पेशेवर ईमेल लिखना एक ऐसा कौशल है जो हर बिज़नेस-समझदार व्यक्ति के पास होना चाहिए। ईमेल संवाद के सबसे सामान्य तरीकों में से एक ही नहीं है, बल्कि आमतौर पर कंपनी के भीतर लोग इसी के ज़रिए तेज़ी और कुशलता से संदेश भेजते हैं, काम सौंपते हैं, प्रोजेक्ट फ़ाइल करते हैं, ज़रूरी मेमो के बारे में एक-दूसरे को अपडेट करते हैं और भी बहुत कुछ।
लेकिन ईमेल लिखने से पहले, आपको ऐसा अभिवादन तैयार करना होगा जो पाठक का ध्यान खींचे ताकि वे आपका संदेश सच में खोलें और पढ़ें।
अगर आप सोच रहे हैं कि सबसे अच्छे ईमेल ओपनर कौन से हैं, तो यह लेख आपको सिखाएगा कि ईमेल को पेशेवर तरीके से कैसे शुरू करें, साथ ही बिज़नेस ईमेल में किसी को कैसे संबोधित करें, जिसमें कुछ और ईमेल अभिवादन के उदाहरण भी शामिल हैं और साथ में एक ख़ास Proton सेवा भी है जो आपके संदेश का ड्राफ्ट तैयार करने में मदद कर सकती है।
ऐसी सब्जेक्ट लाइन कैसे लिखें जिससे आपका ईमेल खोला जाए
ईमेल शुरू करने के लिए, सबसे पहले आपको एक जानकारीपूर्ण लेकिन संक्षिप्त विषय लाइन बनानी चाहिए।
अच्छी विषय लाइन यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकती है कि आपका ईमेल पढ़ा जाए। ध्यान खींचने वाला विषय न होने पर, आपका ईमेल अनदेखा हो सकता है या प्राप्तकर्ता के इंबॉक्स में मौजूद दूसरे ईमेल के बीच खो सकता है।
सब्जेक्ट लाइन लिखते समय, अपने ईमेल का विषय ज़रूर शामिल करें, साथ ही संक्षिप्त कॉल टू एक्शन और/या वह समय भी जिसमें आप जवाब की उम्मीद रखते हैं। उदाहरण के लिए, “Memo” की जगह “Weekly Memo – Reply Requested EOD” लिखें।
आपकी विषय लाइन 10 शब्दों से कम होनी चाहिए, लेकिन फिर भी उसमें तात्कालिकता का एहसास होना चाहिए।
सबसे अच्छे अभिवादन और ईमेल ओपनर कैसे तैयार करें
अपने सहकर्मियों का पेशेवर तरीके से अभिवादन करना ज़रूरी है। ईमेल एटिकेट और स्पष्टता का सही संतुलन रखने से यह सुनिश्चित होगा कि आप ऐसा संदेश तैयार करें जो सीधा और कुशल हो तथा आपकी चाही प्रतिक्रिया दिलाए।
1. उपयुक्त ईमेल अभिवादन का इस्तेमाल करें (+ 15 उदाहरण)
अपना ईमेल विनम्र और पेशेवर अभिवादन के साथ शुरू करें।
औपचारिक अभिवादन के 3 उदाहरण
- आदरणीय श्री/श्रीमती/सुश्री स्मिथ,
- सुप्रभात/शुभ अपराह्न/शुभ संध्या [पदवी + अंतिम नाम],
- आदरणीय डॉ. वेबर और प्रोफ़ेसर सातो,
अनौपचारिक अभिवादन के 7 उदाहरण
- हाय जेन,
- हाय मार्टिना और एंटोनियो,
- नमस्ते जो,
- अरे ऐना,
- निक,
- हाय टीम या नमस्ते टीम,
- नमस्ते सबको,
ऐसे अभिवादन के 5 उदाहरण जिनसे बचना चाहिए
बहुत अनौपचारिक या बहुत औपचारिक ईमेल शुरुआत ग़लत लहजा और अपेक्षाएं पैदा कर सकती हैं। इसके अलावा, हमारी सलाह है कि विस्मयादिबोधक चिह्न, इमोजी, संक्षिप्ताक्षर या स्लैंग का इस्तेमाल न करें।
- हाय श्रीमती स्मिथ! (बहुत अनौपचारिक)
- अरे टीम :) (अभिवादन में इमोजी से बचना ही बेहतर है)
- क्या हाल सबका? (बहुत अनौपचारिक, लेकिन संदर्भ के हिसाब से उपयुक्त हो सकता है)
- संबंधित महोदय, (पुराना और गैर-व्यक्तिगत)
- आदरणीय महोदय या महोदया, (बहुत औपचारिक और गैर-व्यक्तिगत)
2. अपना और अपने उद्देश्य का परिचय दें
अभिवादन लिखने के बाद, तुरंत यह बताना चाहिए कि आप ईमेल क्यों लिख रहे हैं, यानी उसका उद्देश्य क्या है। अगर आप अपने पाठकों को नहीं जानते, तो हमेशा पहले अपना परिचय दें।
मज़ाक और अनौपचारिक या अनुचित वाक्यांशों से बचें। अगर आपके ईमेल का जवाब चाहिए, तो अपना अनुरोध जितनी जल्दी हो सके शामिल करें।
आकर्षक परिचयात्मक वाक्यों के 5 उदाहरण
स्थिति के अनुसार अपना ईमेल शुरू करने के कुछ तरीके ये हैं:
परिचय: मेरा नाम जेन डो है और मैं [company] में [position] की खुली पोस्ट के बारे में और जानना चाहूंगा।
पूछताछ/अनुरोध: इस असाइनमेंट को लेकर मेरा एक सवाल है। क्या आप कृपया इसमें मेरी मदद कर सकते हैं?
