如果您的收件匣充斥著永遠不會閱讀的電子郵件，您就會知道要找到心目中的那一封電子郵件有多困難。當您吃力地在一行行主旨中翻找時，那種恐懼感便油然而生。您當然可以藉由刪除所有訊息來一勞永逸，但這之後會讓您感到困擾。您也可以花上幾個小時漫無目的地取消訂閱和刪除，但這會耗費您工作日中寶貴的時間。
有一種更簡單的方法：電子郵件篩選器可以簡化您的信件往來，並整理您的收件匣，讓您能節省時間並專注於重要的事情（而不是埋頭處理 Foot Locker 發送的大量電子郵件）。但究竟要如何設定電子郵件篩選器並更妥善地管理您的收件匣呢？
在本文中，您將了解什麼是電子郵件篩選器、它們的運作方式，以及如何有效地使用它們來徹底改善您的電子郵件組織。
什麼是電子郵件篩選器？
電子郵件篩選器是您指派給內送電子郵件的標籤，用來自動整理您的收件匣。它們的運作方式是掃描或篩選電子郵件的主旨行或寄件者位址，並尋找特定的關鍵字和附件。一旦設定了篩選器，電子郵件就會根據您套用的條件，被加上標籤、分類或刪除。
對於經營小型企業的人來說，電子郵件篩選器特別有幫助。建立完善的電子郵件篩選器可透過移除不必要的雜亂內容並防止重要電子郵件被遺漏，來讓收件匣組織變得輕鬆簡單。它們不僅能讓電子郵件管理變得更容易，還能藉由自動化處理原本需要手動完成的重複性工作，為您和您的員工節省時間 — 這個習慣也有助於您更接近收件匣零殘留。
電子郵件垃圾郵件篩選器也有助於偵測垃圾郵件訊息，降低您成為網路釣魚受害者或意外下載惡意軟體的風險。
電子郵件篩選器如何運作
電子郵件篩選器的運作方式是掃描電子郵件，以尋找您設定的特定條件。這些條件可包括寄件者名稱或電子郵件地址、主旨、特定關鍵字等。設定好篩選器條件後，您可以選取當訊息符合該條件時 Proton 要採取的動作。例如，您可以將篩選動作設定為封存符合篩選參數的電子郵件、標記為已讀、套用標籤、刪除、標記為重要等。
除了您設定的篩選器之外，當您點擊越多次「移至垃圾郵件」或將電子郵件標記為安全，Proton Mail 的智慧型垃圾郵件篩選器就會越懂得如何偵測垃圾郵件並學會如何識別垃圾電子郵件。您使用 Proton 的次數越多，我們的智慧型篩選器就越能學會如何根據您的動作建立新的篩選器和規則。您也可以將信任的寄件者設為白名單，或直接封鎖不想要的位址，這樣一來，您的電子郵件垃圾郵件篩選器就能確切知道要攔截什麼以及要放行什麼。
如何使用篩選器組織電子郵件
想知道如何徹底組織電子郵件嗎？首先，您可以針對收件匣中現有的類別建立篩選器：電子報、回條、客戶的討論串、內部備忘錄。接著，加入資料夾和以色彩區分的標籤，好讓每封篩選後的訊息都能被歸類到實用的地方，而不僅僅是消失在眼前。如需更多構想，請查看這些清理收件匣的祕訣並保持其整潔。
良好的電子郵件組織是一個持續運行的系統，而不是一次性的工作。設定好篩選器後，隨著您收件匣使用習慣的改變，定期重新檢視它們，並讓 Proton 的垃圾郵件篩選器繼續在背景處理繁重的工作。
如何使用 Proton 建立自訂電子郵件篩選器
您可以透過兩種方式，使用 Proton 輕鬆建立篩選器並自動套用您的電子郵件標籤。第一種是在電子郵件視窗中直接自動套用標籤的快速方法，第二種是透過設定建立自訂篩選器的更深入方法，您可以在其中設定特定要求和關鍵字。
從您的電子郵件視窗：
1. 登入您在 mail.proton.me 的收件匣。
2. 開啟一封電子郵件，然後像往常一樣移動它或為其加上標籤。
3. 勾選「一律移動寄件者的電子郵件/一律為寄件者的電子郵件加上標籤」方塊，然後選取「移動」或「標籤」按鈕以自動化您的篩選器偏好設定。
從您的設定：
- 登入您在 mail.proton.me 的收件匣。
- 選取設定 → 所有設定 → Proton Mail → 篩選器
- 在「自訂篩選器」下方，點擊「新增篩選器」。
- 為您的篩選器命名，然後選取「下一步」。
- 新增您想要用來啟用篩選器的條件。您可以選擇僅在滿足特定條件時篩選電子郵件，或在滿足所有要求時進行篩選。
- 點擊「插入」以在篩選器中新增其他文字或關鍵字。
- 選取「新增條件」以建立複雜的篩選器。您可以根據需要加入任意數量的條件。
- 選取「下一步」以設定將套用至您新電子郵件篩選器的動作。
如何使用篩選器組織您的收件匣並提高工作效率
電子郵件篩選器可以將不想要的訊息阻擋在您的收件匣之外、封鎖垃圾郵件，並將您的收件匣分類，以實現更高效的工作流程。設定篩選器時，您可以遵循這些祕訣和最佳做法來打造最精簡的收件匣，以提高工作效率。
- 按專案、寄件者、工作部門或優先順序對您的商務電子郵件進行分類。
- 使用以色彩區分的標籤和資料夾來獲得更好的視覺提示。
- 為您需要稍後跟進的電子郵件建立「跟進」資料夾，或建立「稍後回覆」資料夾，以免重要郵件遺失。
- 設定一個能自動封存舊訊息的篩選器。
- 定期更新和審視您的篩選器，看看哪些最適合您。
- 避免因使用過多篩選器而不小心隱藏了重要的電子郵件。
使用 Proton 讓您的收件匣井然有序
Proton Mail 不僅有助於電子郵件組織，還能確保除了您自己以外，任何人都無法存取您的私有訊息，從而確保您的數據安全。這是因為 Proton Mail 是端對端加密的，這意味著您永遠不必擔心我們會掃描您的電子郵件並將您的敏感資訊出售給第三方。
篩選器有助於管理大量的電子郵件、節省時間並改善溝通流程，而且使用它們並不需要很複雜。有了 Proton Mail，設定新篩選器就變得非常簡單。
學習如何使用篩選器是重新掌控收件匣最簡單的方法，加上一鍵取消訂閱、電子報檢視和 Hide-my-email 別名等附加功能，Proton Mail 的收件匣組織功能更是超越以往。
如果您準備好掌控您的電子郵件工作流程和您的隱私，請立即註冊 Proton Mail 的免費電子郵件。
