Phỏng vấn cho một công việc mới có thể vừa căng thẳng vừa thú vị cùng một lúc. Nếu đang chuẩn bị phỏng vấn cho một công việc mới hoặc vừa mới hoàn thành quá trình phỏng vấn, xin chúc mừng! Đã tiến gần hơn một bước đến việc tìm kiếm một sự nghiệp mới. Nhưng trước khi có thể thở phào nhẹ nhõm và chờ đợi một cuộc gọi lại, điều quan trọng là phải gửi một email tiếp theo sau cuộc phỏng vấn.
Theo công ty tuyển dụng nhân sự Robert Half, 80 phần trăm số nhà tuyển dụng đánh giá cao thư cảm ơn(cửa sổ mới) và thấy các email tiếp theo hữu ích trong quá trình tuyển dụng. Trong số các nhà tuyển dụng được khảo sát, chưa đến 30 phần trăm ứng viên gửi email tiếp theo sau phỏng vấn, nghĩa là chắc chắn sẽ nổi bật nếu gửi một email chu đáo sau cuộc phỏng vấn của mình.
Một email tiếp theo sau phỏng vấn không chỉ trông chuyên nghiệp, nó còn củng cố sự quan tâm đối với vị trí tuyển dụng, giữ cho tên tuổi luôn được công ty chú ý và có thể giúp thiết lập mối quan hệ tốt hơn với nhà tuyển dụng tương lai (hy vọng thế).
Trong bài viết này, một loạt các mẫu email tiếp theo sau cuộc phỏng vấn đã được bao gồm, nhờ đó có thể tìm hiểu cách theo sát sau một cuộc phỏng vấn và viết email tiếp theo tốt nhất. Công việc hằng mong ước đó? Có thể chỉ cách một email.
Tại sao email tiếp theo sau phỏng vấn lại quan trọng
Sau khi cuộc phỏng vấn hoàn tất, một email tiếp theo hiển thị sự trân trọng và biết ơn đối với công ty, nhà tuyển dụng, sếp tương lai và bất kỳ ai khác tham gia vào quá trình phỏng vấn. Việc gửi email này có thể giúp ứng viên nổi bật hơn so với các ứng viên khác, củng cố sự nhiệt tình đối với công việc, củng cố ấn tượng tốt với người phỏng vấn và hiển thị kỹ năng giao tiếp tốt sẽ hữu ích cho vai trò trong tương lai.
Khi nào nên gửi email tiếp theo sau phỏng vấn
Khung thời gian lý tưởng là sau 24 giờ, nhưng ít hơn 48 giờ sau cuộc phỏng vấn. Về cơ bản, không nên tỏ ra vội vã và theo sát quá nhanh, điều này có thể khiến bản thân trông có vẻ thiếu kiên nhẫn — và cũng không nên theo sát quá muộn và khiến nhà tuyển dụng quên mất cuộc phỏng vấn.
Nếu đã gửi một email tiếp theo sau cuộc phỏng vấn nhưng vẫn chưa nhận được phản hồi, việc gửi một email tiếp theo sau hai tuần cũng là một điều khôn ngoan. Mặc dù có khả năng công ty đã chọn hướng đi khác, nhưng cũng có thể quá trình này mất nhiều thời gian hơn dự kiến, trong trường hợp đó, việc lịch sự theo sát một lần nữa sẽ có lợi, để họ biết rằng bản thân vẫn quan tâm và sẵn sàng đón nhận các vai trò khác trong tương lai nếu vị trí đã ứng tuyển được giao cho người khác.
Những gì cần bao gồm trong email tiếp theo
Mỗi ứng viên sẽ có cách tiếp cận khác nhau để theo sát sau cuộc phỏng vấn. Khi viết email tiếp theo sau cuộc phỏng vấn, cần đảm bảo giao tiếp lịch sự và chuyên nghiệp. Giống như tất cả các email công việc, hãy đảm bảo bao gồm một dòng chủ đề rõ ràng và lời chào lịch sự. Đối với email tiếp theo sau cuộc phỏng vấn, nên gửi lời cảm ơn ngay lập tức, cũng như các chi tiết từ cuộc phỏng vấn gợi nhớ lại cuộc hội thoại đã có, hoặc câu hỏi đã được hỏi, để hiển thị sự chú ý đến từng chi tiết.
Hãy nhớ bày tỏ sự quan tâm đến vị trí này và đưa ra lời kêu gọi hành động — như cung cấp số điện thoại để theo sát nếu người phỏng vấn có bất kỳ câu hỏi bổ sung nào.
Cuối cùng, nên kết thúc bằng một phần kết hiệu quả hiển thị sự nhiệt tình và tính chuyên nghiệp.
