Menulis email profesional adalah keahlian yang harus dimiliki oleh setiap orang yang paham bisnis. Email tidak hanya menjadi salah satu bentuk komunikasi yang paling umum, tetapi juga sering kali menjadi cara bagi orang-orang di dalam perusahaan untuk mengirim pesan dengan cepat dan efisien, menetapkan tugas, menyimpan file proyek, memperbarui informasi satu sama lain tentang memo penting, dan banyak lagi.

Namun, sebelum menulis email, sapaan yang menarik perhatian pembaca perlu disusun agar pesan tersebut benar-benar dibuka dan dibaca.

Jika bertanya-tanya tentang pembuka email terbaik, artikel ini akan menjelaskan cara memulai email secara profesional, serta cara menyapa seseorang dalam email bisnis, lengkap dengan contoh sapaan email tambahan—dan layanan Proton khusus yang dapat membantu menyusun draf pesan.

Cara menulis baris subjek yang membuat email dibuka

Untuk memulai email, pertama-tama buatlah baris subjek yang informatif namun ringkas.

Baris subjek yang baik dapat membantu memastikan email dibaca. Tanpa subjek yang menarik perhatian, email mungkin terabaikan atau hilang di antara email lain milik penerima di kotak masuk.

Saat menulis baris subjek, pastikan untuk menyertakan topik email ditambah ajakan bertindak singkat dan/atau waktu respons yang diharapkan. Misalnya, alih-alih “Memo,” cobalah “Memo Mingguan – Harap Balas Sebelum EOD.”

Baris subjek sebaiknya kurang dari 10 kata namun tetap menyampaikan rasa urgensi.

Cara menyusun sapaan dan pembuka email terbaik

Menyapa kolega dengan cara yang profesional sangatlah penting. Keseimbangan yang tepat antara etika email dan kejelasan akan memastikan penyusunan pesan yang langsung, efisien, dan mendorong respons yang diinginkan.

1. Gunakan sapaan email yang sesuai (+ 15 contoh)

Buka email dengan sapaan yang sopan dan profesional.

3 contoh sapaan formal

  • Yth. Bapak/Ibu Smith,
  • Selamat pagi/siang/malam [Gelar + nama belakang],
  • Yth. Dr. Weber dan Profesor Sato,

7 contoh sapaan informal

  • Hai Jane,
  • Hai Martina dan Antonio,
  • Halo Joe,
  • Hei Anna,
  • Nick,
  • Hai tim atau Halo tim,
  • Halo semuanya,

5 contoh sapaan yang harus dihindari

Pembuka email yang terlalu informal atau terlalu formal dapat memberikan kesan dan ekspektasi yang salah. Selain itu, disarankan untuk tidak menggunakan tanda seru, emoji, singkatan, atau bahasa gaul.

  • Hai Ibu Smith! (terlalu informal)
  • Hei tim :) (sebaiknya hindari emoji dalam sapaan)
  • Apa kabar semuanya? (terlalu informal tetapi mungkin tepat tergantung pada konteksnya)
  • Kepada pihak yang berkepentingan, (kuno dan tidak personal)
  • Yth. Bapak atau Ibu, (terlalu formal dan tidak personal)

2. Perkenalkan diri dan sampaikan tujuan

Setelah menulis sapaan, segera sertakan alasan menulis email tersebut, atau tujuannya. Jika tidak mengenal penerima, sebaiknya perkenalkan diri terlebih dahulu.

Hindari lelucon dan frasa yang bersifat informal atau tidak pantas. Jika email memerlukan respons, sampaikan permintaan tersebut secepat mungkin.

5 contoh kalimat pembuka yang menarik

Berikut beberapa cara untuk memulai email, tergantung situasinya:

Perkenalan: Nama saya Jane Doe dan saya ingin mempelajari lebih lanjut tentang lowongan [posisi] di [perusahaan].

Pertanyaan/Permintaan: Saya memiliki pertanyaan mengenai tugas ini. Dapatkah Anda membantu saya dengan hal berikut?

Tindak lanjut: Menindaklanjuti email sebelumnya. Apakah sempat meninjau (…)?

Tindak lanjut setelah rapat: Senang bertemu dengan Anda di [acara/rapat] minggu lalu. Terima kasih telah meluangkan waktu untuk mengobrol tentang [topik]!

Menjadwalkan rapat: Saya ingin meminta pendapat Anda tentang [topik]. Bisakah kita siapkan panggilan telepon selama 30 menit dalam beberapa hari ke depan untuk membicarakan hal ini?

3. Periksa kembali ejaan nama

Menuliskan ejaan dengan benar di seluruh isi email itu penting, tetapi memastikan ejaan nama penerima sudah benar adalah suatu keharusan. Kesalahan mengeja nama penerima akan menimbulkan kesan tidak hormat dan memicu reaksi negatif dari penerima yang dituju.

Untuk membangun kepercayaan dan korespondensi yang positif, selalu periksa kembali ejaan nama penerima sebelum mengirim.

4. Perhatikan nada sapaan email

Apakah penerima sudah dikenal? Apakah mereka atasan, teman, atau kolega? Cara menulis email dapat berubah tergantung pada penerima.

Jika menyapa sosok otoritas, selalu jaga agar email tetap profesional. Jika menyapa kolega yang dikenal baik, penulisan dapat dibuat lebih informal; namun, semua email harus ditulis dengan penuh rasa hormat dan dengan asumsi bahwa, setelah terkirim, pesan tersebut akhirnya dapat dibaca oleh siapa saja.

Jika tidak ingin email dibaca oleh atasan, pertimbangkan untuk menulis ulang surat tersebut.

5. Gunakan asisten menulis untuk pembuka email (dan lainnya)

Proton Scribe dapat membantu menyusun pembuka yang sempurna untuk email profesional.

Scribe adalah asisten menulis bawaan yang disertakan dengan Proton Mail dan dapat membantu menyelesaikan semua tugas penulisan email.

Periksa kesalahan ejaan dan tata bahasa, lakukan pengoreksian untuk salah ketik, dan pastikan nada yang tepat konsisten di seluruh email.

Seperti semua layanan Proton, Scribe dilindungi oleh enkripsi end-to-end Proton Mail, memastikan tidak ada orang lain yang dapat melihat pesan — atau draf — selain penerima yang dituju.

Tulis email yang lebih baik dengan Proton

Menulis email profesional adalah satu hal, tetapi memilih penyedia layanan email yang aman dan terlindungi juga tidak kalah penting.

Proton adalah layanan email terenkripsi secara end-to-end yang didukung oleh undang-undang privasi Swiss yang paling kuat.

Saat mengirim email dengan Proton, data dan email sepenuhnya milik Anda — bukan milik orang lain.

Digunakan oleh lebih dari 100 juta orang dan bisnis di seluruh dunia, Proton berkomitmen terhadap privasi dan membangun Internet yang lebih baik serta lebih transparan untuk semua orang.