Việc tạo một email doanh nghiệp riêng không chỉ quan trọng đối với thương hiệu, việc lựa chọn dịch vụ phù hợp còn có thể giúp bảo mật dữ liệu của công ty và tuân thủ các luật bảo vệ dữ liệu. Nhiều dịch vụ email miễn phí không thực sự miễn phí vì người dùng phải trả giá bằng quyền riêng tư. Và một số nhà cung cấp phổ biến nhất như Gmail hoặc Outlook không sử dụng các giao thức mã hóa mạnh nhất hiện có và có thể chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba.
Proton được xây dựng để cung cấp một giải pháp thay thế bảo mật hơn, sử dụng mã hóa đầu cuối và mã hóa không truy cập theo mặc định, giúp bảo mật hơn nhiều trước các sự cố rò rỉ dữ liệu. Được thành lập bởi các nhà khoa học gặp nhau tại CERN (Tổ chức Nghiên cứu Hạt nhân Châu Âu) vào năm 2014, Proton hiện là nền tảng email được mã hóa phổ biến nhất thế giới, với hơn 100 triệu người dùng, bao gồm hơn 50.000 tài khoản doanh nghiệp.
Bài viết này giải thích cách tạo địa chỉ email doanh nghiệp bảo mật theo mặc định bằng Proton Mail, cũng như một số lợi ích chính của dịch vụ này.
Nếu đã sẵn sàng bắt đầu với Proton Mail, hãy đăng ký tại đây.
- Tại sao nên sử dụng email bảo mật cho doanh nghiệp
- So sánh gói Proton Mail for Business
- 5 bước dễ dàng để thiết lập Proton Mail cho doanh nghiệp
Tại sao nên sử dụng email bảo mật cho doanh nghiệp
Hầu hết các nhà cung cấp email doanh nghiệp đều cung cấp các tính năng hiệu suất tương tự và mức giá tương đương. Nhưng việc sử dụng một dịch vụ email ưu tiên bảo mật mang lại những lợi ích vượt trội.
Ngăn ngừa vi phạm dữ liệu
Khi sử dụng Proton Mail, các email được gửi trong nội bộ tổ chức sẽ được mã hóa đầu cuối theo mặc định, nghĩa là các thư và tập tin đính kèm sẽ bị khóa trên thiết bị trước khi được truyền đến máy chủ và chỉ có thể được mở khóa và đọc bởi người nhận. Đối với các email gửi đến các tài khoản không phải Proton Mail, người dùng có thể gửi email được bảo vệ bằng mật khẩu, và tính năng mã hóa không truy cập sẽ tự động được áp dụng cho các email gửi đến.
Trong mọi trường hợp, thư luôn được mã hóa trên máy chủ. Điều này có nghĩa là ngay cả trong trường hợp máy chủ bị xâm nhập, email của công ty vẫn được bảo mật và không ai có thể đọc được ngoại trừ người sở hữu, giúp bảo vệ thông tin mật khỏi các cuộc tấn công mạng.
Tuân thủ luật bảo vệ dữ liệu
Proton Mail là một dịch vụ email tuân thủ GDPR và cũng có thể giúp tuân thủ các yêu cầu về quyền riêng tư đặc thù của ngành, chẳng hạn như HIPAA.
Riêng tư theo mặc định
Các nền tảng như Google hay Microsoft không sử dụng mã hóa đầu cuối và có quyền truy cập vào dữ liệu của công ty. Do đó, không thể chắc chắn rằng một ngày nào đó họ sẽ không chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba hoặc tìm cách kiếm lợi từ dữ liệu đó. Ngoài ra, vì họ có trụ sở tại Hoa Kỳ, họ có thể chuyển giao dữ liệu cho cơ quan thực thi pháp luật khi có yêu cầu.
Về mặt toán học, Proton không thể giải mã dữ liệu của người dùng. Và vì Proton có trụ sở tại Thụy Sĩ, lượng dữ liệu ít ỏi được thu thập sẽ được bảo vệ bởi luật quyền riêng tư của Thụy Sĩ và không thuộc phạm vi yêu cầu của các cơ quan thực thi pháp luật nước ngoài.
Phòng chống hacker
Proton có nhiều lớp phòng thủ để chống lại các cuộc tấn công mạng tiềm ẩn:
- PhishGuard: Bộ lọc PhishGuard của Proton được thiết kế để nhận diện và gắn cờ các hành vi lừa đảo. Khi phát hiện thấy một cuộc tấn công lừa đảo, cảnh báo sẽ được hiển thị.
