Se a sua caixa de entrada estiver cheia de e-mails que nunca irá ler, então sabe como pode ser difícil encontrar o e-mail específico que procura. À medida que percorre as linhas de assunto, forçando a vista, reconhece aquele sentimento de pavor. Poderia simplesmente acabar com o problema eliminando todas as suas mensagens, mas isso iria assombrá-lo mais tarde. Poderia passar horas a cancelar subscrições e a eliminar sem pensar, mas isso consumiria horas valiosas do seu dia de trabalho.
Existe um caminho mais fácil: os filtros de e-mail otimizam a sua correspondência, organizando a sua caixa de entrada para que poupe tempo e se possa concentrar no que importa (em vez de analisar exaustivamente e-mails em massa da Foot Locker). Mas como é que configura exatamente um filtro de e-mail e gere melhor a sua caixa de entrada?
Neste artigo, irá aprender o que são os filtros de e-mail, como funcionam e como usá-los eficazmente para melhorar a sua organização de e-mail de vez.
O que são filtros de e-mail?
Os filtros de e-mail são etiquetas que atribui aos e-mails recebidos para ordenar automaticamente a sua caixa de entrada. Funcionam ao digitalizar, ou filtrar, a linha de assunto ou o endereço de remetente de um e-mail, e ao procurar palavras-chave e anexos específicos. Assim que um filtro é configurado, os e-mails são etiquetados, ordenados ou eliminados com base nos critérios que aplicou.
Para quem gere um pequeno negócio, os filtros de e-mail são especialmente úteis. Um filtro de e-mail bem concebido facilita a organização da caixa de entrada ao remover a desordem desnecessária e ao evitar que e-mails importantes passem despercebidos. Não só facilitam a gestão de e-mails, como também poupam tempo a si e aos seus colaboradores ao automatizarem tarefas repetitivas que teria de fazer manualmente — um hábito que também ajuda a aproximar-se do inbox zero.
Os filtros de spam de e-mail também ajudam a detetar mensagens de spam, reduzindo o seu risco de se tornar uma vítima de phishing ou de transferir malware acidentalmente.
Como funcionam os filtros de e-mail
Os filtros de e-mail funcionam ao digitalizar um e-mail em busca de determinados critérios que tenha definido. Estes critérios podem incluir o nome do remetente ou o endereço de e-mail, o assunto, palavras-chave específicas e muito mais. Depois de definir os critérios para o seu filtro, pode selecionar que ação a Proton realiza quando uma mensagem cumpre esses critérios. Por exemplo, pode definir a ação do filtro para arquivar e-mails que cumpram os parâmetros do filtro, marcar como lidos, aplicar uma etiqueta, eliminar, marcar como importantes e muito mais.
Além dos filtros que definir, os filtros inteligentes de spam do Proton Mail detetam spam e aprendem a identificar e-mails de spam quanto mais clicar em “Mover para o spam” ou marcar os seus e-mails como seguros. Quanto mais utilizar a Proton, mais os nossos filtros inteligentes aprendem a criar novos filtros e regras com base nas suas ações. Também pode adicionar remetentes de confiança à lista branca ou bloquear endereços indesejados de imediato para que os seus filtros de spam saibam exatamente o que capturar e o que deixar passar.
Como organizar e-mails com filtros
Pergunta-se como organizar o e-mail de uma vez por todas? Comece por criar filtros em torno das categorias que já existem na sua caixa de entrada: newsletters, recibos, tópicos de clientes, memorandos internos. A partir daí, adicione pastas e etiquetas codificadas por cores para que cada mensagem filtrada vá para um local útil, em vez de ficar apenas fora de vista. Para obter mais ideias, consulte estas dicas para organizar a sua caixa de entrada e mantê-la assim.
Uma boa organização do e-mail é um sistema contínuo, não um projeto único. Assim que os seus filtros estiverem configurados, reveja-os periodicamente à medida que os seus hábitos na caixa de entrada mudam, e deixe os filtros de spam da Proton continuar a fazer o trabalho pesado em segundo plano.
