Data daring Anda sangat berharga, terutama bagi perusahaan seperti Google yang menggunakannya untuk menghasilkan uang melalui iklan. Hal ini, serta banyaknya pelanggaran privasi oleh Google, telah membuat banyak orang mempertanyakan keamanan informasi mereka dan mencari alternatif selain Google.

Google Docs memiliki lebih dari 1 miliar(jendela baru) pengguna aktif bulanan, menjadikannya salah satu alat produktivitas paling populer, terutama karena semakin banyak orang yang bekerja dari rumah.

Namun, ada banyak alasan mengapa Google Docs mungkin bukan tempat yang paling aman atau pribadi untuk data Anda. Google tidak menggunakan enkripsi end-to-end, yang berarti perusahaan tersebut memiliki akses ke data Anda, yang dapat terekspos dalam pembobolan data.

Jika menangani data bisnis yang sensitif, kurangnya perlindungan privasi ini dapat menjadi kekhawatiran nyata. Bagi tim yang mementingkan keamanan informasi mereka, sebaiknya jelajahi alternatif penyimpanan cloud yang menawarkan enkripsi end-to-end sejak awal.

Temukan Proton Drive for Business

Artikel ini membahas keamanan Google Docs dan berbagai isu privasi yang mengkhawatirkan. Tersedia juga tips untuk meningkatkan keamanan Google Docs serta alternatif yang dapat dicoba sebagai gantinya.

Google Docs adalah aplikasi berbasis web yang memungkinkan pengguna untuk membuat, mengedit, dan menyimpan dokumen di cloud. Fitur utamanya mencakup kolaborasi waktu nyata, penyimpanan otomatis, serta opsi berbagi yang mudah.

Dokumen dapat diakses dari perangkat apa pun dengan koneksi internet, riwayat versi dapat dilihat untuk melacak dan membatalkan perubahan konten, perubahan pada file dapat disarankan untuk ditinjau, serta dokumen dapat dikerjakan secara luring. Google Docs sangat fleksibel dan mudah diakses, terutama karena gratis. Namun, “gratis” hanya berarti Anda membayar dengan cara lain.

Seberapa amankah Google Docs?

Google belum pernah mengalami pembobolan data yang dilaporkan secara publik sejak 2018, ketika bug di Google+ API mengekspos data pribadi(jendela baru) lebih dari 50 million pengguna. Namun, fitur keamanannya tidak sepenuhnya tanpa celah.

Enkripsi

Google Docs menggunakan enkripsi AES-256(jendela baru) untuk mengamankan data saat transit, saat disimpan, di server Google, dan selama pencadangan. Informasi apa pun yang ditransfer antara perangkat pengguna dan server Google akan terenkripsi(jendela baru).

Jika peretas berhasil mendapatkan data Anda saat transit, mereka tidak akan dapat membacanya karena adanya enkripsi. Namun, Google dapat melihat semua yang dilakukan karena tidak menggunakan enkripsi end-to-end, sehingga data Anda lebih rentan terhadap pembobolan data yang berdampak pada server Google.

Keamanan akun

Akun Google mendukung autentikasi dua faktor (2FA) dan kunci sandi, sehingga mempersulit akses yang tidak sah. 2FA menambahkan bentuk verifikasi kedua(jendela baru), seperti mengirimkan kode pada autentikator, sedangkan kunci sandi memungkinkan Anda masuk ke akun Google dengan sidik jari, pemindaian wajah, atau kunci layar perangkat, seperti PIN.

Kontrol akses

Secara bawaan, dokumen Google Drive diatur sebagai pribadi. Sebagai pemilik, Anda dapat mengonfigurasi pengaturan izin dan memilih siapa saja yang dapat melihat, mengomentari, atau mengedit dokumen, seperti pengguna individu, grup, atau siapa saja dengan membuat tautan yang dapat dibagikan. Anda juga dapat melihat siapa yang telah mengakses dokumen dan perubahan apa saja yang telah dilakukan, serta menetapkan tanggal kedaluwarsa jika menggunakan akun sekolah atau kerja.

Perlindungan malware

Google secara otomatis memproses konten Anda untuk menyediakan filter spam, deteksi virus, dan perlindungan terhadap malware. Jika ada dokumen yang mencurigakan, Google akan menampilkan peringatan di Drive, termasuk kepada orang lain yang telah Anda bagikan file tersebut, serta memberi tahu Anda melalui email.

Apakah Google Docs melindungi privasi Anda?

Google sering kali menggunakan klaim privasi yang menyesatkan dan lebih memilih untuk menyelesaikan tuntutan hukum senilai miliaran dolar daripada menghadapi pengawasan mendalam.

Sebagai contoh, Google menyelesaikan tuntutan hukum senilai $93 juta pada tahun 2023, ketika mereka menipu(jendela baru) pengguna dengan terus melacak data lokasi mereka bahkan setelah mereka menonaktifkan riwayat lokasi pada perangkat mereka. Pada tahun 2020, Google menghadapi tuntutan hukum kelompok (class-action) senilai $5 miliar karena mengumpulkan data pengguna saat menggunakan mode penjelajahan samaran Google Chrome, yang akhirnya juga diselesaikan secara damai.