Những sai lầm cần tránh
Khi viết email tiếp theo sau cuộc phỏng vấn, có một số lỗi nghiêm trọng cần tránh, bao gồm:
- Có vẻ như đã sao chép và dán cùng một email trước đó
- Sử dụng mẫu mà không cá nhân hóa trước
- Tỏ ra thiếu kiên nhẫn hoặc đòi hỏi, điều này cũng có thể xuất phát từ việc gửi email quá sớm
- Gửi email tiếp theo quá muộn
- Để xảy ra lỗi đánh máy và lỗi chính tả lẽ ra có thể dễ dàng tránh được bằng công cụ kiểm tra chính tả
- Quên gợi lại các chi tiết trong cuộc phỏng vấn, hoặc không nói “cảm ơn”
Năm mẫu email tiếp theo sau cuộc phỏng vấn có thể tùy chỉnh
1. Mẫu email tiếp theo sau cuộc phỏng vấn chung
Chủ đề: Cảm ơn vì đã dành thời gian – [tên]
Email:
“Kính gửi Ông hoặc Bà [tên ở đây],
Cảm ơn vì đã dành thời gian vào ngày [ngày] để phỏng vấn tôi cho vai trò [vị trí]. Biết rằng thời gian của quý công ty là quý giá, và tôi thực sự trân trọng cuộc hội thoại về sứ mệnh chuyển tiếp [tên công ty].
Cuộc thảo luận càng xác nhận thêm sự quan tâm đến vị trí [chức danh] và cách nền tảng chuyên môn trong trường [ngành của bạn] phù hợp với nhu cầu của [tên công ty]. Tôi đặc biệt hào hứng với [một dự án được đề cập trong cuộc phỏng vấn].
Ngoài ra, tôi đã vô cùng ngạc nhiên khi thấy công ty đầu tư nhiều như thế nào vào nhân viên của mình, cả về chất lượng lẫn tầm vóc của đội ngũ nhân sự và những phản hồi tích cực tôi nghe được từ tất cả những người làm việc ở đó. Điều đó rõ ràng phù hợp với tuyên bố sứ mệnh của công ty và mục tiêu nghề nghiệp lâu dài.
Tôi biết rằng bộ kỹ năng trong trường [ngành] có thể là tài sản quý giá cho đội ngũ và rất mong muốn được bắt đầu sự nghiệp tại [tên công ty].
Xin vui lòng liên hệ qua số điện thoại cá nhân nếu có bất kỳ câu hỏi nào. Tôi rất mong đợi được trở thành một phần của đội ngũ.
Trân trọng,
[Họ và Tên]
[Số Điện Thoại]
2. Mẫu email tiếp theo sau cuộc phỏng vấn qua điện thoại
Chủ đề: Thật tuyệt khi được trao đổi về vai trò [chức danh]
Email:
Xin chào [tên người phỏng vấn ở đây],
Thật hân hạnh khi được trao đổi vào ngày hôm qua về vai trò [chức danh công việc]. Cảm ơn vì đã dành thời gian chia sẻ thêm về vị trí này và những gì đang tìm kiếm ở một ứng viên — biết rằng thời gian của người phỏng vấn là rất quý giá.
Cuộc trò chuyện chắc chắn đã củng cố thêm sự quan tâm đối với [tên công ty], đặc biệt là liên quan đến [điều gì đó cụ thể từ cuộc phỏng vấn]. Tôi tự tin rằng kinh nghiệm về [bộ kỹ năng nền tảng] rất phù hợp với đội ngũ.
Tôi thực sự hào hứng với cơ hội được cống hiến cho [tên công ty] với tư cách là [chức danh công việc] và hy vọng có thể đưa [tên công ty] trở thành nấc thang sự nghiệp tiếp theo.
Xin vui lòng liên hệ nếu cần thêm bất kỳ thông tin nào khác.
Thân ái,
[Tên]
[Số điện thoại]
3. Mẫu tiếp theo sau cuộc phỏng vấn qua video
Chủ đề: Cảm ơn vì cuộc phỏng vấn qua video – [tên]
Email:
Kính gửi Ông hoặc Bà [tên ở đây],
Cảm ơn vì đã gặp tôi qua [Zoom/Google Meet/Skype] ngày hôm nay. Tôi rất trân trọng cơ hội trao đổi và tìm hiểu thêm về [tên công ty] trong khi tìm hiểu các chi tiết của vị trí [chức danh công việc].
Cuộc hội thoại đã củng cố sự hào hứng đối với vai trò này và khả năng gia nhập một đội ngũ giàu kinh nghiệm thực tế. Tôi đặc biệt quan tâm đến cách tiếp cận đối với [điều gì đó cụ thể từ cuộc phỏng vấn] và tin rằng bộ kỹ năng trong lĩnh vực [nền tảng] sẽ là tài sản lớn cho [tên công ty].
Tôi rất mong đợi các bước tiếp theo và hào hứng khi được cân nhắc cho đội ngũ.
Trân trọng,
[Tên]
[Số điện thoại]
4. Mẫu email tiếp theo sau cuộc phỏng vấn trực tiếp
Chủ đề: Cảm ơn vì cuộc phỏng vấn tại [tên công ty]
Email:
Kính gửi Ông hoặc Bà [tên ở đây],
Thật hân hạnh khi được gặp mặt và đến thăm văn phòng của [tên công ty] để thảo luận về cơ hội [chức danh công việc]. Tôi rất trân trọng sự chào đón nhiệt tình và cơ hội được gặp gỡ các thành viên còn lại của đội ngũ.
