इंटरव्यू के बाद फॉलो अप ईमेल कैसे भेजें (टेम्पलेट शामिल हैं)

Interviewing for a new job can be stressful and exciting at the same time. If you’re gearing up to interview for a new job or have just finished the interview process, congratulations! You’re one step closer to finding a new career. But before you can breathe a sigh of relief and wait for a callback, it’s important to send an interview follow up email.

स्टाफिंग और रिक्रूटिंग फर्म Robert Half के मुताबिक, 80 प्रतिशत हायरिंग मैनेजर ने थैंक यू नोट्स की सराहना की(नई विंडो) और उन्होंने फॉलो अप ईमेल को हायरिंग प्रक्रिया में मददगार पाया। सर्वे किए गए मैनेजरों में से, 30 प्रतिशत से कम आवेदक ही इंटरव्यू के बाद फॉलो अप ईमेल भेजते हैं, यानी अगर आप अपने इंटरव्यू के बाद सोच-समझकर लिखा एक ईमेल भेजें, तो आप ज़रूर अलग दिखेंगे।

इंटरव्यू के बाद फॉलो अप ईमेल सिर्फ प्रोफेशनल नहीं लगता, बल्कि ये पोज़िशन में आपकी दिलचस्पी को मज़बूत करता है, आपका नाम कंपनी की याद में सबसे ऊपर रखता है, और आपके (उम्मीद है) भविष्य के नियोक्ता के साथ और बेहतर तालमेल बनाने में मदद कर सकता है।

इस आर्टिकल में हमने इंटरव्यू फॉलो अप ईमेल टेम्पलेट्स की एक सीरीज़ शामिल की है, ताकि आप सीख सकें कि इंटरव्यू के बाद कैसे फॉलो अप करें और सबसे अच्छा फॉलो अप ईमेल कैसे लिखें। वो नौकरी, जिसकी आपको हमेशा चाह रही है? वो बस एक ईमेल की दूरी पे हो सकती है।

इंटरव्यू के बाद फॉलो अप ईमेल क्यों ज़रूरी है

जब आपका इंटरव्यू पूरा हो जाए, तो फॉलो अप ईमेल कंपनी, आपके हायरिंग मैनेजर, भविष्य के बॉस, और इंटरव्यू प्रक्रिया में शामिल बाकी सभी लोगों को आभार और कृतज्ञता दिखाता है। ये भेजने से आप दूसरे उम्मीदवारों से अलग दिख सकते हैं, नौकरी के प्रति अपना उत्साह दोहरा सकते हैं, इंटरव्यूअर पे अपनी अच्छी छाप मज़बूत कर सकते हैं, और ये दिखा सकते हैं कि आपके पास मज़बूत कम्युनिकेशन स्किल्स हैं, जो भविष्य में आपकी भूमिका में काम आएंगी।

इंटरव्यू के बाद फॉलो अप ईमेल कब भेजें

सबसे उपयुक्त समय है इंटरव्यू के 24 घंटे बाद, लेकिन 48 घंटों से कम। असल में, बहुत जल्दी फॉलो अप करने से आप बेसब्र लग सकते हैं, और बहुत देर से करने पे आपका नियोक्ता आपका इंटरव्यू भूल सकता है।

अगर आपने इंटरव्यू के बाद फॉलो अप ईमेल भेज दिया है लेकिन अब तक कोई जवाब नहीं मिला है, तो दो हफ्तों बाद एक इंटरव्यू फॉलो-अप ईमेल भेजना भी समझदारी है। हो सकता है कि कंपनी ने कोई दूसरा रास्ता चुना हो, लेकिन ये भी हो सकता है कि प्रक्रिया उम्मीद से ज़्यादा समय ले रही हो, ऐसे में एक बार और विनम्रता से फॉलो अप करना फ़ायदेमंद होगा, उन्हें बताएं कि आप अब भी रुचि रखते हैं, और अगर आपकी अप्लाई की गई पोज़िशन किसी और को मिल जाए, तो भविष्य में दूसरी भूमिकाओं के लिए भी खुले हैं।

