Verkossa olevat tietonne ovat uskomattoman arvokkaita, erityisesti Googlen kaltaisille yrityksille, jotka käyttävät niitä rahan ansaitsemiseen mainoksilla. Tämä sekä Googlen lukuisat yksityisyyden loukkaukset ovat saaneet monet kyseenalaistamaan tietojensa turvallisuuden ja etsimään vaihtoehtoja Googlelle.

Google Docsilla on yli miljardi(uusi ikkuna) aktiivista kuukausittaista käyttäjää, mikä tekee siitä yhden suosituimmista tuottavuustyökaluista, erityisesti kun yhä useammat ihmiset tekevät etätöitä.

On kuitenkin monia syitä, miksi Google Docs ei välttämättä ole kaikkein turvallisin tai yksityisin paikka tiedoillenne. Google ei käytä päästä päähän -salausta, mikä tarkoittaa, että yrityksellä on pääsy tietoihinne, ja ne voivat paljastua tietomurrossa.

Jos käsittelette arkaluonteisia yritystietoja, tämä yksityisyyden suojan puute voi olla todellinen huolenaihe. Tiimeille, jotka haluavat pitää tietonsa turvassa, kannattaa tutkia pilvitallennusvaihtoehtoja, jotka tarjoavat sisäänrakennetun päästä päähän -salauksen.

Tutustu Proton Drive for Businessiin

Tässä artikkelissa tarkastellaan Google Docsin turvallisuutta ja monia huolestuttavia yksityisyyteen liittyviä ongelmia. Tarjoamme myös vinkkejä Google Docsin turvallisuuden parantamiseksi sekä vaihtoehtoja, joita kokeilla sen sijaan.

Google Docs on verkkopohjainen sovellus, jonka avulla käyttäjät voivat luoda, muokata ja tallentaa asiakirjoja pilveen. Sen keskeisiin ominaisuuksiin kuuluvat reaaliaikainen yhteismuokkaus, automaattinen tallennus ja helppo jakaminen.

Voitte käyttää asiakirjojanne millä tahansa laitteella, jossa on internet-yhteys, tarkastella versiohistoriaa sisältömuutosten seuraamiseksi ja palauttamiseksi, ehdottaa muutoksia tiedostoon tarkistusta varten ja työskennellä asiakirjojen parissa yhteydettömässä tilassa. Google Docs on joustava ja helppokäyttöinen, erityisesti koska se on ilmainen. Mutta ”ilmainen” tarkoittaa vain sitä, että maksatte muilla tavoin.

Kuinka turvallinen Google Docs on?

Googlella ei ole ollut julkisesti raportoituja tietomurtoja vuoden 2018 jälkeen, jolloin Google+-sovellusliittymän (API) vika paljasti yli 50 miljoonan käyttäjän yksityiset tiedot(uusi ikkuna). Sen suojausominaisuudet eivät kuitenkaan ole täysin aukottomat.

Salaus

Google Docs käyttää AES-256-salausta(uusi ikkuna) tietojenne suojaamiseen siirron aikana, tallennettuna, Googlen palvelimilla ja varmuuskopioinnin aikana. Kaikki käyttäjän laitteen ja Googlen palvelimien välillä siirrettävät tiedot on salattu(uusi ikkuna).

Jos hakkeri pääsee käsiksi tietoihinne niiden siirron aikana, hän ei pysty lukemaan niitä salauksen ansiosta. Google voi kuitenkin nähdä kaiken, mitä teette, koska se ei käytä päästä päähän -salausta, joten tietonne ovat alttiimpia Googlen palvelimiin kohdistuville tietomurroille.

Tilin suojaus

Google-tilit tukevat kaksivaiheista tunnistautumista (2FA) ja pääsyavaimia, mikä vaikeuttaa luvatonta pääsyä. 2FA lisää toisen vahvistustavan(uusi ikkuna), kuten koodin lähettämisen todennussovellukseen, kun taas pääsyavaimilla voitte kirjautua sisään Google-tilillenne sormenjäljellä, kasvonskannauksella tai laitteen näytön lukituksella, kuten PIN-koodilla.