Mengingat rekam jejak perusahaan ini dalam hal privasi, penting untuk menyelidiki bagaimana Google mengumpulkan dan menggunakan isi file di Google Docs.

Pengumpulan data

Menurut kebijakan privasi(jendela baru)-nya, Google mengumpulkan konten yang Anda buat, unggah, atau bagikan dengan orang lain — termasuk semua hal dalam dokumen Google Anda.

Google secara khusus memproses konten Anda di Google Docs(jendela baru) untuk mencari spam dan malware, serta agar Anda dapat mencari dokumen Anda. Setiap kali Anda mencari, Google juga menyimpan kueri Anda. Perusahaan tersebut dapat menggabungkan data ini dengan informasi lain yang dikumpulkannya, seperti lokasi, nama, dan nomor telepon Anda.

Periklanan

Google tidak menggunakan konten yang disimpan di Google Docs untuk iklan. Menurut(jendela baru) perusahaan tersebut, mereka tidak membagikan informasi pengenal pribadi Anda dengan pengiklan kecuali atas permintaan Anda, seperti memilih tombol telepon untuk menghubungi toko langsung dari peramban Anda.

Pelatihan AI

Tidak ada ketentuan dalam kebijakan privasi(jendela baru) Google yang mencegah perusahaan menggunakan konten yang dibuat, diunggah, atau diterima (termasuk Google Docs) serta informasi yang tersedia secara publik untuk melatih model AI mereka. Jika ingin benar-benar yakin bahwa data Anda tidak dimasukkan ke dalam model pelatihan Google, satu-satunya solusi adalah berhenti menggunakan layanan Google.

Akses pihak ketiga

Seperti aplikasi lainnya, mengintegrasikan Google Docs with pengaya pihak ketiga menimbulkan kekhawatiran karena kebijakan privasi mereka mungkin berbeda dari kebijakan Google. Misalnya, pengaya pihak ketiga dapat melihat informasi pribadi Anda dan menggunakannya untuk analitik atau menampilkan iklan. Hal tersebut juga dapat mengekspos data Anda kepada pihak ketiga(jendela baru).

Cara meningkatkan keamanan Google Docs

Sebagian besar isu keamanan terjadi karena pengguna kurang berhati-hati dengan akun Google mereka, seperti lupa keluar saat menggunakan komputer bersama. Simak tips berikut agar tetap aman saat menggunakan Google Docs:

1. Amankan akun Google

Lindungi akun Google dengan kata sandi yang kuat untuk mencegah peretas mendekripsinya saat terjadi pembobolan data. Aktifkan juga autentikasi dua faktor (2FA) untuk menambah lapisan perlindungan jika ada yang mengetahui kata sandi tersebut. Menyiapkan kunci sandi menawarkan keamanan yang bahkan lebih baik.

Proton Pass adalah pengelola kata sandi aman yang menawarkan pembuat kata sandi acak, autentikator untuk 2FA, serta dukungan untuk kunci sandi, sehingga dapat digunakan untuk meningkatkan perlindungan akun Google.

2. Selalu perhatikan akun Google

Google dikenal suka menonaktifkan akun(jendela baru) karena pelanggaran yang dirasakan terhadap ketentuan layanan(jendela baru) untuk Docs atau produk Google lainnya. Jadi, misalnya, jika melanggar aturan di YouTube, akses ke dokumen, email, atau layanan Google lainnya juga bisa hilang. Terkadang sistem otomatis perusahaan dapat salah menandai(jendela baru) tindakan pengguna.

3. Kontrol siapa saja yang dapat mengakses dokumen

Hindari membagikan dokumen menggunakan pengaturan “Siapa saja di internet” kecuali jika merasa nyaman dokumen tersebut menjadi informasi yang tersedia untuk umum. Saat membagikan dokumen, gunakan opsi berbagi terbatas untuk orang tertentu saja, bukan tingkat akses yang luas. Selain itu, dasbor aktivitas dapat diperiksa untuk melihat siapa saja yang telah mengakses dokumen dan kapan waktunya.

4. Periksa izin pengaya pihak ketiga

Sebelum menginstal pengaya pihak ketiga dari Google Marketplace, periksa tab Izin untuk melihat data apa yang dikumpulkan dan bagaimana cara memprosesnya. Tinjau juga kebijakan privasinya dan periksa apakah aplikasi tersebut diaudit secara independen.

5. Enkripsi dokumen

Akun kerja atau sekolah Google(jendela baru) dapat membuat dokumen terenkripsi baru dan mengenkripsi dokumen sebelum mengunggahnya jika admin mengaktifkan enkripsi sisi klien. Kolaborasi pada dokumen terenkripsi juga dapat dilakukan. Namun, akun Google gratis tidak dapat menggunakan fitur enkripsi ini. Jauh lebih mudah untuk menggunakan layanan yang menyimpan dokumen menggunakan enkripsi end-to-end secara bawaan, seperti Proton Drive.