अपने फॉलो अप ईमेल में क्या शामिल करें

हर उम्मीदवार इंटरव्यू के बाद फॉलो अप करने का तरीका अपने हिसाब से अपनाएगा। इंटरव्यू के बाद अपना फॉलो अप ईमेल लिखते समय, ये सुनिश्चित करें कि कम्युनिकेशन विनम्र और प्रोफेशनल हो। सभी बिज़नेस ईमेल की तरह, एक साफ विषय पंक्ति और विनम्र अभिवादन ज़रूर शामिल करें। इंटरव्यू फॉलो अप ईमेल में आपको शुरुआत में ही धन्यवाद देना चाहिए, साथ ही इंटरव्यू की ऐसी जानकारी शामिल करनी चाहिए जो किसी हुई बातचीत या पूछे गए सवाल को याद दिलाए, ताकि आपकी बारीकियों पे नज़र होने का पता चले।

पोज़िशन में अपनी रुचि ज़ाहिर करना न भूलें और एक कॉल टू एक्शन शामिल करें, जैसे कि अपना फोन नंबर देना, ताकि अगर आपके इंटरव्यूअर को कोई और सवाल हो तो फॉलो अप कर सकें।

आखिर में, ऐसे असरदार समापन के साथ खत्म करें जो आपका उत्साह और प्रोफेशनलिज़्म दिखाए।

जिन गलतियों से बचना चाहिए

अपना इंटरव्यू फॉलो अप ईमेल लिखते समय, कुछ खास गलतियों से आपको बचना चाहिए, जिनमें शामिल हैं:

• ऐसा लगना कि आपने पहले भी वही ईमेल कॉपी और पेस्ट किया है
• पहले उसे पर्सनलाइज़ किए बिना टेम्पलेट का इस्तेमाल करना
• बेसब्र या ज़िद्दी लगना, जो ईमेल बहुत जल्दी भेजने से भी हो सकता है
• अपना फॉलो अप ईमेल बहुत देर से भेजना
• टाइपो और वर्तनी की एरर शामिल करना, जिनसे स्पेलचेक की मदद से आसानी से बचा जा सकता था
• इंटरव्यू की जानकारी याद न कर पाना, या “धन्यवाद” न कहना

पांच कस्टमाइज़ेबल इंटरव्यू फॉलो अप ईमेल टेम्पलेट्स

1. सामान्य इंटरव्यू फॉलो अप ईमेल टेम्पलेट

विषय: आपके समय के लिए धन्यवाद – [आपका नाम]
ईमेल:

“प्रिय श्री या श्रीमती [यहां नाम लिखें],

[तारीख] को अपने दिन में से समय निकालकर [पोज़िशन] भूमिका के लिए मेरा इंटरव्यू लेने के लिए धन्यवाद। मुझे पता है कि आपका समय कीमती है, और [कंपनी का नाम] को आगे बढ़ाने वाले मिशन पे हुई हमारी बातचीत की मुझे वाकई कद्र है।

हमारी चर्चा ने इस बात को और मज़बूत किया है कि मेरी [टाइटल] पोज़िशन में रुचि है, और [आपका फील्ड] में मेरा बैकग्राउंड [कंपनी का नाम] की ज़रूरतों से मेल खाता है। मुझे [इंटरव्यू में बताई गई कोई प्रोजेक्ट] के बारे में खास तौर पे उत्साह है।

साथ ही, ये देखकर मुझे सुखद आश्चर्य हुआ कि कंपनी ने अपने कर्मचारियों में कितना निवेश किया है, चाहे स्टाफ की क्वालिटी और स्तर हो या वहां काम करने वालों से मिलने वाले सकारात्मक सुझाव। ये साफ तौर पे कंपनी के मिशन स्टेटमेंट और मेरे लॉन्ग-टर्म करियर लक्ष्यों से मेल खाता था।

मुझे पता है कि [फील्ड] में मेरा स्किलसेट आपकी टीम के लिए एक एसेट हो सकता है, और मेरी ख्वाहिश है कि मैं [कंपनी का नाम] के साथ अपना करियर शुरू करूं।

अगर आपके कोई सवाल हों, तो बेझिझक मुझसे मेरे पर्सनल फोन पे संपर्क करें। आपकी टीम का हिस्सा बनने की उम्मीद में हूं।

सादर,
[आपका पूरा नाम]
[आपका फोन नंबर]

2. फोन इंटरव्यू फॉलो-अप ईमेल टेम्पलेट

विषय: [टाइटल] भूमिका के बारे में आपसे बात करके अच्छा लगा

ईमेल:

