Bruk av datavalidering i Proton Sheets

Datavalidering i Proton Sheets lar deg kontrollere hva folk kan angi i en celle ved å sette spesifikke regler – som å tillate kun tall, rullegardinmenyer eller avmerkingsbokser. Det bidrar til å holde data nøyaktige, konsistente og feilfrie for hele teamet, spesielt når flere jobber i samme ark.

Denne guiden viser deg hvordan du bruker valideringsregler og utnytter dem effektivt i regnearket ditt.

• Konfigurer Datavalidering
• Vanlige valideringstyper og bruksområder
• Eksempel
• Hva skjer når ugyldige data angis?
• Hva nå?

Konfigurer Datavalidering

1. Velg cellen(e) der du vil bruke regler.
2. Gå til Data → Datavalidering.

3. Klikk Legg til regel.
4. I feltet Bruk på område vil du se cellen eller området du har valgt, for eksempel =Sheet1!A1:A10. Du kan skrive inn et annet område manuelt, en hel kolonne — som =Sheet1!B:B — eller legge til flere områder.
5. Under Valideringsregler vil du se en Liste over Alternativer avhengig av den Type data du ønsker å Tillat. Når du Velg en, vil regelen bli Anvend Umiddelbart.

Vanlige valideringstyper og brukstilfeller

Hver valideringstype Anvend forskjellige regler avhengig av Type data — som Tekst, tall eller avkrysningsbokser — og Hjelp til med å forhindre feil før de oppstår.

Her er noen vanlige eksempler:

• Rullegardin gir en forhåndsdefinert Liste over Alternativer, som Ja, Nei, Kanskje). Den er nyttig for Status-felt, svar eller Kategori.
• Avkrysningsboks gjør hver celle om til en klikkbar avkrysningsboks (SANN/USANN). Den er nyttig for gjøremålslister, godkjenninger eller fullførte oppgaver.
• Tall Tillat kun tall som oppfyller spesifikke Betingelser, som større enn, mindre enn eller mellom. Du kan for eksempel Tillat vurderinger mellom 1 og 5.
• Er ikke tom krever at noe (hva som helst) angis i cellen. Det forhindrer brukere fra å hoppe over obligatoriske felt som “Navn” eller “Dato”.
• Egendefinert formel tillater deg å bruke formler som =ISNUMBER(A2) eller =A2>0 for å bygge avanserte regler.

Eksempel

Du ønsker å bruke Datavalidering i en sporer for prosjektoppgaver. Hver rad representerer en oppgave, med kolonner som Navn, Eier, Dato, Status, Prioritet og Fullført. Her er hva du kan konfigurere:

• For Eier-kolonnen, bruk en Rullegardin-regel med følgende alternativer: Alice, Bob, John, Tim og Diana.
• For Status-kolonnen, angi en Rullegardin-regel med følgende verdier: Ikke påbegynt, Pågår, Blokkér og Fullført.
• For kolonnen Priority, bruk en Dropdown-regel med følgende Verdier: 1, 2, 3, 4 og 5.
• Og for kolonnen Completed, angi en Checkbox-regel.

Hva skjer når ugyldig data blir angitt?

Hvis du angir en Verdi som ikke oppfyller valideringsregelen, vil cellen vise et feil-ikon. Når du holder pekeren over det, vil du se en melding som Invalid: The cell’s contents violate its validation rules.

Hva nå?

Hvis du er ny i Proton Sheets, sjekk ut vår veiledning for å komme i gang for å lære det grunnleggende.