Käyttöoikeuksien hallinta

Oletuksena Google Drive -asiakirjanne on asetettu yksityisiksi. Omistajana voitte määrittää käyttöoikeusasetukset ja valita, ketkä voivat tarkastella, kommentoida tai muokata asiakirjojanne, kuten yksittäiset käyttäjät, ryhmät tai kuka tahansa luomalla jaettavia linkkejä. On myös mahdollista nähdä, ketkä ovat käyttäneet asiakirjoja ja mitä muutoksia niihin on tehty, sekä asettaa vanhentumispäiviä, jos teillä on koulu- tai työtili.

Haittaohjelmasuojaus

Google käsittelee sisältönne automaattisesti roskapostin suodatuksen, virustunnistuksen ja haittaohjelmasuojauksen tarjoamiseksi. Jos jokin asiakirja on epäilyttävä, Google näyttää varoituksen Drivessa, myös muille, joiden kanssa olette saattaneet jakaa tiedoston, ja ilmoittaa teille siitä myös sähköpostitse.

Suojaako Google Docs yksityisyyttänne?

Google käyttää usein harhaanjohtavia yksityisyysväitteitä ja sopii mieluummin miljardien dollarien oikeusjutut kuin kohtaa perusteellisen tarkastelun.

Esimerkiksi Google sopi 93 miljoonan dollarin oikeusjutun vuonna 2023, kun se harhaanjohti(uusi ikkuna) käyttäjiä jatkamalla heidän sijaintitietojensa seurantaa senkin jälkeen, kun he olivat ottaneet sijaintihistorian pois käytöstä laitteissaan. Vuonna 2020 Google kohtasi 5 miljardin dollarin ryhmäkanteen käyttäjätietojen keräämisestä käytettäessä Google Chromen incognito-selaustilaa, jonka se myös sopi.

Kun otetaan huomioon yrityksen historia yksityisyysasioissa, on hyödyllistä tutkia, miten Google kerää ja käyttää Google Docs -tiedostojenne sisältöä.

Tiedonkeruu

Sen tietosuojakäytännön(uusi ikkuna) mukaan Google kerää luomaanne, lähettämäänne tai muiden kanssa jakamaanne sisältöä – mukaan lukien kaiken Google-asiakirjoissanne.

Google käsittelee sisältöänne Google Docsissa(uusi ikkuna) erityisesti etsiessään roskapostia ja haittaohjelmia, sekä jotta voitte hakea asiakirjoistanne. Ja joka kerta, kun teette haun, Google tallentaa myös hakukyselynne. Yritys voi yhdistää nämä tiedot muihin keräämiinsä tietoihin, kuten sijaintiinne, nimeenne ja puhelinnumeroonne.

Mainonta

Google ei käytä Google Docsiin tallentamaanne sisältöä mainontaan. Yrityksen mukaan(uusi ikkuna) se ei jaa henkilötietojanne mainostajille, ellette pyydä sitä tekemään niin, kuten valitsemalla soittopainikkeen soittaaksenne kauppaan suoraan selaimestanne.

Tekoälyn koulutus

Googlen tietosuojakäytännössä(uusi ikkuna) ei ole mitään, mikä estäisi yritystä käyttämästä luomaanne, lähettämäänne tai vastaanottamaanne sisältöä (mukaan lukien Google Docsia) ja julkisesti saatavilla olevia tietoja tekoälymalliensa kouluttamiseen. Jos haluatte olla täysin varmoja siitä, ettei tietojanne syötetä Googlen koulutusmalleihin, ainoa ratkaisu on lopettaa Googlen palveluiden käyttö.

Kolmansien osapuolten pääsy

Kuten minkä tahansa muun sovelluksen kohdalla, Google Docsin integrointi kolmansien osapuolten lisäosiin herättää huolta, sillä niiden tietosuojakäytännöt voivat poiketa Googlen käytännöistä. Esimerkiksi kolmannen osapuolen lisäosa voi nähdä henkilötietonne ja käyttää niitä analytiikkaan tai mainosten näyttämiseen. Se voi myös paljastaa tietonne kolmansille osapuolille(uusi ikkuna).

Miten parantaa Google Docsin turvallisuutta

Useimmat tietoturvaongelmat johtuvat siitä, etteivät käyttäjät ole tarpeeksi varovaisia Google-tiliensä kanssa, kuten siitä, etteivät he kirjaudu ulos käyttäessään yhteiskäyttöistä tietokonetta. Tutustukaa seuraaviin vinkkeihin pysyäksenne turvassa käyttäessänne Google Docsia:

1. Suojatkaa Google-tilinne

Suojatkaa Google-tilinne vahvalla salasanalla estääksenne hakkereita purkamasta sen salausta tietomurrossa. Teidän tulisi myös ottaa käyttöön kaksivaiheinen tunnistautuminen (2FA) lisätäksenne toisen suojauskerroksen siltä varalta, että joku saa selville salasananne. Pääsyavaimen määrittäminen tarjoaa vielä paremman suojan.

