만약 귀하의 받은 편지함이 절대 읽지 않을 이메일로 가득 차 있다면, 찾고 있는 단 하나의 이메일을 찾는 것이 얼마나 어려운지 잘 알고 계실 것입니다. 눈을 피로하게 만들며 제목들을 파일로 분류해 훑어볼 때, 귀하는 엄습해 오는 두려움을 느낍니다. 모든 메시지를 삭제하여 문제를 간단히 끝낼 수도 있지만, 이는 나중에 후회로 남을 것입니다. 아무 생각 없이 구독 해지와 삭제를 반복하며 몇 시간을 보낼 수도 있지만, 이는 귀하의 소중한 근무 시간을 갉아먹을 뿐입니다.
더 쉬운 방법이 있습니다. 이메일 필터는 메일 관리를 간소화하고 받은 편지함을 정리해 주므로, 귀하는 시간을 절약하고 중요한 일에 집중할 수 있습니다(Foot Locker에서 보내는 대량 광고성 이메일을 자세히 읽는 대신에 말이죠). 하지만 이메일 필터는 정확히 어떻게 설정하고 받은 편지함을 더 효율적으로 관리할 수 있을까요?
이 글에서는 이메일 필터가 무엇인지, 어떻게 작동하는지, 그리고 이메일 필터를 효과적으로 사용하여 귀하의 이메일 조직 방식을 영구적으로 개선하는 방법을 알아봅니다.
이메일 필터란 무엇인가요?
이메일 필터는 귀하가 수신 이메일에 지정하여 받은 편지함을 자동으로 분류하는 라벨입니다. 이메일 필터는 이메일의 제목 줄이나 보낸 사람 주소를 스캔하거나 필터링하고, 특정 키워드 및 첨부 파일을 검색하여 작동합니다. 필터가 설정되면 귀하가 적용한 기준에 따라 이메일에 라벨이 지정되거나, 분류되거나, 삭제됩니다.
소규모 비즈니스를 운영하는 분들에게 이메일 필터는 특히 유용합니다. 잘 설계된 이메일 필터는 불필요한 혼란을 제거하고 중요한 이메일을 놓치지 않도록 방지하여 받은 편지함 조직을 쉽게 만들어 줍니다. 이메일 관리가 쉬워질 뿐만 아니라, 수동으로 처리해야 했던 반복적인 작업을 자동화하여 귀하와 귀하의 직원들의 시간을 절약해 줍니다. 이러한 습관은 귀하가 받은 편지함 비우기에 더 가까워지는 데도 도움이 됩니다.
이메일 스팸 필터는 스팸 메시지를 감지하는 데도 도움을 주어, 귀하가 피싱 피해자가 되거나 실수로 멀웨어를 다운로드할 위험을 줄여줍니다.
이메일 필터 작동 방식
이메일 필터는 귀하가 설정한 특정 기준에 따라 이메일을 스캔하여 작동합니다. 이러한 기준에는 보낸 사람 이름 또는 이메일 주소, 제목, 특정 키워드 등이 포함될 수 있습니다. 필터 기준을 설정하고 나면 메시지가 해당 기준을 충족할 때 Proton이 취할 작업을 선택할 수 있습니다. 예를 들어, 필터의 매개변수를 충족하는 이메일을 보관함으로 이동, 읽음으로 표시, 라벨 적용, 삭제, 중요로 표시 등의 작업을 필터 동작으로 설정할 수 있습니다.
귀하가 설정한 필터 외에도 Proton Mail의 스마트 스팸 필터는 스팸을 감지하며, 귀하가 “스팸으로 이동”을 클릭하거나 이메일을 안전함으로 표시할수록 스팸 이메일을 발견하는 방법을 학습합니다. Proton을 더 많이 사용할수록, 당사의 스마트 필터는 귀하의 행동에 기반하여 새로운 필터와 규칙을 생성하는 방법을 더 많이 학습하게 됩니다. 또한 신뢰됨 보낸 사람을 인증 허용 목록에 추가하거나 원치 않는 주소를 완전히 차단하여 이메일 스팸 필터가 차단할 항목과 통과시킬 항목을 정확히 알도록 설정할 수 있습니다.
필터로 이메일을 정리하는 방법
이메일을 완전히 정리하는 방법이 궁금하신가요? 뉴스레터, 수신, 고객 스레드, 내부 메모 등 이미 받은 편지함에 있는 카테고리를 기준으로 필터를 만드는 것부터 시작해 보세요. 여기에서 폴더와 색상별 라벨을 추가하여 필터링된 모든 메시지가 단순히 시야에서 사라지는 것이 아니라 유용한 위치로 분류되도록 하세요. 더 많은 아이디어를 보려면 받은 편지함을 정리하는 팁을 확인하고 그 상태를 유지해 보세요.
