Sau nhiều năm nghiên cứu của đội ngũ mật mã, hiện đã có thể thiết lập tính năng chuyển tiếp email tự động và bảo mật trong Proton Mail. Không có dịch vụ email quy mô lớn nào khác cung cấp tính năng chuyển tiếp email liền mạch mà vẫn bảo toàn mã hóa đầu cuối.
Đây là một trong những tính năng được yêu cầu nhiều nhất từ các tài khoản chuyên nghiệp và doanh nghiệp, vì vậy tính năng chuyển tiếp thư được ra mắt hôm nay cho bất kỳ ai đăng ký gói Proton Mail trả phí.
Với tính năng chuyển tiếp thư, có thể tự động gửi thư đến đến bất kỳ địa chỉ email nào khác. Khi chuyển tiếp đến các địa chỉ email Proton Mail, thư được mã hóa đầu cuối, nghĩa là không ai (kể cả Proton) có thể xem nội dung thư. Tuy nhiên, cũng có thể thiết lập chuyển tiếp đến các địa chỉ bên ngoài, bao gồm cả phần mềm CRM và phần mềm hỗ trợ khách hàng. Cùng với tính năng gửi SMTP được ra mắt vào đầu năm nay, các tổ chức hiện có thể tích hợp hoàn toàn Proton Mail với các dịch vụ của bên thứ ba để cả gửi và nhận email.
Bắt đầu sử dụng tính năng chuyển tiếp email
Có thể tạo và quản lý các quy tắc chuyển tiếp từ mục Chuyển tiếp và tự động trả lời trong cài đặt Proton Mail.
Để tạo quy tắc chuyển tiếp, chỉ cần nhập các địa chỉ email muốn chuyển tiếp đi và nhận chuyển tiếp.
Cũng có thể thêm các quy tắc chuyển tiếp cụ thể hơn để chỉ các email nhất định mới được chuyển tiếp dựa trên chủ đề, người gửi hoặc tập tin đính kèm. Việc thêm các điều kiện như vậy là không bắt buộc.
Sau khi thêm quy tắc, email xác nhận sẽ được gửi đến địa chỉ nhận chuyển tiếp. Khi người nhận xác nhận, quá trình thiết lập hoàn tất.
Để biết hướng dẫn chi tiết hơn, có thể tham khảo bài viết hỗ trợ.
Chuyển tiếp email giúp cải thiện quy trình làm việc như thế nào
Chuyển tiếp thư giúp cộng tác và chia sẻ thông tin với đồng nghiệp dễ dàng hơn. Tính năng này cũng cho phép tích hợp Proton Mail với các nền tảng của bên thứ ba như Zendesk và các phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) khác.
Chuyển tiếp email đến các thành viên liên quan trong đội ngũ
Các tổ chức thường có địa chỉ email theo vai trò cụ thể, chẳng hạn như hộp thư kế toán như accounting@mycompany.com. Nhà cung cấp và các nhóm khác gửi hóa đơn đến hộp thư kế toán thay vì gửi email cho từng thành viên trong đội ngũ. Điểm trừ của việc này là nhiều thành viên trong đội ngũ có thể cần phải kiểm tra hộp thư đến cụ thể đó.
Với tính năng chuyển tiếp thư, có thể tự động chuyển tiếp email gửi đến bộ phận kế toán cho các thành viên thích hợp trong đội ngũ. Cũng có thể áp dụng các bộ lọc có điều kiện. Ví dụ: nếu một thành viên trong đội ngũ xử lý độc quyền một nhà cung cấp cụ thể, có thể chuyển tiếp tất cả các email từ nhà cung cấp đó đến riêng thành viên đó.
Cũng có thể sử dụng tính năng chuyển tiếp khi các thành viên trong đội ngũ nghỉ phép. Ngoài việc sử dụng tính năng tự động trả lời, các thành viên trong đội ngũ có thể thêm quy tắc chuyển tiếp để chuyển tiếp các email khẩn cấp hoặc quan trọng đến quản lý hoặc đồng nghiệp.
Tích hợp với CRM và các ứng dụng doanh nghiệp khác
Có thể sử dụng phần mềm CRM để quản lý quy trình bán hàng hoặc phiếu hỗ trợ. Tính năng gửi SMTP của Proton Mail đã cho phép CRM gửi email thông qua Proton Mail. Giờ đây, với tính năng chuyển tiếp thư, có thể tích hợp hoàn toàn Proton Mail với các dịch vụ của bên thứ ba để gửi và nhận email.