Proton Pass on turvallinen salasananhallinta, joka tarjoaa satunnaisen salasanageneraattorin, tunnistussovelluksen 2FA-vahvistusta varten sekä tuen pääsyavaimille, joten voitte käyttää sitä Google-tilinne suojauksen parantamiseen.

2. Olkaa tarkkoina Google-tilinne kanssa

Googlen tiedetään poistavan tilejä käytöstä(uusi ikkuna), jos sen havaitaan rikkoneen Docsin tai minkä tahansa muun Google-tuotteen palveluehtoja(uusi ikkuna). Joten esimerkiksi jos rikotte sääntöä YouTubessa, saatatte menettää myös pääsyn asiakirjoihinne, sähköposteihinne tai mihin tahansa muuhun Googlen palveluun. Joskus yrityksen automaattiset järjestelmät voivat merkitä teidät virheellisesti(uusi ikkuna).

3. Hallitkaa sitä, kuka voi käyttää asiakirjojanne

Välttäkää asiakirjojen jakamista ”Kuka tahansa internetissä” -asetuksella, ellette hyväksy sitä, että niistä tulee julkisesti saatavilla olevia tietoja. Kun jaatte asiakirjoja, käyttäkää rajoitettuja jakamisvaihtoehtoja tietyille henkilöille laajojen käyttöoikeustasojen sijaan. Lisäksi voitte tarkistaa tapahtumien hallintapaneelista, kuka on käyttänyt asiakirjojanne ja milloin.

4. Tarkistakaa kolmansien osapuolten lisäosien käyttöoikeudet

Ennen kuin asennatte kolmannen osapuolen lisäosan Google Marketplacesta, tarkistakaa Käyttöoikeudet-välilehdeltä, mitä tietoja se kerää ja miten se käsittelee niitä. Voitte myös tutustua sen tietosuojakäytäntöön ja tarkistaa, onko sovellus riippumattomasti auditoitu.

5. Salatkaa asiakirjanne

Googlen työ- tai koulutilit(uusi ikkuna) voivat luoda uusia salattuja asiakirjoja ja salata asiakirjoja ennen niiden lähettämistä, jos ylläpitäjä on ottanut käyttöön asiakaspuolen salauksen. On myös mahdollista tehdä yhteistyötä salattujen asiakirjojen parissa. Ilmaiset Google-tilit eivät kuitenkaan voi käyttää tätä salausominaisuutta. On paljon helpompaa käyttää palvelua, joka tallentaa asiakirjat oletuksena päästä päähän -salausta käyttäen, kuten Proton Drivea.

Hanki Proton Drive for Business

6. Varmuuskopioikaa tärkeät asiakirjanne

Vuonna 2023 monet raportoivat(uusi ikkuna) huomattavista tietojen menetyksistä Google Drivessa, mikä korostaa tarvetta varmuuskopioida tärkeät tiedostot. Onneksi yritys tekee Google-tietojenne lataamisesta ja varmuuskopioinnista tai siirtämisestä toiseen pilvitallennuspalveluun helppoa – voitte myös tuoda Google Drive -tiedostoja Proton Driveen.

Suojatkaa tietonne Proton Docsin avulla

Proton Drive tarjoaa Docsin, turvallisen Google Docs -vaihtoehdon pilvitallennukseen ja yhteistyöhön. Se tarjoaa päästä päähän -salauksen, joka varmistaa, ettei kukaan voi nähdä yksityisiä tietojanne – ei edes Proton. Kaikki tiedostot salataan automaattisesti ennen niiden lähettämistä.

Proton Docs yhteistyötyökaluilla

Voitte jakaa asiakirjoja kenen tahansa kanssa (jopa sellaisten henkilöiden, joilla ei ole Proton-tiliä), hallita käyttöoikeuksia (kuten katselu- ja muokkausoikeuksia) ja suojata julkisia linkkejä salasanoilla.

Proton Docs on sisäänrakennettu Proton Driveen ja se on kaikille maksuton – rekisteröitykää vain maksutonta Proton-tiliä varten.

