Pokud je vaše doručená pošta plná e-mailů, které si nikdy nepřečtete, pak víte, jak těžké může být najít ten jeden e-mail, který právě hledáte. Když se probíráte předměty zpráv a namáháte si oči, jistě ten pocit hrůzy poznáváte. Problém byste mohli jednoduše vyřešit smazáním všech svých zpráv, ale to by vás později mrzelo. Mohli byste strávit hodiny bezmyšlenkovitým rušením předplatného a mazáním, což by vás však připravilo o drahocenné hodiny vašeho pracovního dne.
Existuje snazší způsob: E-mailové filtry zjednodušují vaši korespondenci a organizují vaši doručenou poštu tak, abyste ušetřili čas a mohli se soustředit na to, co je důležité (místo pročítání hromadných e-mailů od Foot Lockeru). Jak ale přesně nastavit e-mailový filtr a lépe spravovat svou doručenou poštu?
V tomto článku se dozvíte, co jsou e-mailové filtry, jak fungují a jak je efektivně využívat, abyste natrvalo zlepšili svou organizaci e-mailů.
Co jsou e-mailové filtry?
E-mailové filtry jsou štítky, které přiřazujete příchozím e-mailům za účelem automatického třídění doručené pošty. Fungují tak, že skenují neboli filtrují předmět e-mailu nebo adresu odesílatele a vyhledávají konkrétní klíčová slova a přílohy. Jakmile je filtr nastaven, e-maily jsou označeny štítkem, roztříděny nebo smazány na základě kritérií, která jste použili.
Pro ty, kteří provozují malou firmu, jsou e-mailové filtry obzvláště užitečné. Dobře navržený e-mailový filtr usnadňuje organizaci doručené pošty tím, že odstraňuje zbytečný chaos a zabraňuje tomu, aby důležité e-maily zapadly. Nejenže usnadňují správu e-mailů, ale šetří čas vám i vašim zaměstnancům tím, že automatizují opakující se úkoly, které byste jinak museli dělat ručně – což je návyk, který vám také pomůže přiblížit se k cíli inbox zero.
E-mailové filtry spamu také pomáhají detekovat spamové zprávy, čímž snižují riziko, že se stanete obětí phishingu nebo že omylem stáhnete malware.
Jak fungují e-mailové filtry
E-mailové filtry fungují tak, že skenují e-mail na základě určitých kritérií, která jste nastavili. Tato kritéria mohou zahrnovat jméno odesílatele nebo e-mailovou adresu, předmět, konkrétní klíčová slova a další. Jakmile nastavíte kritéria pro svůj filtr, můžete vybrat, jakou akci má Proton provést, když zpráva tato kritéria splňuje. Můžete například nastavit akci filtru tak, aby archivovala e-maily splňující parametry filtru, označila je jako přečtené, použila štítek, smazala je, označila jako důležité a podobně.
Kromě filtrů, které si sami nastavíte, detekují chytré filtry spamu služby Proton Mail spam a učí se rozpoznávat spamové e-maily tím více, čím častěji kliknete na „Přesunout do spamu“ nebo označíte své e-maily jako bezpečné. Čím více Proton používáte, tím více se naše chytré filtry učí vytvářet nové filtry a pravidla na základě vašich akcí. Můžete také přidat na seznam povolených důvěryhodné odesílatele nebo zcela zablokovat nežádoucí adresy, aby vaše e-mailové filtry spamu přesně věděly, co zachytit a co propustit.
Jak organizovat e-maily pomocí filtrů
Přemýšlíte, jak jednou provždy uspořádat své e-maily? Začněte vytvářením filtrů kolem kategorií, které již ve vaší doručené poště existují: newslettery, potvrzení, klientská vlákna, interní memoranda. Odtud můžete vrstvit složky a barevně odlišené štítky, aby každá filtrovaná zpráva skončila na užitečném místě, a ne jen mimo dohled. Pro další nápady se podívejte na tyto tipy, jak uklidit doručenou poštu a udržet ji v tomto stavu.
Dobrá organizace e-mailů je nepřetržitý systém, nikoli jednorázový projekt. Jakmile jsou vaše filtry nastaveny, pravidelně se k nim vracejte, jak se mění vaše zvyklosti v doručené poště, a nechte filtry spamu od Protonu, aby dál dělaly těžkou práci na pozadí.