Có thể thiết lập quy tắc chuyển tiếp từ địa chỉ liên hệ trong Proton Mail sang CRM để tạo phiếu hỗ trợ hoặc yêu cầu phù hợp.
Dịch vụ chuyển tiếp email quy mô lớn đầu tiên trên thế giới duy trì mã hóa đầu cuối
Thư được gửi giữa các tài khoản Proton Mail luôn được mã hóa đầu cuối theo mặc định. Tuy nhiên, việc duy trì mã hóa đầu cuối cho các thư được chuyển tiếp đến những người dùng Proton khác là một thách thức kỹ thuật. Cần phải mã hóa lại thư cho các người nhận khác nhau mà máy chủ không thể truy cập nội dung. Các kỹ sư mật mã học tại Proton đã thực hiện được điều này bằng phương pháp gọi là mã hóa lại proxy.
Trong hình minh họa ở trên, Alice, Bob và Charles đều sử dụng Proton Mail. Alice gửi email cho Bob. Bob sau đó muốn chuyển tiếp các email nhận được cho Charles. Để thực hiện việc này, Charles cần giải mã các email vốn ban đầu được Alice mã hóa bằng khóa công khai của Bob.
Bob tạo ra hai yếu tố bí mật cụ thể:
- Một khóa riêng tư mới sẽ được sử dụng để giải mã các email được chuyển tiếp. Khóa này được gửi cho Charles bằng mã hóa đầu cuối.
- Một yếu tố proxy được tải lên các máy chủ Proton bằng TLS
Yếu tố proxy factor này (một số nguyên rất lớn) cho phép Proton chuyển đổi bất kỳ thư PGP nào được mã hóa bằng khóa công khai của Bob thành một thư PGP khác có thể giải mã bằng khóa riêng tư mới được tạo, hiện do Charles nắm giữ. Khi sử dụng yếu tố này, Proton không thể giải mã thư hoặc chuyển đổi thư sang một khóa khác. Điều này cho phép Bob chuyển tiếp email một cách an toàn cho Charles mà không làm xâm phạm quyền riêng tư.
Lưu ý rằng Alice có thể không sử dụng Proton Mail. Trong trường hợp đó, nhà cung cấp email của Alice rất có thể có quyền truy cập vào email đã gửi, nhưng Proton thì không. Thư đến được mã hóa ngay lập tức bằng khóa công khai của Bob khi Bob nhận được. Nếu Bob chuyển tiếp email cho Charles (or bất kỳ người dùng Proton Mail nào khác), cơ chế trên sẽ được áp dụng.
Cũng cần nhấn mạnh rằng nếu chuyển tiếp email đến một địa chỉ không phải Proton, tính năng mã hóa đầu cuối sẽ bị vô hiệu hóa đối với tất cả email đến địa chỉ chuyển tiếp. Có thể kích hoạt lại mã hóa đầu cuối khi không còn muốn chuyển tiếp đến địa chỉ email không phải Proton. Lưu ý: Điều này sẽ không ảnh hưởng đến việc mã hóa các địa chỉ khác trong tài khoản Proton Mail. Do đó, đối với các tổ chức, khuyến nghị nên thiết lập một địa chỉ email riêng để chuyển tiếp ra ngoài Proton Mail.
Email bảo mật cho doanh nghiệp
Tại Proton, ưu tiên hàng đầu là cải thiện tính bảo mật và quyền riêng tư của các công cụ được sử dụng hàng ngày. Email là danh tính trực tuyến, và các tài khoản doanh nghiệp là mục tiêu đặc biệt của các cuộc tấn công và dễ bị vi phạm dữ liệu.
Các tính năng như chuyển tiếp email được mã hóa chỉ là một trong những cách Proton Mail bảo vệ tổ chức. Các tính năng như bảo vệ chống lừa đảo nâng cao, chương trình bảo mật cao Sentinel, bảo vệ khỏi các liên kết theo dõi và nhiều tính năng bảo mật độc đáo khác đã được giới thiệu.
Tất cả nằm trong sứ mệnh xây dựng một mạng internet nơi quyền riêng tư là mặc định và người dùng có quyền kiểm soát dữ liệu. Nếu đã sẵn sàng chuyển sang chế độ bảo mật và quyền riêng tư trực tuyến tốt hơn, có thể tạo tài khoản Proton mới miễn phí. Nếu là doanh nghiệp muốn dùng thử tính năng chuyển tiếp email, có thể tìm gói phù hợp với tổ chức hoặc liên hệ với đội ngũ kinh doanh.
