在 Proton Sheets 中使用数据验证
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Proton Sheets 的数据验证功能让您可以通过设置特定规则来控制他人可在单元格中输入的内容——例如仅允许数字、下拉选项或复选框。这有助于确保团队数据的准确、一致且无错误，尤其是在多人协同编辑同一工作表时。
本指南将向您展示如何在电子表格中应用验证规则并有效使用这些规则。
设置数据验证
- 选择要应用规则的单元格(s)。
- 前往数据 → 数据验证。
- 点击添加规则。
- 在应用于范围字段中，您将看到所选的单元格或范围，例如
=Sheet1!A1:A10。您可以手动输入其他范围或整列 — 例如=Sheet1!B:B— 也可以添加更多范围。 - 在验证规则下方，您会看到选项列表，具体取决于您想要允许的数据类型。选择其中一项后，规则将立即应用。
常见验证类型和使用场景
每种验证类型会根据数据类型 — 例如文本、数字或复选框 — 应用不同的规则，有助于在错误发生之前进行预防。
以下是一些常见示例：
- 下拉菜单提供预定义的选项列表，例如
是、否、可能）。它适用于状态字段、回复或类别。 - 复选框将每个单元格变为可点击的复选框（TRUE/FALSE）。它适用于待办事项列表、审批或已完成任务。
- 数字仅允许符合特定条件的数字，例如大于、小于或介于。例如，您可以允许 1 到 5 之间的评分。
- 不为空要求在单元格中输入内容（任意内容）。它可以防止用户跳过“客户名称”或“截止日期”等必填字段。
- 自定义公式允许您使用 公式，例如
=ISNUMBER(A2)或=A2>0，来构建高级规则。
示例
您想在项目任务跟踪器中应用数据验证。每行代表一个任务，包含任务名称、负责人、截止日期、状态、优先级和已完成等列。您可以进行如下设置：
- 对于负责人列，应用下拉菜单 规则并设置以下选项：
Alice、Bob、John、Tim和Diana。 - 对于状态列，设置下拉菜单规则并使用以下值：
未开始、进行中、已阻止和已完成。 - 对于优先级列，应用下拉菜单规则并使用以下值：
1、2、3、4和5。 - 而对于已完成列，则设置复选框规则。
输入无效数据时会发生什么？
如果您输入的值不符合验证规则，单元格将显示错误图标。悬停在该图标上时，您会看到类似 Invalid: The cell’s contents violate its validation rules 的消息。
下一步是什么？
如果您刚开始使用 Proton Sheets，请查看我们的入门指南以了解基础知识。