Työhaastattelussa käyminen uutta työpaikkaa varten voi olla stressaavaa ja jännittävää samaan aikaan. Jos valmistaudutte haastatteluun uutta työpaikkaa varten tai olette juuri saaneet haastatteluprosessin päätökseen, onnittelut! Olette askeleen lähempänä uuden uran löytämistä. Mutta ennen kuin voitte huokaista helpotuksesta ja odottaa takaisinsoittoa, on tärkeää lähettää haastattelun seurantasähköposti.
Henkilöstövuokraus- ja rekrytointiyritys Robert Halfin mukaan 80 prosenttia rekrytointipäälliköistä arvosti kiitosviestejä(uusi ikkuna) ja piti seurantasähköposteja hyödyllisinä rekrytointiprosessissa. Kyselyyn vastanneista johtajista alle 30 prosenttia hakijoista lähettää seurantasähköpostin haastattelun jälkeen, mikä tarkoittaa, että erotutte varmasti joukosta, jos lähetätte huomaavaisen sähköpostin omani jälkeen.
Seurantasähköposti haastattelun jälkeen ei vain näytä ammattimaiselta, se vahvistaa kiinnostuksenne tehtävää kohtaan, pitää nimenne yrityksen mielessä ja voi auttaa luomaan vielä paremman suhteen (toivottavasti) tulevaan työnantajaanne.
Tähän artikkeliin olemme sisällyttäneet sarjan haastattelun seurantasähköpostimalleja, jotta voitte oppia, miten olla yhteydessä haastattelun jälkeen ja kirjoittaa parhaan seurantasähköpostin. Työpaikka, jonka olette aina halunneet? Se voisi olla vain sähköpostin päässä.
Miksi seurantasähköposti haastattelun jälkeen on tärkeä
Kun haastattelunne on valmis, seurantasähköposti osoittaa arvostusta ja kiitollisuutta yritystä, rekrytointipäällikköä, tulevaa pomoa ja muita haastatteluprosessiin osallistuneita kohtaan. Sellaisen lähettäminen voi auttaa teitä erottumaan muista hakijoista, vahvistaa innostustanne työtä kohtaan, lujittaa hyvää vaikutelmaa haastattelijan kanssa ja osoittaa, että teillä on vahvat viestintätaidot, jotka ovat hyödyllisiä tehtävässänne tulevaisuudessa.
Milloin lähettää seurantasähköposti haastattelun jälkeen
Ihanteellinen aika on 24 tunnin jälkeen, mutta alle 48 tuntia haastattelun jälkeen. Olennaista on, ettette halua vaikuttaa hätäiseltä ja ottaa yhteyttä liian nopeasti, mikä voisi saada teidät näyttämään kärsimättömältä – ettekä halua ottaa yhteyttä liian myöhään ja antaa työnantajan unohtaa haastattelunne.
Jos olette lähettäneet seurantasähköpostin haastattelun jälkeen, mutta ette ole vieläkään kuulleet vastausta, on myös viisasta lähettää haastattelun seurantasähköposti kahden viikon kuluttua. Vaikka on mahdollista, että yritys valitsi toisen suunnan, on myös mahdollista, että prosessi vie odotettua kauemmin, jolloin olisi hyödyllistä ottaa kohteliaasti yhteyttä vielä kerran, kertoa olevanne edelleen kiinnostunut ja avoin muille tehtäville tulevaisuudessa, jos hakemanne paikka täytetään jollakulla muulla.
Mitä sisällyttää seurantasähköpostiinne
Jokainen hakija lähestyy yhteydenottoa haastattelun jälkeen eri tavalla. Kun kirjoitatte seurantasähköpostia haastattelun jälkeen, haluatte varmistaa viestinnän olevan kohteliasta ja ammattimaista. Kuten kaikkiin liikesähköposteihin, varmistakaa, että sisällytätte selkeän aiherivin ja kohteliaan tervehdyksen. Haastattelun seurantasähköpostiin haluatte sisällyttää kiitoksen heti alussa sekä yksityiskohtia haastattelusta, jotka palauttavat mieleen käymänne keskustelun tai teille esitetyn kysymyksen, osoittaaksenne huomionne yksityiskohtiin.
Muistakaa ilmaista kiinnostuksenne tehtävää kohtaan ja sisällyttää toimintakehotus – kuten puhelinnumeronne tarjoaminen seurantaa varten, jos haastattelijalla on lisäkysymyksiä.
Lopuksi haluatte päättää tehokkaaseen lopetukseen, joka osoittaa innostuksenne ja ammattimaisuutenne.
