Brug af datavalidering i Proton Sheets

Datavalidering i Proton Sheets giver Dem mulighed for at kontrollere, hvad folk kan indtaste i en celle ved at fastsætte specifikke regler – f.eks. kun at tillade tal, rullemenu-tilvalg eller afkrydsningsfelter. Det hjælper med at holde data præcise, konsistente og fejlfrie på tværs af teamet, især når flere personer arbejder i det samme ark.

Denne vejledning viser, hvordan De anvender valideringsregler og bruger dem effektivt i Deres regneark.

• Konfigurer datavalidering
• Almindelige bekræftelsestyper og anvendelsestilfælde
• Eksempel
• Hvad sker der, når ugyldige data indtastes?
• Hvad er det næste?

Konfigurer Datavalidering

1. Vælg den/de celle(r), hvor De ønsker at anvende regler.
2. Gå til Data → Datavalidering.

3. Klik på Tilføj regel.
4. I feltet Anvend på område kan du se den celle eller det område, du har valgt, f.eks. =Sheet1!A1:A10. Du kan manuelt indtaste et andet område, en hel kolonne — såsom =Sheet1!B:B — eller tilføje flere områder.
5. Under Valideringsregler, vil du se en Liste over Tilvalg afhængig af den Type data, du vil Tillad. Når du Vælg en, vil reglen Straks blive Anvend.

Almindelige typer af bekræftelse og brugsscenarier

Hver type bekræftelse Anvend forskellige regler afhængig af den slags data — som Tekst, tal eller afkrydsningsfelter — og Hjælp med at forhindre fejl, før de opstår.

Her er nogle almindelige eksempler:

• Dropdown giver en foruddefineret Liste over Tilvalg, såsom Yes, No, Maybe). Det er nyttigt til Status-felter, svar eller Kategori.
• Checkbox forvandler hver celle til et klikbart afkrydsningsfelt (TRUE/FALSE). Det er nyttigt til huskelister, godkendelser eller udførte opgaver.
• Number Tillad kun tal, der opfylder specifikke Betingelser, såsom større end, mindre end eller mellem. For eksempel kan du Tillad bedømmelser mellem 1 og 5.
• Er ikke tomt kræver, at der indtastes noget (hvad som helst) i cellen. Det forhindrer brugere i at springe over påkrævede felter som “Navn” eller “Dato”.
• Brugerdefineret formel giver dig mulighed for at bruge formler som =ISNUMBER(A2) eller =A2>0 til at opbygge avancerede regler.

Eksempel

Du vil anvende Datavalidering i en projektopgave-tracker. Hver række repræsenterer en opgave med kolonner som Navn, Ejer, Dato, Status, Prioritet og Fuldført. Her er hvad du kan konfigurer:

• For kolonnen Ejer, anvend en Dropdown regel med følgende Tilvalg: Alice, Bob, John, Tim og Diana.
• For kolonnen Status, Indstil en Dropdown regel med følgende Værdi: Ikke startet, Igangværende, Blokér og Fuldført.
• For kolonnen Priority, skal du anvende en Dropdown-regel med følgende Værdi’er: 1, 2, 3, 4 og 5.
• Og for kolonnen Completed, skal du Indstil en Checkbox-regel.

Hvad sker der, når ugyldige data Indtast?

Hvis du Indtast en Værdi, der ikke overholder valideringsreglen, vil celle vise et fejl-ikon. Når du holder markøren over den, vil du se en Besked som Invalid: The cell’s contents violate its Valideringsregler.

Hvad nu?

Hvis du er ny til Proton Sheets, kan du tjekke vores startguide for at lære det grundlæggende.