Sử dụng tính năng xác thực dữ liệu trong Proton Sheets

Tính năng xác thực dữ liệu trong Proton Sheets cho phép kiểm soát những nội dung người dùng có thể nhập vào một ô bằng cách thiết lập các quy tắc cụ thể — như chỉ cho phép nhập số, tùy chọn trong danh sách thả xuống hoặc hộp kiểm. Tính năng này giúp dữ liệu luôn chính xác, nhất quán và không có lỗi trong toàn bộ nhóm, đặc biệt là khi có nhiều người cùng làm việc trên một trang tính.

Hướng dẫn này chỉ cách áp dụng các quy tắc xác thực và sử dụng chúng một cách hiệu quả trong bảng tính.

• Thiết lập xác thực dữ liệu
• Các loại xác thực và trường hợp sử dụng phổ biến
• Ví dụ
• Điều gì xảy ra khi dữ liệu không hợp lệ được nhập vào?
• Tiếp theo là gì?

Thiết lập xác thực dữ liệu

1. Chọn (các) ô nơi bạn muốn áp dụng các quy tắc.
2. Đi tới Dữ liệu → Xác thực dữ liệu.

3. Nhấp vào Thêm quy tắc.
4. Trong trường Áp dụng cho phạm vi, bạn sẽ thấy ô hoặc phạm vi mà bạn đã chọn, chẳng hạn như =Sheet1!A1:A10. Bạn có thể nhập thủ công một phạm vi khác, toàn bộ một cột — như =Sheet1!B:B — hoặc bổ sung thêm nhiều phạm vi.
5. Trong mục Validation rules, bạn sẽ thấy Danh sách các Tùy chọn tùy thuộc vào Loại dữ liệu bạn muốn Cho phép. Sau khi bạn Chọn một Tùy chọn, quy tắc sẽ được Áp dụng Ngay lập tức.

Các loại xác thực và trường hợp sử dụng phổ biến

Mỗi loại xác thực sẽ áp dụng các quy tắc khác nhau tùy thuộc vào loại dữ liệu — như Văn bản, số hoặc hộp kiểm — và giúp ngăn ngừa lỗi trước khi chúng xảy ra.

Dưới đây là một số ví dụ phổ biến:

• Dropdown cung cấp một Danh sách các Tùy chọn được xác định trước, chẳng hạn như Yes, No, Maybe). Nó rất hữu ích cho các trường Trạng thái, phản hồi hoặc Hạng mục.
• Checkbox biến mỗi ô thành một hộp kiểm có thể nhấp (TRUE/FALSE). Nó rất hữu ích cho các Danh sách việc cần làm, phê duyệt hoặc các tác vụ đã hoàn thành.
• Number Cho phép các số đáp ứng Các điều kiện cụ thể, chẳng hạn như lớn hơn, nhỏ hơn, hoặc ở giữa. Ví dụ, bạn có thể Cho phép xếp hạng từ 1 đến 5.
• Is not empty yêu cầu phải nhập gì đó (bất kỳ thứ gì) vào ô. Việc này giúp ngăn người dùng bỏ qua các trường bắt buộc như “Tên khách hàng” hoặc “Ngày đến hạn”.
• Công thức tùy chỉnh cho phép bạn sử dụng các công thức như =ISNUMBER(A2) hoặc =A2>0 để xây dựng các quy tắc Nâng cao.

Ví dụ

Bạn muốn áp dụng xác thực dữ liệu trong trình theo dõi tác vụ dự án. Mỗi hàng đại diện cho một tác vụ, với các cột như Tên tác vụ, Chủ sở hữu, Ngày đến hạn, Trạng thái, Mức độ ưu tiên, và Đã hoàn thành. Đây là những gì bạn có thể thiết lập:

• Đối với cột Chủ sở hữu, áp dụng quy tắc Danh sách thả xuống với các tùy chọn sau: Alice, Bob, John, Tim, và Diana.
• Đối với cột Trạng thái, đặt quy tắc Danh sách thả xuống với các giá trị sau: Chưa bắt đầu, Trong quá trình, Chặn, và Đã hoàn thành.
• Đối với cột Priority, áp dụng quy tắc Dropdown với các Giá trị sau: 1, 2, 3, 4 và 5.
• Và đối với cột Completed, Đặt quy tắc Checkbox.

Điều gì xảy ra khi nhập dữ liệu không hợp lệ?

Nếu bạn nhập một Giá trị không đáp ứng quy tắc xác thực, ô sẽ hiển thị một biểu tượng lỗi. Khi bạn di chuột qua đó, bạn sẽ thấy một thư như Invalid: The cell’s contents violate its validation rules.

Tiếp theo là gì?

Nếu bạn là người dùng mới sử dụng Proton Sheets, hãy xem hướng dẫn bắt đầu của chúng tôi để tìm hiểu các thông tin cơ bản.