- Xác thực hai yếu tố (2FA): Proton Mail mang lại khả năng bảo mật vượt trội hơn cả mật khẩu với tính năng xác thực hai yếu tố (2FA). Proton hỗ trợ một số phương thức 2FA, bao gồm các ứng dụng xác thực và khóa bảo mật vật lý, nghĩa là có thể chọn tùy chọn thuận tiện và bảo mật nhất. Với gói Proton for Business, quản trị viên cũng có thể bắt buộc áp dụng 2FA cho tổ chức của mình để tăng cường bảo mật cho nhân viên.
- Proton Sentinel: Đây là chương trình bảo vệ tài khoản nâng cao của Proton, có sẵn trong gói Proton Mail Professional hoặc Proton Business Suite. Chương trình này được thiết kế để mang lại mức độ bảo mật tối đa cho những ai cần bằng cách kết hợp AI với phân tích của con người. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhà điều hành — hoặc những người làm việc với dữ liệu và thông tin liên lạc nhạy cảm. Proton Sentinel cung cấp dịch vụ hỗ trợ 24/7 để báo cáo các nỗ lực đăng nhập đáng ngờ cho các chuyên gia phân tích bảo mật.
Tìm hiểu thêm về tính năng bảo mật của Proton Mail
So sánh các gói Proton Mail for Business
Proton Mail mang lại khả năng bảo mật nâng cao đồng thời hỗ trợ vận hành doanh nghiệp theo cách mong muốn. Proton cung cấp hai gói dịch vụ:
Proton Mail Essentials là gói đơn giản nhất, cung cấp email bảo mật với tổng dung lượng lưu trữ 15 GB và 10 địa chỉ cho mỗi người dùng, hỗ trợ ba miền email tùy chỉnh và quyền truy cập VPN cơ bản trên một thiết bị cho mỗi người dùng.
Proton Mail Professional là gói lịch và thư mạnh mẽ dành cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện. Gói này cung cấp 50 GB dung lượng lưu trữ và 15 địa chỉ email cho mỗi người dùng, cũng như 10 miền email tùy chỉnh và một kết nối VPN cho mỗi người dùng. Gói này cũng cung cấp tính năng bảo vệ tài khoản nâng cao và xây dựng thương hiệu không gian làm việc tùy chỉnh.
Proton Business Suite cung cấp email bảo mật với tổng dung lượng lưu trữ 500 GB và 15 địa chỉ email cho mỗi người dùng, hỗ trợ 10 miền email tùy chỉnh và VPN tốc độ cao nhất trên 10 thiết bị cho mỗi người dùng với nhiều máy chủ hơn trên toàn thế giới cùng các tính năng bảo mật bổ sung.
Tất cả các gói doanh nghiệp đều bao gồm các dịch vụ đã mã hóa đầu cuối gồm Proton Mail, Proton Calendar, Proton Drive, Proton Pass và Proton VPN(cửa sổ mới).
| Proton Mail Essentials | Proton Mail Professional | Proton Business Suite |
|---|---|---|
| • 15 GB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng • 10 địa chỉ email cho mỗi người dùng • Không giới hạn thư mục, nhãn và bộ lọc • Hỗ trợ 3 miền tùy chỉnh • Quản lý các nhóm liên hệ • Proton Calendar • Proton Drive • Proton VPN (kết nối trên 1 thiết bị cho mỗi người dùng) • Proton Pass (2 kho và 10 biệt danh hide-my-email) | • 50 GB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng • 15 địa chỉ email cho mỗi người dùng • Không giới hạn thư mục, nhãn và bộ lọc • Hỗ trợ 10 miền tùy chỉnh • Quản lý các nhóm liên hệ • Proton Calendar • Proton Drive • Proton VPN (kết nối trên 1 thiết bị cho mỗi người dùng) • Proton Pass (2 kho và 20 biệt danh hide-my-email) | • 500 GB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng • 20 địa chỉ email cho mỗi người dùng • Không giới hạn thư mục, nhãn và bộ lọc • Hỗ trợ 15 miền tùy chỉnh • Quản lý các nhóm liên hệ • Proton Calendar • Proton Drive • Proton VPN (kết nối trên 10 thiết bị cho mỗi người dùng) • Proton Pass (50 kho và không giới hạn biệt danh) |
Nếu có hơn 100 thành viên trong đội ngũ, cũng có thể nâng cấp lên gói Enterprise để mở khóa:
- Dung lượng lưu trữ bổ sung
- Địa chỉ bổ sung
- Hỗ trợ chuyên biệt
- Cài đặt tại chỗ
Tìm hiểu thêm về các gói doanh nghiệp của Proton
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, người dùng có thể truy cập Proton Mail trên mọi trình duyệt web, sử dụng ứng dụng Proton Mail cho máy tính hoặc làm việc khi đang di chuyển với các ứng dụng di động dành cho iOS(cửa sổ mới) và Android(cửa sổ mới).
