Cara menyiapkan balasan otomatis

Balasan otomatis adalah alat penting bagi pengguna Proton Mail bisnis maupun pribadi. Jika sedang tidak dapat mengakses email dan ingin memberi tahu orang lain kapan akan kembali, atau hanya perlu membalas semua email masuk dengan email yang sama, berikut cara menyiapkan email balasan otomatis luar kantor atau liburan.

(Jika membutuhkan Proton Mail untuk bisnis, silakan pelajari paket Proton for Business kami).

Catatan: Balasan otomatis Proton Mail berlaku untuk seluruh akun Proton Mail, termasuk di beberapa email alias. Jika ingin menyiapkan balasan otomatis hanya untuk salah satu alamat email, atau hanya untuk kontak tertentu, hal ini dapat dilakukan dengan membuat filter khusus. Fitur balasan otomatis saat ini hanya disertakan dalam paket berbayar kami.

Menyiapkan pesan balasan otomatis

Fitur balasan otomatis Proton Mail memungkinkan pengiriman balasan secara otomatis ke pesan masuk. Fitur ini akan membalas siapa saja yang mencoba mengirim pesan dengan balasan otomatis khusus, misalnya, yang menyatakan sedang berada di luar kantor.

1. Buka Pengaturan → Semua pengaturan → Penerusan dan balasan otomatis dan geser tombol Balasan otomatis menjadi aktif.

2. Tindakan ini akan memicu menu balasan otomatis untuk mengatur parameter (hari, waktu, tanggal, dan durasi) dari respons otomatis.

3. Ketik pesan balasan otomatis di kolom Pesan. Secara bawaan, pesan akan menampilkan “Saya sedang di luar kantor dengan akses terbatas ke email saya.”

4. Klik Simpan dan masukkan kembali kata sandi saat diminta.

Balasan otomatis kini akan berlaku di seluruh akun Proton Mail hingga mencapai tanggal dan waktu berakhir, atau jika dinonaktifkan.

Pengaturan rentang waktu untuk pesan balasan otomatis

Pengaturan Durasi dapat digunakan untuk memilih rentang waktu yang akan digunakan balasan otomatis untuk merespons kontak. Pilih dari:

• Durasi tetap
• Ulangi setiap hari
• Ulangi setiap minggu
• Ulangi setiap bulan
• Permanen

Durasi tetap akan memastikan balasan otomatis aktif di antara dua tanggal yang dipilih, dimulai dan diakhiri pada waktu dan tanggal yang ditentukan.

Ulangi setiap hari memungkinkan pemilihan hari dalam seminggu saat balasan otomatis aktif. Balasan otomatis juga dapat dibatasi hanya pada jam-jam tertentu pada hari yang ditentukan. Balasan otomatis akan selalu membalas dalam rentang waktu yang ditentukan; fitur ini tidak akan mengirimkan balasan di luar waktu tersebut. Jika waktu mulai diatur sama dengan waktu selesai, balasan otomatis akan selalu aktif pada hari yang ditentukan.

Sebagai contoh, jika memilih setiap hari Senin dan Selasa antara pukul 12.00 dan 15.00, balasan otomatis akan diaktifkan untuk semua email yang diterima antara pukul 12.00 dan 15.00 pada hari-hari tersebut. Email yang diterima di luar jam-jam tersebut tidak akan mengaktifkan balasan otomatis.

Ulangi setiap minggu memberikan kemampuan untuk memilih bagian dari minggu tersebut saat balasan otomatis akan selalu aktif. Misalnya, mengatur balasan luar kantor setiap hari Sabtu dan Minggu.

Ulangi setiap bulan memberikan opsi untuk memilih bagian dari bulan tersebut untuk mengaktifkan balasan otomatis. Misalnya, jika sibuk pada minggu pertama setiap bulan, balasan otomatis dapat diatur dari tanggal 1 hingga tanggal 7 setiap bulan untuk menyatakan memiliki akses terbatas ke email.

Permanen memastikan balasan otomatis akan tetap aktif tanpa batas waktu hingga dinonaktifkan.

Menonaktifkan pesan balasan otomatis

Jika telah mengatur tanggal di kolom Tanggal berakhir dan Waktu berakhir, balasan otomatis akan tetap aktif hingga dinonaktifkan secara manual dengan menggeser tombol Balasan otomatis.

Jika telah mengatur tanggal dan waktu berakhir untuk balasan otomatis, fitur ini akan secara otomatis berhenti merespons kontak setelah tanggal dan waktu tersebut di zona waktu yang ditentukan telah berlalu.

Fitur dan filter balasan otomatis

Balasan otomatis tidak akan berulang kali mengirim pesan ke alamat email yang sama kecuali aturan dikonfigurasi ulang di antara pesan yang diterima. Saat menerima beberapa email dari alamat email yang sama, balasan otomatis hanya akan merespons dengan satu email.

Balasan otomatis tidak akan merespons pesan yang dibuat secara otomatis. Pesan yang dibuat secara otomatis meliputi email dari milis, email yang dikirim melalui balasan otomatis dari alamat email lain, dan pesan yang dikirim dari alamat noreply (tanpa balasan).

Untuk mengirim balasan otomatis hanya ke kontak yang dipilih, atau hanya untuk salah satu alamat email alias, silakan siapkan filter khusus. Setelah menyiapkan Syarat untuk menentukan email mana yang ingin memicu respons otomatis, pilih Kirim balasan otomatis pada tahap Tindakan.

Setelah itu, lakukan Pratinjau pada email balasan otomatis, atau klik Simpan untuk menerapkan filter.