Uso de la validación de datos en Proton Sheets

La validación de datos en Proton Sheets le permite controlar qué información pueden ingresar los usuarios en una celda estableciendo reglas específicas, como permitir solo números, opciones de menú desplegable o casillas de verificación. Esto ayuda a mantener los datos precisos, consistentes y sin errores en todo el equipo, especialmente cuando varias personas trabajan en la misma hoja.

Esta guía le muestra cómo aplicar reglas de validación y usarlas de manera efectiva en toda su hoja de cálculo.

• Configurar la validación de datos
• Tipos de validación y casos de uso comunes
• Ejemplo
• ¿Qué sucede cuando se ingresan datos no válidos?
• ¿Qué sigue?

Configurar la Validación de datos

1. Seleccione la(s) celda(s) donde desea aplicar las reglas.
2. Vaya a Datos → Validación de datos.

3. Haga clic en Agregar regla.
4. En el campo Aplicar al rango, verá la celda o el rango que ha seleccionado, como =Sheet1!A1:A10. Puede ingresar un rango diferente manualmente, una columna completa —como =Sheet1!B:B— o Agregar más rangos.
5. Bajo Reglas de validación, verá una Lista de Opciones dependiendo del Tipo de datos que desea Permitir. Una vez que Seleccionar una, la regla se aplicará Inmediatamente.

Tipos de validación comunes y casos de uso

Cada Tipo de validación aplicar reglas diferentes dependiendo del tipo de datos — como Texto, números o casillas de verificación — y Ayuda a prevenir error antes de que ocurran.

Aquí hay algunos ejemplos comunes:

• Menú desplegable proporciona una Lista predefinida de Opciones, tales como Sí, No, Tal vez). Es útil para campos de Estado, respuestas o Categoría.
• Casilla de verificación convierte cada celda en una casilla de verificación seleccionable (VERDADERO/FALSO). Es útil para Listas de tareas pendientes, aprobaciones o tareas completadas.
• Número Permitir solo números que cumplen con Condiciones específicas, tales como mayor que, menor que o entre. Por ejemplo, puede Permitir calificaciones entre 1 y 5.
• No está vacío requiere que se ingrese algo (cualquier cosa) en la celda. Evita que los usuarios puedan omitir campos obligatorios como “Nombre” o “Fecha”.
• Fórmula personalizada le permite utilizar fórmulas como =ISNUMBER(A2) o =A2>0 para crear reglas avanzadas.

Ejemplo

Desea aplicar Validación de datos en un rastreador de tareas de Proyectos. Cada fila representa una tarea, con columnas como Nombre, Propietario, Fecha, Estado, Prioridad y Completado. Aquí tiene lo que puede configurar:

• Para la columna Propietario, aplicar una regla de Menú desplegable con las siguientes Opciones: Alice, Bob, John, Tim y Diana.
• Para la columna Estado, establecer una regla de Menú desplegable con los siguientes Valores: No iniciado, En progreso, Bloqueado y Completado.
• Para la columna Priority, aplicar una regla de Dropdown con los siguientes Valor: 1, 2, 3, 4 y 5.
• Y para la columna Completed, Establecer una regla de Checkbox.

¿Qué sucede cuando se ingresa datos no válidos?

Si ingresas un Valor que no cumple con la Reglas de validación, la celda mostrará un icono de error. Cuando pases el cursor sobre él, verás un mensaje como Invalid: The cell’s contents violate its validation rules.

¿Qué sigue?

Si eres Nuevo en Proton Sheets, consulta nuestra guía de primeros pasos para conocer lo básico.