Uso de la validación de datos en Proton Sheets

La validación de datos en Proton Sheets te permite controlar lo que la gente puede ingresar en una celda estableciendo reglas específicas, como permitir solo números, opciones de menú desplegable o casillas de verificación. Ayuda a mantener los datos precisos, coherentes y sin errores en todo el equipo, especialmente cuando varias personas trabajan en la misma hoja.

Esta guía te muestra cómo aplicar reglas de validación y cómo utilizarlas de forma eficaz en tu hoja de cálculo.

• Configurar la validación de datos
• Tipos de validación comunes y casos de uso
• Ejemplo
• ¿Qué sucede cuando se ingresan datos no válidos?
• ¿Qué sigue?

Configurar la Validación de datos

1. Selecciona la(s) celda(s) donde deseas aplicar reglas.
2. Ir a Datos → Validación de datos.

3. Hacer clic en Añadir regla.
4. En el campo Aplicar al rango, verá la celda o el rango que ha seleccionado, como =Sheet1!A1:A10. Puede escribir un rango diferente manualmente, una columna completa — como =Sheet1!B:B — o Añadir más rangos.
5. Bajo Reglas de validación, verás una Lista de Opciones dependiendo del Tipo de dato que quieras Permitir. Una vez que selecciones una, la regla se aplicará Inmediatamente.

Tipos de validación comunes y casos de uso

Cada Tipo de validación puede aplicar reglas diferentes dependiendo del tipo de datos — como Texto, números o casillas de verificación — y ayuda a prevenir errores antes de que ocurran.

Aquí hay algunos ejemplos comunes:

• Dropdown proporciona una Lista predefinida de Opciones, tales como Yes, No, Maybe). Es útil para campos de Estado, respuestas o Categoría.
• Checkbox convierte cada celda en una casilla de verificación clicable (TRUE/FALSE). Es útil para Listas de tareas, aprobaciones o tareas completadas.
• Number permite solo números que cumplen Condiciones específicas, tales como mayor que, menor que o entre. Por ejemplo, puedes Permitir calificaciones entre 1 y 5.
• No está vacío requiere que se ingrese algo (cualquier cosa) en la celda. Evita que los Usuarios omitan campos obligatorios como “Nombre” o “Fecha”.
• Fórmula personalizada le permite utilizar fórmulas como =ISNUMBER(A2) o =A2>0 para crear reglas de nivel Avanzado.

Ejemplo

Desea aplicar Validación de datos en un rastreador de tareas de proyectos. Cada fila representa una tarea, con columnas como Nombre de tarea, Propietario, Fecha, Estado, Prioridad y Completado. Esto es lo que puede configurar:

• Para la columna Propietario, aplicar una regla de Menú desplegable con las siguientes Opciones: Alice, Bob, John, Tim y Diana.
• Para la columna Estado, establecer una regla de Menú desplegable con los siguientes Valores: No iniciado, En curso, Bloquear y Completado.
• Para la columna Priority, aplicar una regla de Dropdown con los siguientes Valor: 1, 2, 3, 4 y 5.
• Y para la columna Completed, Establecer una regla de Checkbox.

¿Qué sucede cuando se ingresa datos no válidos?

Si usted ingresa un Valor que no cumple con la Reglas de validación, la celda Mostrar un icono de error. Cuando pase el cursor sobre él, verá un Mensaje como Invalid: The cell’s contents violate its validation rules.

¿Y ahora qué?

Si eres Nuevo en Proton Sheets, echa un vistazo a nuestra guía de introducción para aprender los conceptos básicos.