Dapatkan Proton Drive for Business

6. Cadangkan dokumen penting

Pada tahun 2023, banyak orang melaporkan(jendela baru) kehilangan data yang signifikan dengan Google Drive, yang menekankan pentingnya untuk mencadangkan file penting. Untungnya, perusahaan tersebut memudahkan proses mengunduh data Google dan mencadangkannya atau memindahkannya ke layanan penyimpanan cloud lainnya — juga dapat mengimpor file Google Drive ke Proton Drive.

Amankan data dengan Proton Docs

Proton Drive menyediakan Docs, alternatif Google Docs aman untuk penyimpanan cloud dan kolaborasi yang menyediakan enkripsi end-to-end demi memastikan tidak ada yang bisa melihat data pribadi — bahkan Proton sekalipun. Semua file otomatis terenkripsi sebelum diunggah.

Proton Docs dengan alat kolaboratif

Dapat membagikan dokumen dengan siapa saja (bahkan mereka yang tidak memiliki akun Proton), mengelola izin (seperti akses melihat dan mengedit), dan melindungi tautan publik dengan kata sandi.

Proton Docs terintegrasi ke dalam Proton Drive dan gratis untuk siapa saja — cukup daftar untuk mendapatkan akun Proton gratis.

Temukan Proton Docs

Jika sudah memiliki akun Proton, dapat menggunakan Proton Docs(jendela baru) sekarang juga — cukup pilih Dokumen baru.

Google memata-matai data – Proton melindunginya

Beralih dari Google, atau deGoogling, berarti mencari penyedia tepercaya untuk menjaga data, sehingga tidak perlu khawatir tentang pelanggaran privasi. Jutaan orang di seluruh dunia mempercayakan privasi internet kepada Proton, termasuk jurnalis dan aktivis.

Bebaskan hidup dari Google seharga $1

Berbeda dengan Google, Proton tidak menggunakan data untuk menghasilkan uang — sepenuhnya didanai oleh komunitas pelanggan dan sebagian besar dimiliki oleh yayasan nirlaba yang berfokus mempromosikan privasi daring untuk semua orang. Selain itu, operasional berjalan di bawah hukum privasi Swiss yang kuat. Semua aplikasi open source dan diaudit secara independen.

Mendaftar akun Proton berarti mendapatkan akses ke ekosistem terenkripsi yang dirancang untuk melindungi semua data, termasuk penyimpanan cloud, kata sandi, koneksi internet(jendela baru), email, dan kalender.

Pertanyaan Umum

Bagaimana cara membuat Google Docs aman?

Privasi dan keamanan saat menggunakan Google Docs dapat ditingkatkan dengan menggunakan kata sandi yang kuat serta 2FA atau kunci sandi untuk akun Google. Sebaiknya kelola juga siapa saja yang dapat mengakses dokumen, periksa izin pengaya pihak ketiga, dan enkripsi dokumen sebelum mengunggahnya ke Google Drive.

Apa saja tiga kelemahan Google Docs?

Kekhawatiran terbesar dari Google Docs adalah Google dapat melihat dokumen karena tidak menggunakan enkripsi end-to-end. Akses ke akun juga bisa hilang jika Google mencurigai adanya pelanggaran ketentuan layanan, yang berarti akan kehilangan dokumen penting jika tidak dicadangkan di tempat lain. Selain itu, tidak ada ketentuan dalam kebijakan Google yang melarang mereka menggunakan dokumen secara bebas untuk melatih model AI tanpa persetujuan.

Apakah aman menyimpan kata sandi di Google Docs?

Google tidak menggunakan enkripsi end-to-end, sehingga perusahaan dan karyawannya dapat melihat kata sandi. Jika menggunakan pengaya pihak ketiga dengan Google Drive, pengaya tersebut mungkin juga dapat melihat kata sandi. Selain itu, Google dapat menonaktifkan akun jika dianggap melanggar ketentuan layanan saat menggunakan produknya. Ada juga risiko lain, seperti seseorang yang mengintip di tempat umum dan memotret layar. Atau, bisa menjadi korban serangan pembajakan papan klip. Pengelola kata sandi seperti Proton Pass lebih praktis untuk menyimpan kata sandi. Proton Pass menggunakan enkripsi end-to-end untuk memastikan tidak ada yang bisa melihat kata sandi.

Apakah Google Docs aman untuk catatan medis?

Google Workspace telah mematuhi HIPAA, sehingga penyedia layanan kesehatan di Amerika Serikat dapat menggunakan Google Docs untuk membagikan catatan medis. Namun, data hanya seaman akun Google yang digunakan, jadi pastikan untuk menggunakan kata sandi yang kuat dan mengaktifkan 2FA (or menggunakan kunci sandi). Google Drive tidak menggunakan enkripsi end-to-end, sehingga perusahaan dapat melihat catatan medis. Jika tidak merasa nyaman dengan hal ini, enkripsi file sebelum mengunggahnya ke Google Drive. Atau, dapat menggunakan Proton Drive untuk mengenkripsi tautan yang dibagikan dengan kata sandi.