Nếu hộp thư đến chứa đầy những email không bao giờ đọc, việc tìm kiếm một email cần tìm sẽ rất khó khăn. Khi duyệt qua các dòng chủ đề và căng mắt tìm kiếm, cảm giác chán nản là điều khó tránh khỏi. Có thể đơn giản giải quyết vấn đề bằng cách xóa tất cả thư, nhưng điều này sẽ gây rắc rối về sau. Cũng có thể dành hàng giờ để hủy đăng ký và xóa thư một cách vô thức, nhưng việc này sẽ tiêu tốn những giờ làm việc quý báu.
Có một cách dễ dàng hơn: Bộ lọc email giúp hợp lý hóa hoạt động trao đổi thư từ, sắp xếp hộp thư đến để tiết kiệm thời gian và tập trung vào những việc quan trọng (thay vì phải đọc các email gửi hàng loạt từ Foot Locker). Nhưng chính xác thì làm thế nào để thiết lập bộ lọc email và quản lý hộp thư đến tốt hơn?
Trong bài viết này, người đọc sẽ tìm hiểu bộ lọc email là gì, cách hoạt động và cách sử dụng hiệu quả để cải thiện tổ chức email một cách lâu dài.
Bộ lọc email là gì?
Bộ lọc email là các nhãn được gán cho các email gửi đến để tự động phân loại hộp thư đến. Bộ lọc hoạt động bằng cách quét hoặc lọc dòng chủ đề hoặc địa chỉ người gửi của email, đồng thời tìm kiếm các từ khóa và tập tin đính kèm cụ thể. Sau khi thiết lập bộ lọc, các email sẽ được gắn nhãn, phân loại hoặc xóa dựa trên các tiêu chí đã áp dụng.
Đối với những người điều hành doanh nghiệp nhỏ, bộ lọc email đặc biệt hữu ích. Một bộ lọc email được thiết lập tốt giúp việc tổ chức hộp thư đến trở nên dễ dàng bằng cách xóa những thứ lộn xộn không cần thiết và ngăn các email quan trọng bị bỏ sót. Bộ lọc không chỉ giúp quản lý email dễ dàng hơn mà còn tiết kiệm thời gian cho người dùng và nhân viên nhờ tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại vốn phải thực hiện thủ công — một thói quen giúp tiến gần hơn đến hộp thư đến trống.
Bộ lọc thư rác email cũng giúp phát hiện các thư rác, giảm nguy cơ trở thành nạn nhân bị lừa đảo hoặc vô tình tải xuống phần mềm độc hại.
Cách hoạt động của bộ lọc email
Bộ lọc email hoạt động bằng cách quét email theo các tiêu chí nhất định đã được thiết lập. Các tiêu chí này có thể bao gồm tên người gửi hoặc địa chỉ email, chủ đề, từ khóa cụ thể và nhiều thông tin khác. Sau khi thiết lập tiêu chí cho bộ lọc, có thể chọn hành động mà Proton sẽ thực hiện khi thư đáp ứng các tiêu chí đó. Ví dụ: có thể thiết lập hành động của bộ lọc để lưu trữ các email đáp ứng thông số của bộ lọc, đánh dấu là đã đọc, áp dụng nhãn, xóa, đánh dấu là quan trọng, v.v.
Ngoài các bộ lọc tự thiết lập, các bộ lọc thư rác thông minh của Proton Mail sẽ tự động phát hiện thư rác và học cách nhận biết email rác khi nhấp vào “Chuyển sang thư rác” hoặc đánh dấu email là an toàn. Càng sử dụng Proton nhiều, các bộ lọc thông minh càng học được cách tạo các bộ lọc và quy tắc mới dựa trên các hành động tương tác. Ngoài ra, có thể đưa người gửi tin cậy vào danh sách cho phép hoặc chặn hoàn toàn các địa chỉ không mong muốn để bộ lọc thư rác email biết chính xác những thư nào cần chặn và thư nào được phép đi qua.
Cách tổ chức email bằng bộ lọc
Muốn tìm cách tổ chức email một lần và mãi mãi? Hãy bắt đầu bằng cách xây dựng các bộ lọc xung quanh các danh mục đã tồn tại trong hộp thư đến: bản tin, biên nhận, chuỗi thư của khách hàng, bản ghi nhớ nội bộ. Từ đó, sắp xếp theo các thư mục và nhãn được mã hóa màu để mọi thư được lọc đều được chuyển đến nơi hữu ích thay vì chỉ ẩn đi. Để biết thêm ý tưởng, hãy tham khảo các mẹo dọn dẹp hộp thư đến và duy trì trạng thái đó.
