Pisanie profesjonalnych wiadomości to umiejętność, którą każda przedsiębiorcza osoba powinna mieć w swoim zestawie narzędzi. Wiadomości są nie tylko jedną z najczęstszych form komunikacji, ale często to właśnie za ich pomocą pracownicy w firmie szybko i sprawnie wysyłają wiadomości, przydzielają zadania, archiwizują pliki projektów, aktualizują nawzajem ważne informacje i nie tylko.
Ale zanim napiszesz wiadomość, musisz przygotować powitanie, które przyciągnie uwagę czytelnika, aby rzeczywiście otworzył i przeczytał Twoją wiadomość.
Jeśli zastanawiasz się, jakie są najlepsze powitania w wiadomościach, ten artykuł nauczy Cię, jak profesjonalnie rozpoczynać wiadomości, jak zwracać się do kogoś w korespondencji biznesowej oraz przedstawi przykłady powitań. Poznasz też specjalną usługę Proton, która pomoże Ci przygotować szkic wiadomości.
Jak napisać temat, żeby Twoja wiadomość została otwarta
Aby rozpocząć pisanie wiadomości, najpierw utwórz pouczający, ale zwięzły temat.
Dobry temat może pomóc w tym, aby Twoja wiadomość została przeczytana. Bez chwytliwego tematu Twoja wiadomość może zostać przeoczona lub zginąć w skrzynce odbiorczej wśród innych wiadomości odbiorcy.
Pisząc temat, pamiętaj o uwzględnieniu tematu wiadomości, krótkiego wezwania do działania i/lub czasu, w którym oczekujesz odpowiedzi. Zamiast „Notatka”, spróbuj na przykład „Cotygodniowa notatka – proszę o odpowiedź do końca dnia”.
Temat powinien mieć mniej niż 10 słów, ale mimo to przekazywać poczucie pilności.
Jak tworzyć najlepsze powitania i wstępy do wiadomości
Ważne jest, aby witać się ze współpracownikami w profesjonalny sposób. Zachowanie właściwej równowagi między etykietą wiadomości a jasnością sprawi, że stworzysz wiadomość, która będzie bezpośrednia, skuteczna i skłoni do pożądanej odpowiedzi.
1. Użyj odpowiedniego powitania w wiadomości (+ 15 przykładów)
Rozpocznij wiadomość uprzejmym i profesjonalnym powitaniem.
3 przykłady formalnych powitań
- Szanowny Panie / Szanowna Pani Smith,
- Dzień dobry [tytuł + nazwisko],
- Szanowny Panie Doktorze Weber i Szanowna Pani Profesor Sato,
7 przykładów nieformalnych powitań
- Cześć Jane,
- Cześć Martino i Antonio,
- Witaj Joe,
- Hej Anna,
- Nick,
- Cześć zespół lub Witajcie zespół,
- Witajcie wszyscy,
5 przykładów powitań, których należy unikać
Wstępy do wiadomości, które są zbyt nieformalne lub zbyt formalne, mogą nadać niewłaściwy ton i wywołać błędne oczekiwania. Ponadto zalecamy, aby nie używać wykrzykników, emoji, skrótów ani slangu.
- Cześć Pani Smith! (zbyt nieformalne)
- Hej zespół :) (najlepiej unikać emoji w powitaniach)
- Co słychać u wszystkich? (zbyt nieformalne, ale w zależności od kontekstu może być odpowiednie)
- Do wiadomości zainteresowanych, (przestarzałe i bezosobowe)
- Szanowny Panie lub Szanowna Pani, (zbyt formalne i bezosobowe)
2. Przedstaw się i określ swój cel
Po napisaniu powitania warto od razu wyjaśnić, dlaczego piszesz wiadomość, czyli jaki jest jej cel. Jeśli nie znasz odbiorcy, zawsze najpierw się przedstaw.
