Si su bandeja de entrada está llena de correos electrónicos que nunca leerá, entonces sabe lo difícil que puede ser encontrar el correo electrónico que está buscando. A medida que revisa las líneas de asunto, forzando la vista, reconoce esa sensación de temor. Podría resolver el problema simplemente eliminando todos sus mensajes, pero esto le pesará más adelante. Podría pasar horas cancelando la suscripción y eliminando sin pensar, pero esto consumiría horas valiosas de su jornada laboral.
Hay una forma más sencilla: los filtros de correo electrónico agilizan su correspondencia y organizan su bandeja de entrada para que ahorre tiempo y pueda concentrarse en lo importante (en lugar de revisar minuciosamente los correos masivos de Foot Locker). Pero ¿cómo se configura exactamente un filtro de correo electrónico para gestionar mejor su bandeja de entrada?
En este artículo, aprenderá qué son los filtros de correo electrónico, cómo funcionan y cómo utilizarlos de manera eficaz para mejorar su organización del correo electrónico de forma definitiva.
¿Qué son los filtros de correo electrónico?
Los filtros de correo electrónico son etiquetas que usted asigna a los correos electrónicos entrantes para ordenar automáticamente su bandeja de entrada. Funcionan escaneando, o filtrando, la línea de asunto o la dirección del remitente de un correo electrónico, y buscando palabras clave y archivos adjuntos específicos. Una vez que se configura un filtro, los correos electrónicos se etiquetan, ordenan o eliminan según los criterios que usted haya aplicado.
Para quienes dirigen una pequeña empresa, los filtros de correo electrónico son especialmente útiles. Un filtro de correo electrónico bien diseñado facilita la organización de la bandeja de entrada al borrar el desorden innecesario y evitar que los correos electrónicos importantes se pierdan. No solo facilitan la gestión del correo electrónico, sino que también le ahorran tiempo a usted y a sus empleados al automatizar tareas repetitivas que de otro modo tendría que hacer a mano, un hábito que también le ayuda a acercarse a la inbox zero.
Los filtros de spam de correo electrónico también ayudan a detectar mensajes de spam, lo que reduce el riesgo de que usted se convierta en víctima de suplantación o descargue malware de forma accidental.
Cómo funcionan los filtros de correo electrónico
Los filtros de correo electrónico funcionan al escanear un correo electrónico en busca de ciertos criterios que usted haya establecido. Estos criterios pueden incluir el nombre o la dirección de correo electrónico del remitente, el asunto, palabras clave específicas y más. Una vez que haya establecido los criterios de su filtro, puede seleccionar qué acción toma Proton cuando un mensaje cumple con esos criterios. Por ejemplo, puede configurar la acción de su filtro para archivar los correos electrónicos que cumplan con los parámetros del filtro, marcarlos como leídos, aplicar una etiqueta, eliminarlos, marcarlos como importantes y más.
Además de los filtros que usted establezca, los filtros de spam inteligentes de Proton Mail detectan el spam y aprenden a identificar los correos electrónicos de spam a medida que usted hace clic en “Mover a spam” o marca sus correos electrónicos como seguros. Cuanto más use Proton, más aprenderán nuestros filtros inteligentes a crear nuevos filtros y reglas según sus acciones. También puede agregar a la lista blanca a los remitentes de confianza o bloquear directamente las direcciones no deseadas para que sus filtros de spam de correo electrónico sepan exactamente qué capturar y qué dejar pasar.
Cómo organizar el correo electrónico con filtros
¿Se pregunta cómo organizar el correo electrónico de una vez por todas? Comience por crear filtros en torno a las categorías que ya existen en su bandeja de entrada: boletines informativos, acuses de recibo, hilos de clientes, memorandos internos. A partir de ahí, organice en carpetas y etiquetas codificadas por colores para que cada mensaje filtrado llegue a un lugar útil en lugar de quedar fuera de la vista. Para obtener más ideas, consulte estos consejos para ordenar su bandeja de entrada y mantenerla así.