Cuộc hội thoại khiến tôi càng thêm nhiệt tình với vị trí [chức danh công việc], đặc biệt là khi thảo luận về [một giai thoại từ cuộc phỏng vấn].
Tôi tự tin rằng nền tảng chuyên môn về [bộ kỹ năng] phù hợp với các mục tiêu của [tên công ty] và sẽ rất vui mừng được cống hiến cho một công ty trân trọng nhân viên theo cách của [tên công ty].
Nếu cần bất kỳ điều gì, vui lòng liên hệ ngay. Một lần nữa xin cảm ơn vì đã dành thời gian và vì cuộc phỏng vấn rất thú vị.
Trân trọng,
[Họ tên]
[Số điện thoại]
5. Email theo dõi sau phỏng vấn sau hai tuần không có phản hồi
Dòng chủ đề: Theo dõi phỏng vấn vị trí [job title] – [your name]
Nội dung email:
Kính gửi Ông hoặc Bà [tên ở đây],
Hy vọng mọi việc vẫn suôn sẻ kể từ lần trò chuyện gần nhất. Thư này được viết nhằm theo dõi cuộc phỏng vấn vào ngày [date] cho vị trí [job title]. Dẫu biết công việc có thể bận rộn, xin được bày tỏ lòng cảm ơn chân thành vì cơ hội phỏng vấn với [company name].
Tin rằng vai trò tại [company name] sẽ rất phù hợp và vô cùng hào hứng với vị trí này, đặc biệt là khi có kinh nghiệm trong lĩnh vực [background skills].
Vui lòng thông báo nếu có bất kỳ cập nhật nào về quy trình tuyển dụng hoặc nếu cần thêm thông tin.
Một lần nữa xin cảm ơn vì đã dành thời gian và sự cân nhắc.
Trân trọng,
[Họ tên]
[Số điện thoại]
Câu hỏi thường gặp
- Chuyện gì xảy ra nếu quên gửi email theo dõi? Nếu quên gửi email theo dõi, quy trình tiêu chuẩn là gửi email theo dõi sau hai tuần để liên hệ với quản lý tuyển dụng. Hãy sử dụng hoặc chỉnh sửa mẫu trên (số năm) và lưu ý luôn chuyên nghiệp cũng như lịch sự khi hỏi về bất kỳ bước tiếp theo hoặc thông tin bổ sung nào.
- Nên gửi email theo dõi bao nhiêu lần? Nên gửi email theo dõi trong vòng 24 giờ sau cuộc phỏng vấn nhưng dưới 48 giờ sau cuộc phỏng vấn. Nếu đã bỏ lỡ khoảng thời gian này, luôn có thể gửi muộn hơn, nhưng gửi sớm hơn sẽ trông chuyên nghiệp hơn và tạo ấn tượng lâu dài. Hãy nhớ rằng, nếu không nhận được phản hồi trong vòng hai tuần, nguyên tắc chung là theo dõi thêm một lần nữa — nhưng không bao giờ quá hai lần.
- Có nên dùng LinkedIn để nhắc nhở quản lý tuyển dụng không? Việc theo dõi trên LinkedIn trông kém chuyên nghiệp hơn nhiều so với việc theo dõi qua email. Vì công việc chính thức không được thực hiện qua LinkedIn, nên đây không được xem là phương tiện để giao tiếp chuyên nghiệp, đặc biệt là với nhà tuyển dụng tiềm năng.
- Khi nào có thể gửi email theo dõi thứ hai? Cách theo dõi sau cuộc phỏng vấn là tùy thuộc vào mỗi người, nhưng việc gửi email theo dõi thứ hai sau mốc khoảng hai tuần là phù hợp, nếu chưa nhận được phản hồi.
Tùy chỉnh email phỏng vấn theo dõi với Proton
Giờ đây khi đã biết tầm quan trọng của email theo dõi sau phỏng vấn, việc viết một thư chu đáo gửi cho nhà tuyển dụng tiềm năng nên là việc đầu tiên cần nháp sau cuộc phỏng vấn ban đầu.
Hãy nhớ giữ cho thư ngắn gọn, kịp thời và trên hết là mang tính cá nhân. Thật dễ dàng để sao chép và dán một mẫu có sẵn, nhưng việc nhắc lại những khoảnh khắc chính trong cuộc phỏng vấn sẽ hiển thị sự chú ý và hiển thị lòng nhiệt huyết đối với vai trò này.
Năm mẫu đã được cung cấp để tùy chỉnh và với sự trợ giúp của Scribe, trợ lý viết mới của Proton Mail, có thể viết email theo dõi phỏng vấn tốt nhất để tạo sự khác biệt so với những người còn lại.
Hãy sáng tạo để gây ấn tượng với quản lý tuyển dụng — and, hy vọng — đạt được công việc mơ ước bấy lâu nay.
