佐藤教授，
7 個非正式問候語範例
- 嗨，Jane，
- 嗨，Martina 和 Antonio，
- 哈囉，Joe，
- 嘿，Anna，
- Nick，
- 團隊成員們好 或 哈囉，團隊成員們，
- 大家好，
5 個應避免使用的問候語範例
過於非正式或過於正式的電子郵件開頭可能會設定錯誤的語氣和預期。此外，我們建議你不要使用驚嘆號、表情符號、縮寫或俗語。
- 嗨，史密斯太太！（過於非正式）
- 嘿，團隊成員們 :)（問候語中最好避免使用表情符號）
- 大家最近怎麼樣？（過於非正式，但視情況可能適用）
- 敬啟者：（過時且不具人情味）
- 親愛的先生或女士：（過於正式且不具人情味）
2. 介紹你自己和你的目的
寫完問候語後，你應該立刻說明撰寫這封電子郵件的原因或目的。如果你不認識收件者，應該一律先自我介紹。
避免使用開玩笑和非正式或不適當的詞彙。如果你的電子郵件需要回覆，請儘快提出你的要求。
5 個引人入勝的開頭句子範例
視情況而定，以下是幾種開始撰寫電子郵件的方法：
自我介紹： 我的名字是 Jane Doe，我很想進一步瞭解 [公司] 的 [職位] 空缺。
諮詢/要求： 我有一個關於這項任務的問題。能否請你協助我解決以下問題？
跟進： 回到我之前的電子郵件。你是否有機會審閱 (…)？
會議後跟進： 很興奮上週在 [活動/會議] 與你見面。感謝你抽出時間聊聊 [主題]！
安排會議： 我想聽聽你對 [主題] 的意見。我們能否在未來幾天內安排一次 30 分鐘的通話來討論這件事？
3. 仔細檢查名字的拼字
檢查整封電子郵件內文的拼字固然重要，但確保收件者的名字拼寫正確更是必不可少。拼錯收件者的名字會顯得不尊重，並會引起預期收件者的反感。
為了建立信任和良好的通訊關係，在傳送前請務必仔細檢查收件者名字的拼寫。
4. 注意電子郵件問候語的語氣
你認識收件者嗎？對方是上司、朋友還是同事？撰寫電子郵件的方式可能會因收件對象而異。
如果你是在與主管或權威人士溝通，請務必保持電子郵件的專業度。如果是寫信給熟識的同事，你可能會決定用較非正式的筆觸；然而，你應該以尊重的方式撰寫所有電子郵件，並假定郵件一旦傳送出去，任何人最終都有可能閱讀你的訊息。
如果你不想讓老闆閱讀你的電子郵件，請考慮重新撰寫你的信件。
5. 使用寫作助理來撰寫電子郵件開頭（以及更多內容）
Proton Scribe 能協助您為專業電子郵件撰寫完美的開頭。
Scribe 是 Proton Mail 內建的寫作助手，可協助您處理所有電子郵件撰寫工作。
檢查拼字和文法錯誤、校對錯字，並確保整封電子郵件的語氣得體一致。
與所有 Proton 服務一樣，Scribe 受到 Proton Mail 的端對端加密保護，確保除了預期的收件人外，沒有其他人能看見您的訊息——或您的草稿。
用 Proton 撰寫更好的電子郵件
撰寫專業的電子郵件是一回事，但選擇安全可靠的電子郵件提供者也同樣重要。
Proton 是一款端對端加密的電子郵件服務，受到最強大的瑞士隱私法保護。
當您使用 Proton 傳送電子郵件時，您的資料和電子郵件都屬於您——而不是其他任何人。
Proton 已獲得全球超過 1 億個人及企業用戶的使用，我們致力於保護隱私，並為每個人打造更美好、更透明的網際網路。