Una buena organización del correo electrónico es un sistema continuo, no un proyecto de una sola vez. Una vez que sus filtros estén configurados, revíselos periódicamente a medida que cambien sus hábitos en la bandeja de entrada, y deje que los filtros de spam de Proton sigan haciendo el trabajo pesado en segundo plano.
Cómo crear filtros de correo electrónico personalizados con Proton
Usted puede crear un filtro y automatizar fácilmente sus etiquetas de correo electrónico con Proton de dos maneras. La primera es una forma rápida de automatizar etiquetas directamente desde la ventana de su correo electrónico, y la segunda es una forma más detallada de crear filtros personalizados a través de sus ajustes, donde puede establecer requisitos y palabras clave específicos.
Desde la ventana de su correo electrónico:
1. Inicie sesión en su bandeja de entrada en mail.proton.me.
2. Abra un correo electrónico, luego muévalo o etiquételo como de costumbre.
3. Marque la casilla que dice “Siempre mover los correos electrónicos del remitente/Siempre etiquetar los correos electrónicos del remitente” y seleccione el botón “Mover” o “Etiquetar” para automatizar sus preferencias de filtro.
Desde sus ajustes:
- Inicie sesión en su bandeja de entrada en mail.proton.me.
- Seleccione Ajustes → Todos los ajustes → Proton Mail → Filtros
- En Filtros personalizados, haga clic en “Añadir filtro”.
- Asigne un nombre a su filtro y seleccione “Siguiente”.
- Agregue los criterios que desee para activar el filtro. Puede elegir filtrar los correos electrónicos cuando se cumplan solo ciertas condiciones o cuando se cumplan todos los requisitos.
- Haga clic en “Insertar” para agregar texto o palabras clave adicionales a su filtro.
- Seleccione “Añadir condición” para crear un filtro complejo. Puede incluir tantas condiciones como desee.
- Seleccione “Siguiente” para establecer las acciones que se aplicarán a su nuevo filtro de correo electrónico.
Cómo usar filtros para organizar su bandeja de entrada y aumentar la productividad
Los filtros de correo electrónico pueden mantener los mensajes no deseados fuera de su bandeja de entrada, bloquear el spam y organizar su bandeja de entrada en categorías para lograr un flujo de trabajo más eficiente. Al configurar sus filtros, puede seguir estos consejos y mejores prácticas para crear una bandeja de entrada más ágil que aumente la productividad.
- Clasifique sus correos electrónicos comerciales por proyecto, remitente, departamento de trabajo o prioridad.
- Utilice carpetas y etiquetas codificadas por colores para una mejor identificación visual.
- Cree carpetas de “Seguimiento” para los correos electrónicos sobre los que necesite volver, o carpetas de “Responder más tarde” para que los correos electrónicos importantes no se pierdan.
- Configure un filtro que archive automáticamente los mensajes antiguos.
- Actualice y revise sus filtros con regularidad para ver qué le funciona mejor.
- No oculte accidentalmente correos electrónicos importantes al usar demasiados filtros.
Mantenga su bandeja de entrada organizada con Proton
Proton Mail no solo ayuda con la organización del correo electrónico; también mantiene seguros sus datos al garantizar que nadie más que usted pueda acceder a sus mensajes privados. Esto se debe a que Proton Mail está cifrado de extremo a extremo, lo que significa que nunca tendrá que preocuparse de que escaneemos sus correos electrónicos y vendamos su información confidencial a terceros.
Los filtros ayudan a gestionar la sobrecarga de correo electrónico, ahorran tiempo y mejoran el flujo de comunicación, y usarlos no tiene por qué ser complicado. Con Proton Mail, configurar un nuevo filtro es fácil.
Aprender a usar los filtros es la forma más sencilla de recuperar el control de su bandeja de entrada y, con funciones adicionales como la cancelación de suscripción con un solo clic, la vista de boletines informativos y los alias de Hide-my-email, la organización de la bandeja de entrada de Proton Mail va mucho más allá.
Si está listo para tomar el control de su flujo de trabajo de correo electrónico y de su privacidad, regístrese hoy mismo para obtener un correo electrónico gratuito con Proton Mail.