फॉलो-अप: पिछले ईमेल के बारे में दोबारा लिख रहे हैं। क्या (…) की समीक्षा करने का मौका मिला?
मीटिंग के बाद फॉलो-अप: पिछले हफ़्ते [event/meeting] में आपसे मिलकर बहुत अच्छा लगा। [topic] के बारे में बात करने का समय निकालने के लिए धन्यवाद!
मीटिंग तय करना: [topic] के बारे में आपकी राय जाननी चाहते हैं। क्या अगले कुछ दिनों में इस पर बात करने के लिए 30 मिनट की कॉल सेटअप कर सकते हैं?
3. नामों की वर्तनी दोबारा जांचें
पूरे ईमेल की वर्तनी सही होना ज़रूरी है, लेकिन यह सुनिश्चित करना कि प्राप्तकर्ता का नाम सही लिखा गया हो, उससे भी ज़्यादा ज़रूरी है। पाठक का नाम गलत लिखने से अनादर का भाव बनता है और इच्छित प्राप्तकर्ता से नकारात्मक प्रतिक्रिया मिल सकती है।
भरोसा और सकारात्मक पत्राचार बनाने के लिए, भेजने से पहले हमेशा प्राप्तकर्ता के नाम की वर्तनी दोबारा जांच लें।
4. अपने ईमेल अभिवादन के लहजे का ध्यान रखें
क्या आप अपने प्राप्तकर्ता को जानते हैं? क्या वे कोई सीनियर, दोस्त या सहकर्मी हैं? आपका ईमेल लिखने का तरीका आपके पाठक के अनुसार बदल सकता है।
अगर किसी अधिकारी को संबोधित कर रहे हैं, तो अपना ईमेल हमेशा पेशेवर रखें। अगर किसी जान-पहचान वाले सहकर्मी को लिख रहे हैं, तो लेखन थोड़ा अनौपचारिक रख सकते हैं। हालांकि, सभी ईमेल सम्मानजनक तरीके से लिखें और यह मानकर चलें कि भेजे जाने के बाद आपका संदेश कोई भी पढ़ सकता है।
अगर आप नहीं चाहेंगे कि आपका बॉस आपका ईमेल पढ़े, तो अपना पत्र दोबारा लिखने पर विचार करें।
5. अपने ईमेल ओपनर के लिए (और भी बहुत कुछ के लिए) राइटिंग असिस्टेंट का इस्तेमाल करें
Proton Scribe आपके पेशेवर ईमेल की बेहतरीन शुरुआत तैयार करने में मदद कर सकता है।
Scribe एक इन-बिल्ट राइटिंग असिस्टेंट है जो Proton Mail के साथ आता है और ईमेल लिखने के आपके सभी कामों में मदद कर सकता है।
वर्तनी और व्याकरण की गलतियां जांचें, टाइपो के लिए प्रूफ़रीड करें और सुनिश्चित करें कि पूरे ईमेल में सही लहजा एक समान बना रहे।
सभी Proton सेवाओं की तरह, Scribe भी Proton Mail के शुरु-से-अंत तक एन्क्रिप्शन से सुरक्षित है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि इच्छित पाठकों के अलावा कोई भी आपके संदेश या आपके ड्राफ्ट कभी नहीं देखेगा।
Proton के साथ बेहतर ईमेल लिखें
पेशेवर ईमेल लिखना एक बात है, लेकिन सुरक्षित और मज़बूत ईमेल प्रदाता चुनना उतना ही ज़रूरी है।
Proton एक शुरु-से-अंत तक एन्क्रिप्टेड ईमेल सेवा है जो स्विट्ज़रलैंड के सबसे मज़बूत निजता कानूनों पर आधारित है।
Proton के साथ ईमेल भेजने पर, आपका डाटा और ईमेल आपके हैं, किसी और के नहीं।
दुनिया भर में 100 मिलियन से ज़्यादा लोगों और व्यवसायों के इस्तेमाल की जाने वाली Proton निजता और सबके लिए बेहतर, ज़्यादा पारदर्शी इंटरनेट बनाने के लिए प्रतिबद्ध है।