नमस्ते [यहां इंटरव्यूअर का नाम लिखें],

बीते दिन [जॉब टाइटल] भूमिका के बारे में आपसे बात करके अच्छा लगा। समय निकालकर पोज़िशन और उम्मीदवार में आप क्या देख रहे हैं, ये शेयर करने के लिए धन्यवाद। मुझे पता है कि आपका समय बहुत कीमती है।

हमारी बातचीत ने [कंपनी का नाम] में मेरी रुचि और बढ़ा दी है, खास तौर पे [आपके इंटरव्यू से ली गई कोई खास बात] के बारे में। मुझे पूरा यकीन है कि [बैकग्राउंड स्किलसेट] में मेरा तजुर्बा आपकी टीम के लिए बहुत अच्छा मेल है।

अपने [कंपनी टाइटल] में [जॉब टाइटल] के तौर पे योगदान देने के मौके के लिए मुझे वाकई उत्साह है, और उम्मीद है कि मैं [कंपनी का नाम] को अपना अगला करियर बना सकूं।

अगर आपको कुछ और चाहिए, तो बेझिझक संपर्क करें।

सादर,
[आपका नाम]
[आपका फोन नंबर]

3. वीडियो इंटरव्यू फॉलो अप टेम्पलेट

विषय: वीडियो इंटरव्यू के लिए धन्यवाद – [आपका नाम]

ईमेल:

प्रिय श्री या श्रीमती [यहां नाम लिखें],

आज [Zoom/Google Meet/Skype] पे मुझसे मिलने के लिए धन्यवाद। आपसे बात करना और [जॉब टाइटल] पोज़िशन की जानकारी जानते हुए [कंपनी का नाम] के बारे में और जानना अच्छा लगा।

हमारी बातचीत ने भूमिका और ऐसी मेहनती टीम में शामिल होने की संभावना के प्रति मेरा उत्साह और मज़बूत किया। मुझे [आपके इंटरव्यू से ली गई कोई खास बात] के लिए आपका तरीका खास तौर पे दिलचस्प लगा, और मेरा मानना है कि [बैकग्राउंड] में मेरा स्किलसेट [कंपनी का नाम] के लिए एक बड़ा एसेट होगा।

अगले चरणों का बेसब्री से इंतज़ार है और आपकी टीम के लिए विचार किए जाने पे उत्साह है।

भवदीय,
[आपका नाम]
[आपका फोन नंबर]

4. इन-पर्सन इंटरव्यू फॉलो अप ईमेल टेम्पलेट

विषय: [कंपनी का नाम] में इंटरव्यू के लिए धन्यवाद

ईमेल:

प्रिय श्री या श्रीमती [यहां नाम लिखें],

[कंपनी का नाम] के ऑफिस में आकर [जॉब टाइटल] के मौके पर चर्चा करना और आपसे मिलना अच्छा लगा। जोशीले स्वागत और बाकी टीम से मिलने के मौके की मुझे कद्र है।

हमारी बातचीत ने [जॉब टाइटल] पोज़िशन के प्रति मेरा उत्साह और बढ़ा दिया, खास तौर पे जब हमने [आपके इंटरव्यू से कोई किस्सा] पर चर्चा की।

मुझे पूरा यकीन है कि [स्किलसेट] में मेरा बैकग्राउंड [कंपनी का नाम] के लक्ष्यों से मेल खाता है, और मुझे ऐसी कंपनी में योगदान देने में खुशी होगी जो अपने कर्मचारियों को [कंपनी का नाम] की तरह कद्र करती है।

अगर आपको कुछ भी चाहिए, तो बेझिझक संपर्क करें। आपके समय और इतने सुखद इंटरव्यू के लिए एक बार फिर धन्यवाद।

सादर,
[आपका नाम]
[आपका फोन नंबर]

5. दो हफ्ते जवाब न मिलने के बाद इंटरव्यू फॉलो अप ईमेल

विषय पंक्ति: [जॉब टाइटल] इंटरव्यू का फॉलो अप – [आपका नाम]
ईमेल बॉडी:

प्रिय श्री या श्रीमती [यहां नाम लिखें],

उम्मीद है कि पिछली बातचीत के बाद से सब ठीक चल रहा है। ये फॉलो अप [तारीख] को हुए [जॉब टाइटल] पोज़िशन के इंटरव्यू से जुड़ा है। मुझे पता है कि काम व्यस्त हो सकता है, और [कंपनी का नाम] में इंटरव्यू देने के मौके के लिए दिल से धन्यवाद।