Tutustukaa Proton Docsiin

Jos teillä on jo Proton-tili, voitte käyttää Proton Docsia(uusi ikkuna) heti – valitkaa vain Uusi asiakirja.

Google vakoilee tietojanne – Proton puolustaa niitä

Google-palveluista luopuminen, eli deGooglaaminen, tarkoittaa sellaisen palveluntarjoajan löytämistä, jolle voitte uskoa tietonne, jotta teidän ei tarvitse murehtia yksityisyyden loukkauksista. Miljoonat ihmiset ympäri maailmaa uskovat yksityisyytensä internetissä Protonin haltuun, mukaan lukien toimittajat ja aktivistit.

Irrota elämänne Googlesta 1 dollarilla

Toisin kuin Google, Proton ei käytä tietojanne rahan ansaitsemiseen – toimintaamme rahoittaa yksinomaan tilaajayhteisömme, ja olemme ensisijaisesti voittoa tavoittelemattoman säätiön omistuksessa, joka keskittyy edistämään kaikkien verkkoyksityisyyttä. Lisäksi toimimme tiukkojen Sveitsin yksityisyyslakien alaisuudessa. Kaikki sovelluksemme ovat avointa lähdekoodia ja riippumattomasti auditoituja.

Rekisteröityminen Proton-tilille tarkoittaa pääsyä salattuun ekosysteemiin, joka on suunniteltu suojaamaan kaikkia tietojanne, mukaan lukien pilvitallennusta, salasanoja, internetyhteyttä(uusi ikkuna), sähköpostia ja kalenteria.

Usein kysytyt kysymykset

Miten tehdä Google Docsista turvallinen?

Voitte parantaa yksityisyyttänne ja turvallisuuttanne käyttäessänne Google Docsia käyttämällä vahvoja salasanoja sekä 2FA:ta tai pääsyavaimia Google-tilillänne. Teidän tulisi myös hallita sitä, kuka voi käyttää asiakirjojanne, tarkistaa ulkopuolisten tahojen lisäosien käyttöoikeudet ja salata asiakirjanne ennen niiden lähettämistä Google Driveen.

Mitkä ovat kolme Google Docsin haittapuolta?

Suukin huoli Google Docsin kohdalla on se, että Google voi nähdä asiakirjanne, koska se ei käytä päästä päähän -salausta. Voitte myös menettää pääsyn tilillenne, jos Google epäilee teidän rikkoneen sen palveluehtoja, mikä tarkoittaa tärkeiden asiakirjojen menettämistä, jos ette ole varmuuskopioineet niitä muualle. Lisäksi mikään Googlen käytännöissä ei estä sitä käyttämästä asiakirjojanne vapaasti tekoälymallien kouluttamiseen ilman suostumustanne.

Onko turvallista säilyttää salasanoja Google Docsissa?

Google ei käytä päästä päähän -salausta, joten yritys ja sen työntekijät voivat nähdä salasananne. Jos käytätte ulkopuolisten tahojen lisäosia Google Driven kanssa, nekin voivat nähdä salasananne. Lisäksi Google voi poistaa tilinne käytöstä, jos se katsoo teidän rikkoneen sen palveluehtoja käyttäessänne mitä tahansa sen tuotteista. Asiaan liittyy myös muita riskejä, kuten se, että joku katsoo olkanne yli julkisella paikalla ja ottaa kuvan näytöstänne. Tai voitte joutua leikepöydän kaappaushyökkäysten uhriksi. Salasananhallinta, kuten Proton Pass, on kätevämpi salasanojen säilyttämiseen. Proton Pass käyttää päästä päähän -salausta varmistaakseen, ettei kukaan voi nähdä salasanojanne.

Onko Google Docs turvallinen potilastiedoille?

Google Workspace on HIPAA-yhteensopiva, joten terveydenhuollon tarjoajat Yhdysvalloissa voivat käyttää Google Docsia potilastietojen jakamiseen. Tietonne ovat kuitenkin vain niin turvassa kuin Google-tilinne, joten varmistakaa, että käytätte vahvoja salasanoja ja otatte käyttöön 2FA:n (tai käytätte pääsyavaimia). Google Drive ei käytä päästä päähän -salausta, joten yritys voi nähdä potilastietonne. Jos tämä ei tunnu teistä mukavalta, teidän tulisi salata tiedostonne ennen niiden lähettämistä Google Driveen. Tai voitte käyttää Proton Drivea salataksenne jaetut linkit salasanalla.