Использование проверки данных в Proton Sheets

Проверка данных в Proton Sheets позволяет вам контролировать, что именно пользователи могут вводить в ячейку, устанавливая определенные правила — например, разрешая только числа, раскрывающиеся списки или флажки. Это помогает поддерживать точность, согласованность и отсутствие ошибок в данных в рамках всей команды, особенно когда над одним листом работает несколько человек.

В этом руководстве вы узнаете, как применить правила проверки данных и эффективно использовать их в электронной таблице.

• Настройка проверки данных
• Распространённые типы проверки и примеры использования
• Пример
• Что происходит при вводе недопустимых данных?
• Что дальше?

Настроить проверку данных

1. Выберите ячейки, к которым вы хотите применить правила.
2. Перейдите в Данные → Проверка данных.

3. Нажмите Добавить правило.
4. В поле Применить к диапазону вы увидите ячейку или диапазон, которые вы выбрали, например =Sheet1!A1:A10. Вы можете вручную ввести другой диапазон, весь столбец — например, =Sheet1!B:B — или добавить ещё диапазоны.
5. В разделе Правила проверки вы увидите список параметров, зависящих от типа данных, которые нужно Разрешить. Как только вы выберете один, правило будет Немедленно Применить.

Распространенные типы проверки и примеры использования

Каждый тип проверки Применить разные правила в зависимости от вида данных — например, Текст, числа или флажки — и помогает предотвратить ошибку до их возникновения.

Вот несколько распространенных примеров:

• Выпадающий список предоставляет предопределенный Список параметров, таких как Да, Нет, Может быть). Это полезно для полей Состояние, ответов или категории.
• Флажок превращает каждую ячейку в кликабельный флажок (TRUE/FALSE). Это полезно для списков дел, согласований или завершенных задач.
• Число позволяет Разрешить только числа, соответствующие определенным Условия, таким как больше чем, меньше чем или между. Например, можно Разрешить рейтинги от 1 до 5.
• Is not empty требует, чтобы в ячейку было что-то (что угодно) введено. Это не дает пользователям пропустить обязательные поля, такие как “Имя клиента” или “Дата выполнения”.
• Пользовательский позволяет вам использовать формулы, такие как =ISNUMBER(A2) или =A2>0, для создания продвинутых правил.

Пример

Вы хотите применить проверку данных в трекере задач проекта. Каждая строка представляет собой задачу со столбцами, такими как Имя задачи, Владелец, Дата выполнения, Состояние, Приоритет и Выполнено. Вот что вы можете настроить:

• Для столбца Владелец примените правило Выпадающий список со следующими параметрами: Alice, Bob, John, Tim и Diana.
• Для столбца Состояние установите правило Выпадающий список со следующими значениями: Не начата, Выполняется, Заблокировать и Выполнено.
• Для столбца Priority применить правило Dropdown со следующими значениями: 1, 2, 3, 4 и 5.
• А для столбца Completed установить правило Checkbox.

Что произойдет, если ввести недопустимые данные?

Если вы введете Значение, которое не соответствует правилу проверки, в ячейке отобразится значок ошибки. При наведении на него вы увидите Сообщение вроде Недопустимо: содержимое ячейки нарушает правила проверки.

Что дальше?

Если вы новичок в Proton Sheets, ознакомьтесь с нашим руководством для начинающих, чтобы изучить основы.