मुझे पूरा यकीन है कि [कंपनी का नाम] की भूमिका बहुत अच्छी फिट होगी और मुझे इस पोज़िशन के लिए उत्साह है, खास तौर पे [बैकग्राउंड स्किल्स] में मेरे तजुर्बे को देखते हुए।

कृपया मुझे बताएं कि हायरिंग प्रक्रिया में कोई अपडेट है या आपको मुझसे कोई और जानकारी चाहिए।

आपके समय और विचार के लिए एक बार फिर धन्यवाद।

सादर,
[आपका नाम]
[आपका फोन नंबर]

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

1. अगर फॉलो अप ईमेल भेजना भूल गए तो क्या करें? अगर फॉलो अप ईमेल भेजना भूल गए हैं, तो हायरिंग मैनेजर से हाल-चाल जानने के लिए दो हफ्तों बाद फॉलो अप ईमेल भेजना सामान्य प्रक्रिया है। ऊपर दिए गए टेम्पलेट (नंबर पांच) का इस्तेमाल करें या उसे बदलें, और कोई और चरण या जानकारी पूछते समय प्रोफेशनल और विनम्र बने रहना न भूलें।
2. कितनी बार फॉलो अप करना चाहिए? इंटरव्यू के 24 घंटे बाद, लेकिन 48 घंटों से कम समय में फॉलो अप ईमेल भेजना चाहिए। अगर ये समय निकल गया है, तो बाद में भी भेज सकते हैं, लेकिन जल्दी करने से ज़्यादा प्रोफेशनल दिखेंगे और स्थायी छाप बनेगी। याद रखें, अगर दो हफ्तों के भीतर जवाब न मिले, तो एक बार और फॉलो अप करना अच्छा नियम है, लेकिन कभी दो से ज़्यादा नहीं।
3. क्या हायरिंग मैनेजर को याद दिलाने के लिए LinkedIn का इस्तेमाल करें? LinkedIn पे फॉलो अप करना ईमेल के ज़रिए फॉलो अप करने से बहुत कम प्रोफेशनल दिखता है। क्योंकि आधिकारिक कामकाज LinkedIn के ज़रिए नहीं होता, इसे प्रोफेशनल तौर पे संवाद करने का माध्यम नहीं माना जाना चाहिए, खास तौर पे किसी संभावित नियोक्ता के साथ।
4. दूसरा फॉलो अप ईमेल कब भेज सकते हैं? इंटरव्यू के बाद कैसे फॉलो अप करना है, ये आप पे निर्भर है, लेकिन अगर जवाब न मिला हो, तो करीब दो हफ्तों के निशान पे दूसरा फॉलो अप ईमेल भेजना उपयुक्त है।

Proton के साथ अपना फॉलो अप इंटरव्यू ईमेल कस्टमाइज़ करें

अब जब आप जानते हैं कि इंटरव्यू के बाद फॉलो अप ईमेल कितना ज़रूरी है, तो अपने संभावित नियोक्ता को एक सोच-समझकर लिखा संदेश लिखना पहली चीज़ होनी चाहिए जिसे आप अपने पहले इंटरव्यू के बाद ड्राफ्ट करें।

अपना संदेश संक्षिप्त, समय पे और सबसे ज़्यादा ज़रूरी, पर्सनल रखना न भूलें। टेम्पलेट कॉपी और पेस्ट करना आसान है, लेकिन इंटरव्यू के मुख्य पलों को दोहराने से पता चलेगा कि आप ध्यान से सुन रहे थे, और ये आपकी भूमिका के प्रति उत्साह दिखाएगा।

हमने पांच टेम्पलेट दिए हैं जिन्हें आप अपनी ज़रूरत के हिसाब से बदल सकते हैं, और Scribe, Proton Mail के नए राइटिंग असिस्टेंट, की मदद से आप सबसे अच्छा इंटरव्यू फॉलो अप ईमेल लिख सकते हैं जो आपको बाकियों से अलग कर देगा।

क्रिएटिव बनें, और आप अपने हायरिंग मैनेजर को प्रभावित करेंगे और, उम्मीद है, वो सपनों की नौकरी पा लेंगे जिसकी आप हमेशा से चाह रखते थे।