Virheet, joita välttää
Kun kirjoitatte haastattelun seurantasähköpostia, on joitakin keskeisiä kömmähdyksiä, joita haluatte välttää, mukaan lukien:
- Kuulostaminen siltä kuin olisitte kopioineet ja liittäneet saman sähköpostin aiemmin
- Mallin käyttäminen ilman sen personointia ensin
- Kärsimättömältä tai vaativalta vaikuttaminen, mikä voi myös johtua sähköpostin lähettämisestä liian aikaisin
- Seurantasähköpostin lähettäminen liian myöhään
- Kirjoitusvirheiden ja oikeinkirjoitusvirheiden sisällyttäminen, jotka olisi voitu helposti välttää oikoluvulla
- Haastattelun yksityiskohtien muistamisen unohtaminen tai “kiitoksen” sanomatta jättäminen
Viisi muokattavaa haastattelun seurantasähköpostimallia
1. Yleinen haastattelun seurantasähköpostimalli
Aihe: Kiitos ajastanne – [nimenne]
Sähköposti:
“Hyvä herra tai rouva [nimi tähän],
Kiitos, että käytitte aikaa päivästänne [päivämäärä] haastatellaksenne minua [tehtävä]-rooliin. Tiedän, että aikanne on arvokasta, ja arvostin todella keskusteluamme missiosta, joka vie [yrityksen nimi] eteenpäin.
Keskustelumme on vain vahvistanut kiinnostustani [titteli]-tehtävään ja sitä, miten taustani [alanne] sopii yhteen [yrityksen nimi] tarpeiden kanssa. Olen erityisen innostunut [haastattelussa mainitusta projektista].
Lisäksi olin iloisesti yllättynyt nähdessäni, kuinka paljon yritys on sijoittanut työntekijöihinsä, sekä henkilöstön laadussa ja tasossa että positiivisessa palautteessa, jota kuulin kaikilta siellä työskenteleviltä. Se oli selvästi linjassa yrityksen mission ja pitkän aikavälin uratavoitteideni kanssa.
Tiedän, että taitoni [ala] voisivat olla etu tiimillenne, ja haluaisin mielelläni aloittaa urani [yrityksen nimi] kanssa.
Voitte vapaasti ottaa minuun yhteyttä henkilökohtaiseen puhelimeeni, jos teillä on kysyttävää. Odotan innolla pääseväni osaksi tiimiänne.
Ystävällisin terveisin,
[Koko nimenne]
[Puhelinnumeronne]
2. Puhelinhaastattelun seurantasähköpostimalli
Aihe: Oli hienoa puhua kanssanne [titteli]-tehtävästä
Sähköposti:
Hei [haastattelijan nimi tähän],
Oli ilo puhua kanssanne eilen [työnimike]-tehtävästä. Kiitos, että käytitte aikaa kertoaksenne lisää tehtävästä ja siitä, mitä etsitte hakijalta – tiedän, että aikanne on erittäin arvokasta.
Keskustelumme vahvisti varmasti kiinnostustani [yrityksen nimi] kohtaan, erityisesti liittyen [johonkin tiettyyn haastattelustanne]. Olen vakuuttunut, että kokemukseni [taustataidot] on loistava vastine tiimillenne.
Olen todella innoissani mahdollisuudesta osallistua [yrityksen nimi] toimintaan [työnimike] ja toivon, että voin tehdä [yrityksen nimi] seuraavaksi urakseni.
Älkää epäröikö ottaa yhteyttä, jos tarvitsette jotain muuta.
Ystävällisesti,
[Nimenne]
[Puhelinnumeronne]
3. Videohaastattelun seurantamalli
Aihe: Kiitos videohaastattelusta – [nimenne]
Sähköposti:
Hyvä herra tai rouva [nimi tähän],
Kiitos, että tapasitte minut [Zoom/Google Meet/Skype] välityksellä tänään. Arvostin keskustelua kanssanne ja oppimista lisää [yrityksen nimi] samalla kun tutustuimme [työnimike]-tehtävän yksityiskohtiin.
Keskustelumme vahvisti innostustani tehtävää ja mahdollisuutta liittyä näin käytännönläheiseen tiimiin kohtaan. Olin erityisen kiinnostunut lähestymistavastanne [johonkin tiettyyn haastattelustanne] ja uskon, että taitoni [tausta] olisivat suuri etu [yrityksen nimi].
Odotan innolla seuraavia vaiheita ja olen innoissani siitä, että minua harkitaan tiimiinne.
Kunnioittavasti,
[Nimenne]
[Puhelinnumeronne]
4. Henkilökohtaisen haastattelun seurantasähköpostimalli
Aihe: Kiitos haastattelusta [yrityksen nimi]
Sähköposti:
Hyvä herra tai rouva [nimi tähän],
Oli ilo tavata teidät ja vierailla [yrityksen nimi] toimistolla keskustelemassa [työnimike]-mahdollisuudesta. Arvostin innostunutta vastaanottoa ja mahdollisuutta tavata muu tiimi.
