Jika kotak masuk penuh dengan email yang tidak akan pernah dibaca, akan terasa sulit untuk menemukan satu email yang dicari. Saat memeriksa baris subjek dan melelahkan mata, rasa cemas itu akan muncul. Masalah ini bisa diakhiri begitu saja dengan menghapus semua pesan, tetapi hal ini akan menyulitkan di kemudian hari. Waktu berjam-jam bisa habis untuk berhenti berlangganan dan menghapus secara acak, tetapi hal ini akan menyita waktu berharga di hari kerja.
Ada cara yang lebih mudah: Filter email merampingkan korespondensi, mengatur kotak masuk sehingga dapat menghemat waktu dan fokus pada hal yang penting (bukan membaca email massal dari Foot Locker). Namun bagaimana sebenarnya cara menyiapkan filter untuk email dan mengelola kotak masuk dengan lebih baik?
Dalam artikel ini, akan dijelaskan apa itu filter email, cara kerjanya, dan cara menggunakannya secara efektif untuk meningkatkan organisasi email selamanya.
Apa itu filter email?
Filter email adalah label yang diberikan ke email masuk untuk menyortir kotak masuk secara otomatis. Cara kerjanya adalah dengan memindai, atau memfilter, baris subjek email atau alamat pengirim, serta mencari kata kunci dan lampiran tertentu. Setelah filter disiapkan, email akan diberi label, disortir, atau dihapus, berdasarkan kriteria yang telah diterapkan.
Bagi yang menjalankan bisnis kecil, filter email sangatlah membantu. Filter email yang dibuat dengan baik memudahkan organisasi kotak masuk dengan menghapus kekacauan yang tidak perlu dan mencegah email penting terlewat. Tidak hanya memudahkan pengelolaan email, tetapi filter ini juga menghemat waktu dengan mengotomatiskan tugas-tugas berulang yang biasanya harus dilakukan secara manual — sebuah kebiasaan yang juga membantu agar lebih dekat ke inbox zero.
Filter spam email juga membantu mendeteksi pesan spam, mengurangi risiko menjadi korban phishing atau mengunduh malware secara tidak sengaja.
Cara kerja filter email
Filter email bekerja dengan memindai email untuk kriteria tertentu yang telah disiapkan. Kriteria ini dapat mencakup nama pengirim atau alamat email, subjek, kata kunci tertentu, dan banyak lagi. Setelah kriteria filter disiapkan, tindakan yang diambil oleh Proton saat pesan memenuhi kriteria tersebut dapat dipilih. Misalnya, tindakan filter dapat diatur untuk mengarsipkan email yang memenuhi parameter filter, menandai sebagai dibaca, menerapkan label, menghapus, menandai sebagai penting, dan banyak lagi.
Selain filter yang disiapkan, filter spam cerdas Proton Mail akan mendeteksi spam dan mempelajari cara mengenali email spam seiring dengan semakin seringnya mengklik “Pindahkan ke spam” atau menandai email sebagai aman. Semakin sering Proton digunakan, semakin banyak filter cerdas mempelajari cara membuat filter dan aturan baru berdasarkan tindakan yang dilakukan. Pengirim tepercaya juga dapat dimasukkan ke daftar izin atau alamat yang tidak diinginkan diblokir secara langsung agar filter spam email mengetahui dengan tepat apa yang harus disaring dan apa yang harus dilewati.
Cara mengatur email dengan filter
Bingung bagaimana cara mengatur email secara tuntas? Mulailah dengan membuat filter untuk kategori yang sudah ada di kotak masuk: buletin, resi, utas klien, memo internal. Dari sana, tambahkan folder dan label berkode warna sehingga setiap pesan yang difilter masuk ke tempat yang berguna, bukan sekadar hilang dari pandangan. Untuk ide lainnya, simak tips merapikan kotak masuk ini agar tetap tertata.
Organisasi email yang baik adalah sistem yang berkelanjutan, bukan proyek sekali jadi. Setelah filter terpasang, tinjau kembali secara berkala seiring berubahnya kebiasaan kotak masuk, dan biarkan filter spam Proton terus bekerja di latar belakang.