5 bước đơn giản để thiết lập Proton Mail cho doanh nghiệp
Sử dụng hướng dẫn này để bắt đầu địa chỉ doanh nghiệp mới với Proton Mail và di chuyển các email hiện có từ dịch vụ trước đây.
1. Đăng ký gói doanh nghiệp của Proton
- Đầu tiên, hãy truy cập trang doanh nghiệp của Proton, tại đây sẽ có bốn tùy chọn: Mail Essentials, Mail Professional, Proton Business Suite và Enterprise.
- Chọn một gói.
- Tiếp theo, cần nhập thông tin chi tiết và chọn số lượng người dùng trong tổ chức. Tổng số tiền thanh toán hàng năm sẽ điều chỉnh theo quy mô của nhóm. Sau đó nhấp vào Gửi.
- Tạo một tài khoản.
- Cuối cùng, có thể nhập thông tin thanh toán và bắt đầu.
Đăng ký gói Proton for Business(cửa sổ mới)
2. Thiết lập miền
Với gói doanh nghiệp Proton, có tùy chọn thiết lập một miền tùy chỉnh. Điều này cho phép doanh nghiệp duy trì thương hiệu trên tất cả các thông tin liên lạc bằng email. Bước này rất quan trọng vì giúp nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của tổ chức bằng cách kích hoạt các địa chỉ email tại miền riêng (ví dụ: yourname@example.com).
Nếu chưa có miền tùy chỉnh, có thể mua một miền từ các công ty đăng ký tên miền như GoDaddy(cửa sổ mới), Namecheap(cửa sổ mới) và Domain.com(cửa sổ mới).
Để thiết lập miền, hãy đăng nhập vào Tài khoản Proton và nhấp vào Cài đặt → Tất cả cài đặt.
Chọn Tên miền ở thanh bên trái. Dưới mục Tên miền, nhấp vào Thêm miền và sử dụng trình hướng dẫn thiết lập để hoàn thành cấu hình miền.
Tìm hiểu thêm về cách sử dụng miền tùy chỉnh với Proton Mail
3. Tạo tổ chức
Tiếp theo, cần tạo tổ chức:
Chọn Cài đặt → Đi đến cài đặt → Hỗ trợ nhiều người dùng và nhấp vào Kích hoạt hỗ trợ nhiều người dùng.
Đặt tên cho tổ chức và chọn độ mạnh của khóa mã hóa cho tổ chức. Khóa này sẽ được sử dụng để mã hóa các email được gửi trong nhóm.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, có thể phân bổ không gian lưu trữ cho tài khoản quản trị viên, cho phép lưu trữ email, tập tin đính kèm và các tệp.
Tìm hiểu thêm về cách tạo một tổ chức
4. Thiết lập các tài khoản người dùng mới
Thêm tài khoản người dùng mới sẽ cung cấp cho nhân viên Tài khoản Proton riêng:
Nhấp vào Cài đặt → Đi đến cài đặt → Người dùng và Địa chỉ và chọn Thêm người dùng.
Nhập tên, địa chỉ email và mật khẩu để tạo một tài khoản người dùng mới. Cũng có thể phân bổ dung lượng lưu trữ cho tài khoản này.
Tìm hiểu thêm về cách thiết lập các tài khoản người dùng mới
5. Di chuyển các email hiện có
Nếu có các email hiện có với nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài, có thể chuyển email, lịch và danh bạ bằng Easy Switch(cửa sổ mới):
Nhấp vào Cài đặt → Đi đến cài đặt → Nhập qua Easy Switch và chọn một nhà cung cấp dịch vụ để bắt đầu.
Easy Switch hoạt động trong chế độ nền, tự động mã hóa email và các dữ liệu khác khi chúng được chuyển đến Tài khoản Proton.
Tìm hiểu thêm về cách di chuyển sang Proton bằng Easy Switch
Đơn giản là như vậy. Dù là doanh nghiệp quy mô nhỏ hay lớn, đều có thể sử dụng Proton Mail để bảo mật thông tin liên lạc của doanh nghiệp và duy trì sự chuyên nghiệp.