Unikaj żartów i wyrażeń, które są nieformalne lub nieodpowiednie. Jeśli Twoja wiadomość wymaga odpowiedzi, jak najszybciej przejdź do swojej prośby.
5 przykładów angażujących zdań wprowadzających
Oto kilka sposobów na rozpoczęcie wiadomości, w zależności od sytuacji:
Wprowadzenie: Nazywam się Jane Doe i chciałabym dowiedzieć się więcej o wakacie na stanowisku [stanowisko] w [firma].
Zapytanie/Prośba: Mam pytanie dotyczące tego zadania. Czy mógłbyś mi pomóc z poniższym?
Kontynuacja: Wracam do mojej poprzedniej wiadomości. Czy udało Ci się przejrzeć (…)?
Kontynuacja po spotkaniu: Miło było Cię poznać na [wydarzenie/spotkanie] w zeszłym tygodniu. Dziękuję za poświęcenie czasu na rozmowę o [temat]!
Ustalenie spotkania: Chciałbym poznać Twoją opinię na temat [temat]. Czy moglibyśmy umówić się na 30-minutową rozmowę w ciągu najbliższych kilku dni, aby o tym porozmawiać?
3. Sprawdź pisownię imion i nazwisk
Ważne jest sprawdzenie całej treści wiadomości, ale upewnienie się, że poprawnie napisałeś nazwisko odbiorcy, to konieczność. Błędna pisownia nazwiska odbiorcy świadczy o braku szacunku i wywoła negatywną reakcję u adresata.
Aby budować zaufanie i pozytywną korespondencję, zawsze sprawdzaj pisownię nazwiska odbiorcy przed wysłaniem wiadomości.
4. Pamiętaj o tonie powitania w wiadomości
Czy znasz swojego odbiorcę? Czy to przełożony, przyjaciel, czy współpracownik? Sposób, w jaki napiszesz wiadomość, może się różnić w zależności od tego, do kogo piszesz.
Jeśli zwracasz się do osoby na stanowisku władzy, zawsze zachowuj profesjonalizm w swojej wiadomości. Jeśli piszesz do współpracownika, którego dobrze znasz, możesz zdecydować się na bardziej nieformalny styl; jednak wszystkie wiadomości należy pisać w pełen szacunku sposób i zakładać, że po wysłaniu każdy może przeczytać Twoją wiadomość.
Jeśli nie chciałbyś, aby Twój szef przeczytał Twoją wiadomość, rozważ przeredagowanie listu.
5. Użyj asystenta pisania do rozpoczęcia wiadomości (i nie tylko)
Proton Scribe pomoże Ci stworzyć idealny wstęp do profesjonalnej wiadomości.
Scribe to wbudowany asystent pisania dostępny w Proton Mail, który może Ci pomóc we wszystkich zadaniach związanych z pisaniem wiadomości.
Sprawdź błędy ortograficzne i gramatyczne, zrób korektę literówek i upewnij się, że odpowiedni ton jest zachowany w całej wiadomości.
Podobnie jak wszystkie usługi Proton, Scribe jest chroniony przez szyfrowanie end-to-end w Proton Mail, dzięki czemu nikt poza zamierzonym odbiorcą nigdy nie zobaczy Twoich wiadomości — ani Twoich szkiców.
Pisz lepsze wiadomości z Proton
Pisanie profesjonalnych wiadomości to jedno, ale równie ważne jest wybranie bezpiecznego dostawcy poczty e-mail.
Proton to usługa poczty e-mail z szyfrowaniem end-to-end, wspierana przez najsilniejsze szwajcarskie przepisy dotyczące prywatności.
Kiedy wysyłasz wiadomość przez Proton, Twoje dane i poczta należą do Ciebie — a nie do nikogo innego.
Używany przez ponad 100 milionów ludzi i firm na całym świecie, Proton jest zaangażowany w ochronę prywatności oraz budowanie lepszego i bardziej przejrzystego Internetu dla wszystkich.