Cara membuat filter email khusus dengan Proton
Ada dua cara untuk membuat filter dan mengotomatiskan label email dengan mudah menggunakan Proton. Cara pertama adalah cara cepat untuk mengotomatiskan label langsung dari jendela email, dan cara kedua adalah cara yang lebih mendalam untuk membuat filter khusus melalui pengaturan, di mana persyaratan dan kata kunci tertentu dapat disiapkan.
Dari jendela email:
1. Masuk ke kotak masuk di mail.proton.me.
2. Buka email, lalu pindahkan atau beri label seperti biasa.
3. Centang kotak yang bertuliskan “Selalu pindahkan email pengirim/Selalu beri label email pengirim” dan pilih tombol “Pindahkan” atau “Label” untuk mengotomatiskan preferensi filter.
Dari pengaturan:
- Masuk ke kotak masuk di mail.proton.me.
- Pilih Pengaturan → Semua pengaturan → Proton Mail → Filter
- Di bawah Filter khusus, klik “Tambah filter”.
- Beri nama filter dan pilih “Berikutnya”.
- Tambahkan kriteria yang diinginkan untuk mengaktifkan filter. Penyaringan email dapat dipilih ketika hanya kondisi tertentu yang terpenuhi, atau ketika semua persyaratan terpenuhi.
- Klik “Sisipkan” untuk menambahkan teks atau kata kunci tambahan ke filter.
- Pilih “Tambah kondisi” untuk membuat filter yang kompleks. Kondisi dapat ditambahkan sebanyak yang diinginkan.
- Pilih “Berikutnya” untuk menyiapkan tindakan yang akan diterapkan pada filter email baru.
Cara menggunakan filter untuk mengatur kotak masuk dan meningkatkan produktivitas
Filter email dapat menjauhkan pesan yang tidak diinginkan dari kotak masuk, memblokir spam, dan mengatur kotak masuk ke dalam beberapa kategori untuk alur kerja yang lebih efisien. Saat menyiapkan filter, tips dan praktik terbaik ini dapat diikuti untuk membuat kotak masuk yang paling efisien demi meningkatkan produktivitas.
- Kategorikan email bisnis berdasarkan proyek, pengirim, departemen kerja, atau prioritas.
- Gunakan label berkode warna dan folder untuk kemudahan pemantauan visual.
- Buat folder “Tindak lanjut” untuk email yang perlu ditinjau kembali, atau folder “Balas nanti” agar email penting tidak hilang.
- Siapkan filter yang mengarsipkan pesan lama secara otomatis.
- Perbarui dan tinjau filter secara berkala untuk melihat apa yang paling sesuai.
- Jangan sampai menyembunyikan email penting secara tidak sengaja karena menggunakan terlalu banyak filter.
Jaga kotak masuk tetap teratur dengan Proton
Proton Mail tidak hanya membantu organisasi email; ia juga menjaga keamanan data dengan memastikan pesan pribadi tidak dapat diakses oleh siapa pun selain Anda. Itu karena Proton Mail terenkripsi secara end-to-end, yang berarti Anda tidak perlu khawatir kami akan memindai email dan menjual informasi sensitif kepada pihak ketiga.
Filter membantu mengelola email yang menumpuk, menghemat waktu, dan meningkatkan alur komunikasi — dan penggunaannya tidak harus rumit. Dengan Proton Mail, menyiapkan filter baru sangatlah mudah.
Mempelajari cara menggunakan filter adalah cara termudah untuk mengambil alih kendali atas kotak masuk, dan dengan fitur tambahan seperti sekali klik untuk berhenti berlangganan, Tampilan Buletin, dan alias Hide-my-email, organisasi kotak masuk Proton Mail menawarkan kemudahan yang luar biasa.
Jika siap mengambil alih kendali atas alur kerja email — dan privasi — daftarlah untuk mendapatkan email gratis dengan Proton Mail hari ini.
