การใช้งานการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Proton Sheets

การตรวจสอบความถูกต้องใน Proton Sheets ช่วยให้ควบคุมสิ่งที่ป้อนลงในเซลล์ได้โดยการตั้งค่ากฎเฉพาะ เช่น อนุญาตเฉพาะตัวเลข ตัวเลือกแบบดร็อปดาวน์ หรือช่องทำเครื่องหมาย ซึ่งช่วยให้ข้อมูลมีความถูกต้อง สอดคล้องกัน และปราศจากข้อผิดพลาดภายในทีม โดยเฉพาะเมื่อมีหลายคนกำลังทำงานในแผ่นงานเดียวกัน

คู่มือนี้แสดงวิธีการนำกฎการตรวจสอบความถูกต้องไปใช้และใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพทั่วทั้งตารางคำนวณ

• ตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
• ชนิดการตรวจสอบความถูกต้องและกรณีการใช้งานทั่วไป
• ตัวอย่าง
• จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
• ขั้นตอนถัดไปคืออะไร?

ตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

1. เลือกเซลล์ที่ต้องการนำกฎไปใช้ (หรือกลุ่มของเซลล์)
2. ไปที่ ข้อมูล → การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

3. คลิก เพิ่มกฎ
4. ในช่องข้อมูล นำไปใช้กับช่วง คุณจะเห็นเซลล์หรือช่วงที่คุณเลือกไว้ เช่น =Sheet1!A1:A10 คุณสามารถพิมพ์ช่วงอื่นด้วยตนเอง หรือทั้งคอลัมน์ เช่น =Sheet1!B:B หรือเพิ่มช่วงเพิ่มเติม
5. ภายใต้ การตรวจสอบความถูกต้อง คุณจะเห็นรายการการตั้งค่าต่างๆ ขึ้นอยู่กับชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการอนุญาต เมื่อคุณเลือกแล้ว กฎจะถูกนำไปใช้ทันที

ชนิดของการตรวจสอบความถูกต้องและกรณีการใช้งานทั่วไป

การตรวจสอบความถูกต้องแต่ละชนิดจะนำไปใช้กฎที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับชนิดของข้อมูล เช่น ข้อความ ตัวเลข หรือช่องทำเครื่องหมาย และช่วยป้องกันข้อผิดพลาดก่อนที่จะเกิดขึ้น

นี่คือตัวอย่างทั่วไปบางส่วน:

• ดรอปดาวน์ จัดเตรียมรายการตัวเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น ใช่, ไม่ใช่, อาจจะ) ซึ่งมีประโยชน์สำหรับช่องข้อมูลสถานะ การตอบกลับ หรือหมวดหมู่
• ช่องทำเครื่องหมาย เปลี่ยนแต่ละเซลล์ให้เป็นช่องทำเครื่องหมายที่คลิกได้ (จริง/เท็จ) ซึ่งมีประโยชน์สำหรับรายการสิ่งที่ต้องทำ การอนุมัติ หรือภารกิจที่เสร็จสมบูรณ์
• ตัวเลข อนุญาตเฉพาะตัวเลขที่ตรงตามเงื่อนไขเฉพาะ เช่น มากกว่า, น้อยกว่า หรือ ระหว่าง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถอนุญาตการให้คะแนนระหว่าง 1 ถึง 5
• Is not empty กำหนดว่าต้องมีการป้อนข้อมูล (อะไรก็ได้) ลงในเซลล์ เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ข้ามช่องข้อมูลที่จำเป็น เช่น “ชื่อลูกค้า” หรือ “วันที่ครบกำหนด”
• กำหนดเอง อนุญาตให้คุณใช้ สูตร เช่น =ISNUMBER(A2) หรือ =A2>0 เพื่อสร้างกฎขั้นสูง

ตัวอย่าง

คุณต้องการนำการตรวจสอบความถูกต้องไปใช้ในตัวติดตามงานของโครงการ แต่ละแถวแสดงถึงงานหนึ่งงาน โดยมีคอลัมน์ต่างๆ เช่น ชื่องาน, เจ้าของ, วันที่ครบกำหนด, สถานะ, ความสำคัญ และ เสร็จสมบูรณ์ นี่คือสิ่งที่คุณสามารถตั้งค่าได้:

• สำหรับ คอลัมน์เจ้าของ ให้นำกฎ ดรอปดาวน์ ไปใช้กับตัวเลือกต่อไปนี้: Alice, Bob, John, Tim และ Diana
• สำหรับคอลัมน์ สถานะ ให้ตั้งค่ากฎ ดรอปดาวน์ ด้วยค่าต่อไปนี้: ยังไม่เริ่ม, กำลังดำเนินการ, บล็อก และ เสร็จสมบูรณ์
• สำหรับคอลัมน์ Priority ให้ใช้กฎ Dropdown ด้วยค่าต่อไปนี้: 1, 2, 3, 4 และ 5
• และสำหรับคอลัมน์ Completed ให้ตั้งค่ากฎ Checkbox

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

หากคุณป้อนค่าที่ไม่เป็นไปตามกฎการตรวจสอบความถูกต้อง เซลล์จะแสดงไอคอนข้อผิดพลาด เมื่อคุณเลื่อนเมาส์ไปวางเหนือไอคอน คุณจะเห็นข้อความเช่น Invalid: The cell’s contents violate its validation rules

ขั้นตอนถัดไปคืออะไร?

หากคุณเพิ่งเริ่มใช้งาน Proton Sheets โปรดดูคู่มือการเริ่มต้นใช้งานของเราเพื่อเรียนรู้พื้นฐาน