Jak vytvořit vlastní e-mailové filtry s Protonem
S Protonem můžete vytvořit filtr a snadno automatizovat své e-mailové štítky dvěma způsoby. První je rychlý způsob, jak automatizovat štítky přímo z e-mailového okna, a druhý představuje podrobnější způsob vytvoření vlastních filtrů prostřednictvím nastavení, kde můžete nastavit konkrétní požadavky a klíčová slova.
Z e-mailového okna:
1. Přihlaste se do své doručené pošty na mail.proton.me.
2. Otevřete e-mail a poté jej přesuňte nebo označte štítkem jako obvykle.
3. Zaškrtněte políčko „Vždy přesunout e-maily odesílatele / Vždy označit e-maily odesílatele štítkem“ a vyberte tlačítko „Přesunout“ nebo „Štítek“ pro automatizaci předvoleb filtrů.
Z nastavení:
- Přihlaste se do své doručené pošty na mail.proton.me.
- Vyberte Nastavení → Všechna nastavení → Proton Mail → Filtry
- V části Vlastní filtry klikněte na „Přidat filtr“.
- Pojmenujte svůj filtr a vyberte „Další“.
- Přidejte kritéria, kterými chcete filtr aktivovat. Můžete se rozhodnout filtrovat e-maily, pouze pokud jsou splněny určité podmínky, nebo pokud jsou splněny všechny požadavky.
- Klikněte na „Vložit“ pro přidání dalšího textu nebo klíčových slov do svého filtru.
- Vyberte „Přidat podmínku“ pro vytvoření složitého filtru. Můžete zahrnout tolik podmínek, kolik chcete.
- Vyberte „Další“ pro nastavení akcí, které se použijí na váš nový e-mailový filtr.
Jak používat filtry k organizaci doručené pošty a zvýšení produktivity
E-mailové filtry dokážou udržet nežádoucí zprávy mimo vaši doručenou poštu, blokovat spam a organizovat vaši doručenou poštu do kategorií pro efektivnější pracovní postupy. Při nastavování filtrů můžete postupovat podle těchto tipů a osvědčených postupů a vytvořit tak co nejefektivnější doručenou poštu pro zvýšení produktivity.
- Rozčleňte své firemní e-maily do kategorií podle projektů, odesílatelů, pracovních oddělení nebo priorit.
- Používejte barevně odlišené štítky a složky pro lepší vizuální přehled.
- Vytvořte si složky „K vyřízení“ pro e-maily, ke kterým se musíte vrátit, nebo složky „Odpovědět později“, aby se důležité e-maily neztratily.
- Nastavte si filtr, který automaticky archivuje staré zprávy.
- Své filtry pravidelně aktualizujte a kontrolujte, abyste zjistili, co vám nejlépe vyhovuje.
- Neskryjte si omylem důležité e-maily použitím příliš mnoha filtrů.
Udržujte si pořádek v doručené poště s Protonem
Proton Mail nepomáhá pouze s organizací e-mailů; udržuje také vaše data v bezpečí tím, že zajišťuje, aby vaše soukromé zprávy nebyly přístupné nikomu jinému než vám. Je to proto, že Proton Mail je koncově šifrovaný, což znamená, že se nikdy nebudete muset obávat, že bychom skenovali vaše e-maily a prodávali vaše citlivé informace třetím stranám.
Filtry pomáhají spravovat zahlcení e-maily, šetří čas a zlepšují tok komunikace – a jejich používání nemusí být složité. S Proton Mail je nastavení nového filtru snadné.
Naučit se používat filtry je nejjednodušší způsob, jak znovu získat kontrolu nad svou doručenou poštou, a díky dalším funkcím, jako je zrušení předplatného jedním kliknutím, zobrazení Newslettery a aliasy Hide-my-email, jde organizace doručené pošty v Proton Mail ještě mnohem dál.
Pokud jste připraveni převzít kontrolu nad svými e-mailovými pracovními postupy – a svým soukromím –, zaregistrujte se k bezplatnému e-mailu u Proton Mail ještě dnes.
