Automaattisen vastauksen määrittäminen

Automaattivastaus on tärkeä työkalu niin yritys- kuin henkilökohtaisille Proton Mail -käyttäjille. Jos olette poissa sähköpostienne ääreltä ja haluatte kertoa muille, milloin palaatte, tai jos teidän täytyy vain vastata kaikkiin saapuviin sähköposteihin samalla sähköpostilla, tässä kerrotaan, kuinka voitte määrittää poissaolo- tai loma-ajan automaattisen vastaussähköpostinne.

(Jos tarvitsette Proton Mailia yrityksessänne, tutustukaa Proton for Business -tilauksiimme).

Huomautus: Proton Mailin automaattivastaaja koskee koko Proton Mail -tiliänne, mukaan lukien useita aliassähköpostiosoitteitanne. Jos haluatte määrittää automaattisen vastauksen vain yhdelle sähköpostiosoitteistanne tai vain tietyille yhteystiedoille, voitte tehdä tämän luomalla oman suodattimen. Automaattivastausominaisuus sisältyy tällä hetkellä vain maksullisiin tilauksiimme.

Automaattivastausviestin määrittäminen

Proton Mailin automaattivastausominaisuus mahdollistaa automaattisten vastausten lähettämisen saapuviin viesteihin. Se vastaa kaikille teille viestiä lähettäville mukautetulla automaattisella vastauksella, joka kertoo esimerkiksi, että olette poissa toimistosta.

1. Siirtykää kohtaan Asetukset → Kaikki asetukset → Välitys ja automaattivastaus ja kytkekää Automaattivastaus-kytkin päälle.

2. Tämä avaa automaattivastausvalikon, jossa voitte asettaa automaattisen vastauksenne parametrit (päivä, aika, päivämäärä ja kesto).

3. Kirjoittakaa automaattivastausviestinne Viesti-kenttään. Oletuksena viestissä lukee ”Olen poissa toimistosta, ja sähköpostini käyttö on rajoitettua.”

4. Klikatkaa Tallenna ja syöttäkää salasananne uudelleen sitä pyydettäessä.

Automaattinen vastauksenne on nyt käytössä koko Proton Mail -tilillänne, kunnes päättymispäivä ja -aika koittavat tai poistatte sen käytöstä.

Automaattivastausviestien aikaväliasetukset

Voitte käyttää Kesto-asetuksia valitaksenne aikavälin, jona automaattivastauksenne vastaa yhteystiedoillenne. Valitkaa seuraavista vaihtoehdoista:

• Kiinteä kesto
• Toista päivittäin
• Toista viikottain
• Toista kuukausittain
• Jatkuva

Kiinteä kesto varmistaa, että automaattivastauksenne ovat käytössä kahden valitun päivämäärän välillä alkaen ja päättyen määrittäminänne aikoina ja päivinä.

Toista päivittäin antaa teidän valita ne viikonpäivät, joina automaattivastaus on käytössä. Voitte myös rajoittaa automaattivastauksen tiettyihin tunteihin määritettyinä päivinä. Automaattivastaus vastaa aina määritetyn aikavälin sisällä; se ei lähetä vastauksia näiden aikojen ulkopuolella. Jos asetatte aloitusajan samaksi kuin päättymisajan, automaattivastaus on aina käytössä määritettyinä päivinä.

Esimerkiksi jos valitsette jokaisen maanantain ja tiistain klo 12.00 ja 15.00 välillä, automaattivastaus otetaan käyttöön kaikille sähköposteille, jotka vastaanotetaan kyseisinä päivinä klo 12.00 ja 15.00 välillä. Näiden aikojen ulkopuolella vastaanotetut sähköpostit eivät aktivoi automaattivastausta.

Toista viikottain antaa teille mahdollisuuden valita viikosta ajanjakson, jolloin automaattivastauksenne ovat aina päällä. Voitte esimerkiksi asettaa poissaolovastauksen jokaiselle lauantaille ja sunnuntaille.

Toista kuukausittain antaa teille mahdollisuuden valita kuukaudesta ajanjakson, jolloin automaattivastaus otetaan käyttöön. Jos olette esimerkiksi kiireinen kunkin kuukauden ensimmäisen viikon ajan, voitte määrittää automaattivastauksen kunkin kuukauden 1.–7. päiväksi ilmoittamaan, että sähköpostinne käyttö on rajoitettua.

Jatkuva varmistaa, että automaattivastauksenne pysyy käytössä toistaiseksi, kunnes kytkette sen pois päältä.

Automaattivastausviestin poistaminen käytöstä

Jos olette asettaneet päivämäärän ja ajan Päättymispäivä– ja Päättymisaika-kenttiin, automaattivastauksenne pysyy käytössä, kunnes poistatte sen manuaalisesti käytöstä kytkemällä Automaattivastaus-kytkimen pois päältä.

Jos olette asettaneet automaattivastauksellenne päättymispäivän ja -ajan, se lakkaa automaattisesti vastaamasta yhteystiedoillenne, kun kyseinen päivämäärä ja aika määritetyllä aikavyöhykkeellä on ohitettu.

Automaattivastauksen ominaisuudet ja suodattimet

Automaattivastaus ei lähetä viestejä toistuvasti samaan sähköpostiosoitteeseen, ellette määritä sääntöjä uudelleen vastaanotettujen viestien välillä. Kun samaan sähköpostiosoitteeseen vastaanotetaan useita sähköposteja, automaattivastaus vastaa vain yhdellä sähköpostilla.

Automaattivastaus ei vastaa automaattisesti luotuihin viesteihin. Automaattisesti luotuja viestejä ovat muun muassa postituslistoilta saapuvat sähköpostit, toisesta sähköpostiosoitteesta automaattivastauksella lähetetyt sähköpostit sekä noreply-osoitteesta lähetetyt viestit.

Jos haluatte lähettää automaattivastauksia vain valituille yhteystiedoille tai vain yhteen aliassähköpostiosoitteistanne, teidän on määritettävä oma suodatin. Kun olette määrittäneet Ehdot sille, minkä sähköpostien haluatte käynnistävän automaattisen vastauksen, valitkaa Lähetä automaattivastaus Toiminnot-vaiheessa.

Voitte sitten esikatsella automaattivastaussähköpostianne tai ottaa suodattimen käyttöön klikkaamalla Tallenna.