Tổ chức email hiệu quả là một hệ thống liên tục chứ không phải là một dự án một lần. Sau khi các bộ lọc đã sẵn sàng, hãy xem lại chúng định kỳ khi thói quen sử dụng hộp thư đến thay đổi và để các bộ lọc thư rác của Proton tiếp tục thực hiện công việc nặng nhọc trong chế độ nền.
Cách tạo bộ lọc email tùy chỉnh bằng Proton
Có thể tạo bộ lọc và dễ dàng tự động hóa các nhãn email bằng Proton theo hai cách. Cách thứ nhất là phương pháp nhanh chóng để tự động hóa các nhãn trực tiếp từ cửa sổ email, và cách thứ hai là phương pháp chuyên sâu hơn để tạo bộ lọc tùy chỉnh thông qua cài đặt, nơi có thể thiết lập các yêu cầu và từ khóa cụ thể.
Từ cửa sổ email:
1. Đăng nhập vào hộp thư đến tại mail.proton.me.
2. Mở một email, sau đó di chuyển hoặc gắn nhãn email đó như bình thường.
3. Tích vào ô có nội dung “Luôn di chuyển email của người gửi/Luôn gắn nhãn email của người gửi” và chọn nút “Di chuyển” hoặc “Gắn nhãn” để tự động hóa các tùy chọn bộ lọc.
Từ cài đặt:
- Đăng nhập vào hộp thư đến tại mail.proton.me.
- Chọn Cài đặt → Tất cả cài đặt → Proton Mail → Bộ lọc
- Trong phần Bộ lọc tùy chỉnh, nhấp vào “Thêm bộ lọc”.
- Đặt tên cho bộ lọc và chọn “Tiếp theo”.
- Thêm tiêu chí muốn kích hoạt bộ lọc. Có thể chọn lọc email khi chỉ đáp ứng một số điều kiện nhất định hoặc khi đáp ứng tất cả các yêu cầu.
- Nhấp vào “Chèn” để thêm văn bản hoặc từ khóa bổ sung vào bộ lọc.
- Chọn “Thêm điều kiện” để tạo bộ lọc phức tạp. Có thể thêm bao nhiêu điều kiện tùy thích.
- Chọn “Tiếp theo” để thiết lập các hành động sẽ áp dụng cho bộ lọc email mới.
Cách sử dụng bộ lọc để tổ chức hộp thư đến và nâng cao năng suất
Bộ lọc email có thể giữ các thư không mong muốn ngoài hộp thư đến, chặn thư rác và tổ chức hộp thư đến thành các danh mục để có quy trình làm việc hiệu quả hơn. Khi thiết lập bộ lọc, có thể làm theo các mẹo và phương pháp hay nhất này để tạo ra một hộp thư đến tinh giản nhất nhằm nâng cao năng suất.
- Phân loại các email doanh nghiệp theo dự án, người gửi, bộ phận làm việc hoặc mức độ ưu tiên.
- Sử dụng các nhãn và thư mục được mã hóa màu để nhận diện trực quan tốt hơn.
- Tạo các thư mục “Theo dõi” cho các email cần xem lại, hoặc thư mục “Trả lời sau” để các email quan trọng không bị thất lạc.
- Thiết lập bộ lọc tự động lưu trữ các thư cũ.
- Cập nhật và xem lại các bộ lọc thường xuyên để xem phương án nào hiệu quả nhất.
- Tránh vô tình ẩn các email quan trọng do sử dụng quá nhiều bộ lọc.
Giữ hộp thư đến luôn ngăn nắp với Proton
Proton Mail không chỉ hỗ trợ tổ chức email mà còn bảo vệ an toàn cho dữ liệu bằng cách đảm bảo rằng không ai ngoài người dùng có thể truy cập các thư riêng tư. Đó là vì Proton Mail đã được mã hóa đầu cuối, nghĩa là sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc email bị quét và thông tin nhạy cảm bị bán cho bên thứ ba.
Bộ lọc giúp quản lý tình trạng quá tải email, tiết kiệm thời gian và cải thiện luồng giao tiếp — và việc sử dụng chúng không cần phải phức tạp. Với Proton Mail, việc thiết lập bộ lọc mới thật dễ dàng.
Tìm hiểu cách sử dụng bộ lọc là cách đơn giản nhất để giành lại quyền kiểm soát hộp thư đến, và với các tính năng bổ sung như hủy đăng ký bằng một cú nhấp chuột, Chế độ xem bản tin và các biệt danh Hide-my-email, tính năng tổ chức hộp thư đến của Proton Mail còn vượt trội hơn thế nữa.
Nếu đã sẵn sàng kiểm soát quy trình làm việc email — và quyền riêng tư — hãy đăng ký email miễn phí với Proton Mail ngay hôm nay.
