अगर आपके इंबॉक्स में ऐसे ईमेल भरे पड़े हैं जिन्हें आप कभी पढ़ेंगे ही नहीं, तो आप जानते हैं कि वही एक ईमेल ढूंढना कितना मुश्किल होता है जिसकी आपको तलाश है। विषय पढ़ते-पढ़ते, आंखें चार्ट-चार्ट कर, आप उस जानी-पहचानी डर की अनुभूति करते हैं। आप सारे संदेश मिटा देकर इस समस्या को खत्म कर सकते हैं, लेकिन ये बाद में आपका पीछा करेगा। आप घंटों सदस्यता रद्द करने और बिना सोचे-समझे ईमेल मिटाने में लगा सकते हैं, लेकिन इससे आपके काम के दिन के कीमती घंटे खत्म हो जाएंगे।
इसका एक आसान तरीका है: ईमेल फिल्टर आपका पत्राचार सुव्यवस्थित करते हैं, आपका इंबॉक्स अपने आप व्यवस्थित कर देते हैं ताकि आप समय बचा सकें और ज़रूरी चीज़ों पे ध्यान दे सकें (Foot Locker के ईमेल पढ़ते बैठने की बजाय)। लेकिन ईमेल के लिए फिल्टर सेटअप करके अपना इंबॉक्स बेहतर तरीके से कैसे संभालें?
इस लेख में आप जानेंगे कि ईमेल फिल्टर क्या हैं, वे कैसे काम करते हैं, और उन्हें असरदार तरीके से इस्तेमाल करके अपने ईमेल संगठन को हमेशा के लिए कैसे बेहतर बनाएं।
ईमेल फिल्टर क्या हैं?
ईमेल फिल्टर वे लेबल हैं जो आप आने वाले ईमेल को अपने आप क्रम में लगाने के लिए इंबॉक्स में लगाते हैं। ये किसी ईमेल के विषय या भेजने वाले के पते को स्कैन करते, यानी फिल्टर करते हैं, और खास कीवर्ड व अटैचमेंट ढूंढते हैं। फिल्टर सेट होने के बाद, आपके लागू किए गए मापदंडों के आधार पर ईमेल को लेबल किया जाता है, क्रम में रखा जाता है या मिटा दिया जाता है।
छोटा व्यवसाय चलाने वालों के लिए ईमेल फिल्टर खास तौर पर काम के हैं। अच्छी तरह बना ईमेल फिल्टर फालतू की गड़बड़ी हटाकर और ज़रूरी ईमेल को छूटने से रोककर इंबॉक्स को व्यवस्थित रखना आसान बना देता है। न सिर्फ इनसे ईमेल मैनेज करना आसान होता है, बल्कि ये उन दोहराए जाने वाले कामों को अपने आप कर देकर आपके और आपके कर्मचारियों का समय भी बचाते हैं जो वरना आपको हाथ से करने पड़ते — एक ऐसी आदत जो आपको inbox zero के करीब भी ले जाती है।
ईमेल स्पैम फिल्टर स्पैम संदेश पहचानने में भी मदद करते हैं, जिससे फिशिंग का शिकार बनने या गलती से मालवेयर डाउनलोड करने का खतरा कम हो जाता है।
ईमेल फिल्टर कैसे काम करते हैं
ईमेल फिल्टर किसी ईमेल को आपके तय किए मापदंडों के लिए स्कैन करके काम करते हैं। इन मापदंडों में भेजने वाले का नाम या ईमेल पता, विषय, खास कीवर्ड और भी बहुत कुछ शामिल हो सकता है। फिल्टर के मापदंड तय करने के बाद, आप चुन सकते हैं कि जब कोई संदेश उन मापदंडों पे खरा उतरे तो Proton क्या करे। उदाहरण के लिए, आप फिल्टर एक्शन सेट कर सकते हैं ताकि फिल्टर के मापदंडों पे खरे उतरने वाले ईमेल संग्रहित किए जाएं, पढ़ा हुआ मार्क किए जाएं, लेबल लागू किया जाए, मिटा दिए जाएं, ज़रूरी मार्क किए जाएं आदि।
