Datenüberprüfung in Proton Sheets verwenden

Mit der Datenüberprüfung in Proton Sheets kannst du steuern, was Nutzer in eine Zelle eingeben dürfen, indem du bestimmte Regeln festlegst – wie etwa das Zulassen von nur Zahlen, Dropdown-Optionen oder Kontrollkästchen. Das hilft dabei, Daten im Team genau, konsistent und fehlerfrei zu halten, besonders wenn mehrere Personen gleichzeitig am selben Tabellenblatt arbeiten.

Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du Validierungsregeln anwendest und sie effektiv in deiner Tabelle nutzt.

• Datenüberprüfung einrichten
• Häufige Überprüfungstypen und Anwendungsfälle
• Beispiel
• Was passiert, wenn ungültige Daten eingegeben werden?
• Wie geht es weiter?

Datenüberprüfung einrichten

1. Wählen Sie die Zelle(n) aus, auf die Sie Regeln anwenden möchten.
2. Gehen Sie zu Daten → Datenüberprüfung.

3. Klicken Sie auf Regel hinzufügen.
4. Im Feld Auf Bereich anwenden sehen Sie die Zelle oder den Bereich, den Sie ausgewählt haben, z. B. =Sheet1!A1:A10. Sie können manuell einen anderen Bereich eingeben, eine ganze Spalte – wie =Sheet1!B:B – oder weitere Bereiche hinzufügen.
5. Unter Validierungsregeln sehen Sie eine Liste von Optionen, abhängig vom Typ der Daten, die Sie erlauben möchten. Sobald Sie eine auswählen, wird die Regel sofort angewendet.

Allgemeine Typen der Überprüfung und Anwendungsfälle

Jeder Typ der Überprüfung wendet je nach Art der Daten — wie Text, Zahlen oder Kontrollkästchen — unterschiedliche Regeln an und hilft, Fehler zu vermeiden, bevor sie entstehen.

Hier sind einige allgemeine Beispiele:

• Dropdown bietet eine vordefinierte Liste von Optionen, wie Ja, Nein, Vielleicht). Dies ist nützlich für Status-Felder, Antworten oder Kategorien.
• Kontrollkästchen macht aus jeder Zelle ein anklickbares Kontrollkästchen (WAHR/FALSCH). Dies ist nützlich für Aufgabenlisten, Genehmigungen oder erledigte Aufgaben.
• Zahl erlaubt nur Zahlen, die bestimmte Bedingungen erfüllen, wie größer als, kleiner als oder zwischen. Sie können zum Beispiel Bewertungen zwischen 1 und 5 erlauben.
• Ist nicht leer erfordert, dass etwas (irgendetwas) in die Zelle eingegeben wird. Es verhindert, dass Benutzer erforderliche Felder wie “Name des Kunden” oder “Datum” überspringen.
• Benutzerdefinierte Formel erlaubt es Ihnen, Formeln wie =ISNUMBER(A2) oder =A2>0 zu verwenden, um erweiterte Regeln zu erstellen.

Beispiel

Sie möchten die Datenüberprüfung in einem Projekt-Tracker für Aufgaben anwenden. Jede Zeile stellt eine Aufgabe dar, mit Spalten wie Name der Aufgabe, Eigentümer, Datum, Status, Priorität und Abgeschlossen. Hier ist, was Sie einrichten können:

• Wenden Sie für die Spalte Eigentümer eine Dropdown-Regel mit den folgenden Optionen an: Alice, Bob, John, Tim und Diana.
• Legen Sie für die Spalte Status eine Dropdown-Regel mit den folgenden Werten fest: Nicht gestartet, In Bearbeitung, Sperren und Abgeschlossen.
• Wenden Sie für die Spalte Priority eine Dropdown-Regel mit den folgenden Werten an: 1, 2, 3, 4 und 5.
• Und legen Sie für die Spalte Completed eine Checkbox-Regel fest.

Was passiert, wenn ungültige Daten eingegeben werden?

Wenn Sie einen Wert eingeben, der die Validierungsregeln nicht erfüllt, zeigt die Zelle ein Fehlersymbol an. Wenn Sie mit der Maus darüberfahren, sehen Sie eine Nachricht wie Ungültig: Der Inhalt der Zelle verstößt gegen die Validierungsregeln.

Wie geht es weiter?

Falls Sie neu bei Proton Sheets sind, lesen Sie unsere Erste-Schritte-Anleitung, um die Grundlagen zu lernen.