Como criar filtros de e-mail personalizados com a Proton
Pode criar um filtro e automatizar facilmente as suas etiquetas de e-mail com a Proton de duas formas. A primeira é uma forma rápida de automatizar etiquetas diretamente a partir da janela de e-mail, e a segunda é uma forma mais aprofundada de criar filtros personalizados através das suas definições, onde pode definir requisitos e palavras-chave específicas.
A partir da sua janela de e-mail:
1. Inicie sessão na sua caixa de entrada em mail.proton.me.
2. Abra um e-mail e, de seguida, mova-o ou etiquete-o como habitualmente.
3. Marque a caixa que diz “Mover sempre os e-mails do remetente/Etiquetar sempre os e-mails do remetente” e selecione o botão “Mover” ou “Etiquetar” para automatizar as suas preferências de filtro.
A partir das suas definições:
- Inicie sessão na sua caixa de entrada em mail.proton.me.
- Selecione Definições → Todas as definições → Proton Mail → Filtros
- Em Filtros personalizados, clique em “Adicionar filtro”.
- Dê um nome ao seu filtro e selecione “Seguinte”.
- Adicione os critérios que pretende que ativem o filtro. Pode optar por filtrar e-mails quando apenas determinadas condições forem cumpridas, ou quando todos os requisitos forem cumpridos.
- Clique em “Inserir” para adicionar texto ou palavras-chave adicionais ao seu filtro.
- Selecione “Adicionar condição” para criar um filtro complexo. Pode incluir tantas condições quantas desejar.
- Selecione “Seguinte” para definir as ações que se aplicarão ao seu novo filtro de e-mail.
Como usar filtros para organizar a sua caixa de entrada e aumentar a produtividade
Os filtros de e-mail podem manter mensagens indesejadas fora da sua caixa de entrada, bloquear spam e organizar a sua caixa de entrada em categorias para um fluxo de trabalho mais eficiente. Ao configurar os seus filtros, pode seguir estas dicas e melhores práticas para criar uma caixa de entrada mais otimizada para aumentar a produtividade.
- Categorize os seus e-mails profissionais por projeto, remetente, departamento de trabalho ou prioridade.
- Utilize etiquetas e pastas codificadas por cores para uma melhor perceção visual.
- Crie pastas de “Acompanhamento” para e-mails que precise de rever mais tarde, ou pastas de “Responder mais tarde” para que os e-mails importantes não se percam.
- Configure um filtro que arquive automaticamente as mensagens antigas.
- Atualize e reveja os seus filtros regularmente para ver o que funciona melhor para si.
- Não oculte e-mails importantes acidentalmente ao utilizar demasiados filtros.
Mantenha a sua caixa de entrada organizada com a Proton
O Proton Mail não ajuda apenas na organização do e-mail; também mantém os seus dados seguros ao garantir que as suas mensagens privadas não estão acessíveis a ninguém exceto a si. Isto porque o Proton Mail é encriptado de ponto a ponto, o que significa que nunca terá de se preocupar com a possibilidade de digitalizarmos os seus e-mails e vendermos as suas informações confidenciais a terceiros.
Os filtros ajudam a gerir o excesso de e-mails, a poupar tempo e a melhorar o fluxo de comunicação — e utilizá-los não tem de ser complicado. Com o Proton Mail, configurar um novo filtro é fácil.
Aprender a usar filtros é a forma mais simples de recuperar o controlo da sua caixa de entrada, e com funcionalidades adicionais como cancelar a subscrição com um clique, a vista de Newsletters e aliases Hide-my-email, a organização da caixa de entrada do Proton Mail vai muito mais além.
Se está pronto para assumir o controlo do seu fluxo de trabalho de e-mail — e da sua privacidade —, registe-se para obter um e-mail gratuito com o Proton Mail hoje mesmo.