आपके सेट किए फिल्टरों के अलावा, Proton Mail के स्मार्ट स्पैम फिल्टर स्पैम पहचानते हैं और जितनी बार आप “Move to spam” पे क्लिक करते हैं या अपने ईमेल सुरक्षित मार्क करते हैं, वे स्पैम ईमेल पहचानना सीखते जाते हैं। जितना ज़्यादा आप Proton इस्तेमाल करेंगे, उतना ही हमारे स्मार्ट फिल्टर आपकी गतिविधियों के आधार पे नए फिल्टर और रूल बनाना सीखेंगे। आप विश्वसनीय भेजने वालों को व्हाइटलिस्ट कर सकते हैं या अनचाहे पतों को पूरी तरह ब्लॉक कर सकते हैं, ताकि आपके ईमेल स्पैम फिल्टर को साफ पता हो कि क्या पकड़ना है और क्या आने देना है।
फिल्टर के साथ ईमेल कैसे व्यवस्थित करें
सोच रहे हैं कि ईमेल को एक बार में हमेशा के लिए कैसे व्यवस्थित करें? अपने इंबॉक्स में पहले से मौजूद श्रेणियों के आसपास फिल्टर बनाना शुरू करें: न्यूज़लेटर, रसीदें, क्लाइंट के थ्रेड, आंतरिक ज्ञापन। उसके बाद फोल्डर और रंगों से पहचाने जाने वाले लेबल जोड़ें ताकि हर फिल्टर किया संदेश किसी काम की जगह पे पहुंचे, बस नज़रों से दूर न चला जाए। और आइडिया के लिए ये इंबॉक्स की सफाई करने के टिप्स देखें और इसे इसी तरह बनाए रखें।
अच्छा ईमेल संगठन एक चलती-फिरती प्रणाली है, कोई एक बार का प्रोजेक्ट नहीं। फिल्टर लग जाने के बाद, जैसे-जैसे आपकी इंबॉक्स की आदतें बदलें, उन्हें समय-समय पे दोबारा देखें और पीछे Proton के स्पैम फिल्टर को भारी काम करने देते रहें।
Proton के साथ कस्टम ईमेल फिल्टर कैसे बनाएं
आप Proton से दो तरीकों से फिल्टर बना सकते हैं और अपने ईमेल लेबल आसानी से अपने आप लगवा सकते हैं। पहला एक त्वरित तरीका है जिससे सीधे आपकी ईमेल विंडो से लेबल अपने आप लग जाते हैं, और दूसरा एक विस्तृत तरीका है जिससे आप अपनी सेटिंग के ज़रिए कस्टम फिल्टर बना सकते हैं, जहां आप खास शर्तें और कीवर्ड तय कर सकते हैं।
अपनी ईमेल विंडो से:
1. mail.proton.me पे अपने इंबॉक्स में साइनइन करें।
2. कोई ईमेल खोलें, फिर उसे पहले की तरह मूव करें या लेबल करें।
3. “भेजने वाले के ईमेल हमेशा मूव करें/भेजने वाले के ईमेल हमेशा लेबल करें” वाला बॉक्स चुनें और अपनी फिल्टर पसंद अपने आप लागू कराने के लिए “मूव करें” या “लेबल करें” बटन चुनें।
अपनी सेटिंग से:
- mail.proton.me पे अपने इंबॉक्स में साइनइन करें।
- सेटिंग → सभी सेटिंग → Proton Mail → फिल्टर चुनें
- कस्टम फिल्टर के नीचे, “फिल्टर जोड़ें” पे क्लिक करें।
- अपने फिल्टर का नाम दें और “आगे बढ़ें” चुनें।