Keskustelumme jätti minut vieläkin innostuneemmaksi [työnimike]-tehtävästä, erityisesti kun keskustelimme [anekdootti haastattelustanne].
Olen vakuuttunut, että taustani [taidot] sopii yhteen [yrityksen nimi] tavoitteiden kanssa, ja olisin iloinen voidessani myötävaikuttaa yritykseen, joka arvostaa työntekijöitään tavalla, jolla [yrityksen nimi] tekee.
Jos tarvitsette mitään, älkää epäröikö ottaa yhteyttä. Kiitos vielä kerran ajastanne ja miellyttävästä haastattelusta.
Ystävällisin terveisin,
[Nimenne]
[Puhelinnumeronne]
5. Haastattelun seurantasähköposti kahden viikon jälkeen ilman vastausta
Aiherivi: Yhteydenotto [työnimike]-haastatteluun liittyen – [nimenne]
Sähköpostin runko:
Hyvä herra tai rouva [nimi tähän],
Toivottavasti olette voineet hyvin sen jälkeen, kun viimeksi puhuimme. Kirjoitan palatakseni haastatteluumme [päivämäärä] koskien [työnimike]-tehtävää. Tiedän, että asiat voivat olla kiireisiä, ja halusin ilmaista vilpittömät kiitokseni mahdollisuudesta haastatteluun [yrityksen nimi] kanssa.
Olen vakuuttunut, että tehtävä [yrityksen nimi] sopisi erinomaisesti, ja olen innostunut paikasta, varsinkin ottaen huomioon kokemukseni [taustataidot].
Ilmoittakaa minulle, jos rekrytointiprosessissa on päivityksiä tai jos tarvitsette minulta lisätietoja.
Kiitos vielä kerran ajastanne ja harkinnastanne.
Ystävällisin terveisin,
[Nimenne]
[Puhelinnumeronne]
Usein kysytyt kysymykset
- Mitä jos unohdin lähettää seurantasähköpostin? Jos unohdatte lähettää seurantasähköpostin, on vakiomenettely lähettää seurantasähköposti kahden viikon kuluttua tarkistaaksenne tilanteen rekrytointipäällikön kanssa. Käyttäkää tai muokatkaa yllä olevaa mallia (numero viisi) ja muistakaa pysyä ammattimaisena ja kohteliaana kysyessänne lisävaiheista tai tiedoista.
- Kuinka monta kertaa minun pitäisi ottaa yhteyttä? Teidän tulisi lähettää seurantasähköposti 24 tuntia haastattelun jälkeen mutta alle 48 tuntia haastattelunne jälkeen. Jos olette missanneet tämän ikkunan, voitte aina lähettää sen myöhemmin, mutta se näyttää ammattimaisemmalta ja tekee pysyvän vaikutuksen tehdä se ennemmin. Muistakaa, jos ette ole kuulleet vastausta kahden viikon kuluessa, on hyvä nyrkkisääntö ottaa yhteyttä vielä kerran – mutta ei koskaan enempää kuin kahdesti.
- Pitäisikö minun käyttää LinkedIniä rekrytointipäällikön tönäisemiseen? Yhteydenotto LinkedInissä näyttää paljon vähemmän ammattimaiselta kuin yhteydenotto sähköpostitse. Koska virallista liiketoimintaa ei hoideta LinkedInin kautta, sitä ei pitäisi kohdella välineenä ammatilliseen viestintään, etenkään potentiaalisen työnantajan kanssa.
- Milloin voin lähettää toisen seurantasähköpostin? Miten olla yhteydessä haastattelun jälkeen, on teistä kiinni, mutta on asianmukaista lähettää toinen seurantasähköposti noin kahden viikon kohdalla, jos ette ole saaneet vastausta.
Muokatkaa haastattelun seurantasähköpostia Protonilla
Nyt kun tiedätte seurantasähköpostin tärkeyden haastattelun jälkeen, harkitun viestin kirjoittaminen potentiaaliselle työnantajalle pitäisi olla ensimmäinen asia, jonka luonnostelette alkuperäisen haastattelunne jälkeen.
Muistakaa pitää viestinne ytimekkäänä, oikea-aikaisena ja ennen kaikkea henkilökohtaisena. On helppoa kopioida ja liittää malli, mutta palaaminen haastattelunne keskeisiin hetkiin osoittaa, että kiinnititte huomiota, ja näyttää innostuksenne tehtävää kohtaan.
Olemme tarjonneet viisi mallia muokattavaksi, ja Scriben, Proton Mailin uuden kirjoitusavustajan, avulla voitte kirjoittaa parhaan haastattelun seurantasähköpostin, joka erottaa teidät muista.
Olkaa luovia, niin teette vaikutuksen rekrytointipäällikköön – ja toivottavasti – saatte unelmatyöpaikan, jonka olette aina halunneet.