훌륭한 이메일 조직은 일회성 프로젝트가 아니라 지속적으로 관리해야 하는 시스템입니다. 필터 설정이 완료되면 받은 편지함 사용 습관이 바뀜에 따라 주기적으로 필터를 검토하고, Proton의 스팸 필터가 백그라운드에서 계속해서 힘든 일을 처리하도록 하세요.
Proton으로 사용자 지정 이메일 필터를 만드는 방법
Proton을 사용하면 두 가지 방식으로 필터를 생성하고 이메일 라벨을 쉽게 자동화할 수 있습니다. 첫 번째는 이메일 창에서 직접 라벨을 자동화하는 빠른 방법이며, 두 번째는 설정을 통해 특정 요구 사항과 키워드를 정의하여 사용자 지정 필터를 생성하는 더 세부적인 방법입니다.
이메일 창에서:
1. mail.proton.me에서 받은 편지함에 로그인합니다.
2. 이메일을 열고 평소와 같이 이동하거나 라벨을 지정합니다.
3. “항상 보낸 사람의 이메일 이동/항상 보낸 사람의 이메일에 라벨 지정” 상자를 선택하고 “이동” 또는 “라벨” 버튼을 선택하여 귀하의 필터 설정을 자동화하세요.
설정에서:
- mail.proton.me에서 귀하의 받은 편지함에 로그인하세요.
- 설정 → 모든 설정 → Proton Mail → 필터를 선택하세요
- 사용자 지정 필터 아래에서 “필터 추가”를 클릭하세요.
- 필터 이름을 지정하고 “다음”을 선택하세요.
- 필터를 활성화할 기준을 추가하세요. 특정 조건만 충족될 때 이메일을 필터링할지, 아니면 모든 요구 사항이 충족될 때 필터링할지 선택할 수 있습니다.
- 필터에 추가 텍스트나 키워드를 추가하려면 “삽입”을 클릭하세요.
- 복잡한 필터를 생성하려면 “조건 추가”를 선택하세요. 원하는 만큼 조건을 포함할 수 있습니다.
- 새 이메일 필터에 적용할 작업을 설정하려면 “다음”을 선택하세요.
받은 편지함을 정리하고 생산성을 높이기 위해 필터를 사용하는 방법
이메일 필터는 원치 않는 메시지가 받은 편지함에 들어오지 않도록 차단하고, 스팸을 차단하며, 효율적인 워크플로우를 위해 받은 편지함을 카테고리별로 구성할 수 있습니다. 필터를 설정할 때 이러한 팁과 권장 사항을 따르면 생산성 향상을 위해 가장 효율적인 받은 편지함을 만들 수 있습니다.
- 귀하의 비즈니스 이메일을 프로젝트, 보낸 사람, 업무 부서 또는 중요도에 따라 분류하세요.
- 시각적 인지도를 높이기 위해 색상별 라벨과 폴더를 사용하세요.
- 다시 확인해야 하는 이메일을 위한 “후속 조치” 폴더나 중요한 이메일을 분실하지 않도록 “나중에 답장” 폴더를 만드세요.
- 오래된 메시지를 자동으로 보관하는 필터를 설정하세요.
- 귀하에게 적합한 방식인지 확인하기 위해 필터를 정기적으로 업데이트하고 검토하세요.
- 너무 많은 필터를 사용하여 중요한 이메일을 실수로 숨기지 않도록 하세요.
Proton으로 받은 편지함을 정돈된 상태로 유지하세요
Proton Mail은 이메일 조직을 도울 뿐만 아니라, 귀하 외에는 아무도 귀하의 개인 메시지에 액세스할 수 없도록 보장하여 귀하의 데이터를 안전하게 지켜줍니다. 이는 Proton Mail이 종단간 암호화됨 기술을 사용하기 때문이며, 따라서 당사가 귀하의 이메일을 스캔하고 귀하의 민감한 정보를 제3자에게 판매할까 봐 걱정할 필요가 전혀 없습니다.
필터는 이메일 과부하를 관리하고, 시간을 절약하며, 커뮤니케이션 흐름을 개선해 줍니다. 그리고 필터를 사용하는 것은 복잡할 필요가 없습니다. Proton Mail을 사용하면 새 필터를 쉽게 설정할 수 있습니다.
필터 사용법을 배우는 것은 받은 편지함의 통제권을 되찾는 가장 간단한 방법이며, 원클릭 구독 해지, 뉴스레터 보기, Hide-my-email 별칭과 같은 추가 기능을 갖춘 Proton Mail의 받은 편지함 조직은 기대 그 이상의 가치를 제공합니다.
이메일 워크플로우와 귀하의 개인정보를 직접 관리할 준비가 되셨다면, 오늘 바로 Proton Mail의 무료 이메일에 가입하세요.