- फिल्टर चालू करने के लिए जो शर्तें चाहते हैं, वे जोड़ें। आप चुन सकते हैं कि ईमेल तब फिल्टर हों जब सिर्फ कुछ शर्तें पूरी हों या जब सारी शर्तें पूरी हों।
- अपने फिल्टर में अतिरिक्त टेक्स्ट या कीवर्ड जोड़ने के लिए “सम्मिलित करें” पे क्लिक करें।
- जटिल फिल्टर बनाने के लिए “शर्त जोड़ें” चुनें। आप जितनी चाहें शर्तें शामिल कर सकते हैं।
- अपने नए ईमेल फिल्टर पे लागू होने वाली कार्रवाइयां तय करने के लिए “आगे बढ़ें” चुनें।
इंबॉक्स व्यवस्थित करने और प्रोडक्टिविटी बढ़ाने के लिए फिल्टर का इस्तेमाल कैसे करें
ईमेल फिल्टर अनचाहे संदेशों को आपके इंबॉक्स से बाहर रख सकते हैं, स्पैम रोक सकते हैं, और आपके इंबॉक्स को श्रेणियों में व्यवस्थित कर सकते हैं ताकि काम का बहाव ज़्यादा असरदार हो। अपने फिल्टर सेटअप करते समय, ज़्यादा प्रोडक्टिविटी के लिए सबसे सुव्यवस्थित इंबॉक्स बनाने के लिए इन टिप्स और बेहतरीन तरीकों का पालन कर सकते हैं।
- अपने व्यवसाय के ईमेल को प्रोजेक्ट, भेजने वाले, काम के विभाग या प्राथमिकता के हिसाब से वर्गीकृत करें।
- बेहतर दृश्य पहचान के लिए रंगों से पहचाने जाने वाले लेबल और फोल्डर इस्तेमाल करें।
- उन ईमेल के लिए “फॉलो-अप” फोल्डर बनाएं जिन पे आपको बाद में वापस लौटना है, या “बाद में जवाब दें” फोल्डर बनाएं ताकि ज़रूरी ईमेल खो न जाएं।
- एक फिल्टर सेटअप करें जो पुराने संदेशों को अपने आप संग्रहित कर दे।
- अपने फिल्टरों को नियमित रूप से अपडेट करें और देखें कि आपके लिए क्या काम करता है।
- बहुत ज़्यादा फिल्टर इस्तेमाल करने से गलती से ज़रूरी ईमेल छिपा न जाएं।
Proton के साथ अपना इंबॉक्स व्यवस्थित रखें
Proton Mail सिर्फ ईमेल संगठन में मदद नहीं करता; ये आपका डाटा भी सुरक्षित रखता है, यह यकीन दिलाकर कि आपके निजी संदेश आपके अलावा किसी की पहुंच में नहीं हैं। ऐसा इसलिए क्योंकि Proton Mail शुरु-से-अंत तक एन्क्रिप्ट है, यानी आपको कभी इस चिंता की ज़रूरत नहीं पड़ेगी कि हम आपके ईमेल स्कैन करके आपकी संवेदनशील जानकारी तीसरे पक्ष को बेच रहे हैं।
फिल्टर ईमेल की भारी मात्रा संभालने, समय बचाने, और संवाद के बहाव को सुधारने में मदद करते हैं — और इनका इस्तेमाल करना मुश्किल नहीं है। Proton Mail के साथ नया फिल्टर सेटअप करना आसान है।
फिल्टर इस्तेमाल करना सीखना अपने इंबॉक्स पे दोबारा कब्ज़ा पाने का सबसे आसान तरीका है, और वन-क्लिक सदस्यता रद्द करने, न्यूज़लेटर व्यू, और hide-my-email नकली-नाम जैसी और खासियतों के साथ Proton Mail का इंबॉक्स संगठन आगे भी बढ़ जाता है।
अगर आप अपने ईमेल वर्कफ़्लो पे — और अपनी निजता पे — कब्ज़ा जमाने के लिए तैयार हैं, तो आज ही Proton Mail के साथ फ्री ईमेल के लिए साइनअप करें।
