Cách thiết lập trả lời tự động

Tự động trả lời là một công cụ quan trọng cho cả người dùng Proton Mail doanh nghiệp và cá nhân. Nếu vắng mặt không thể xem email và muốn thông báo cho mọi người biết khi nào sẽ quay lại, hoặc chỉ cần phản hồi tất cả email gửi đến bằng cùng một email, dưới đây là cách thiết lập email tự động trả lời khi vắng mặt hoặc đi nghỉ.

(Nếu cần sử dụng Proton Mail cho doanh nghiệp, vui lòng tham khảo các gói Proton for Business).

Lưu ý: Tính năng tự động trả lời của Proton Mail áp dụng cho toàn bộ tài khoản Proton Mail, bao gồm cả trên nhiều email biệt danh. Nếu muốn thiết lập phản hồi tự động cho chỉ một địa chỉ email hoặc chỉ cho các liên hệ cụ thể, có thể thực hiện việc này bằng cách tạo bộ lọc tùy chỉnh. Tính năng tự động trả lời hiện chỉ được bao gồm trong các gói trả phí.

Thiết lập thư tự động trả lời

Tính năng tự động trả lời của Proton Mail cho phép tự động gửi phản hồi đến các thư gửi đến. Tính năng này sẽ phản hồi bất kỳ ai cố gắng gửi thư bằng một phản hồi tự động tùy chỉnh, ví dụ như thông báo vắng mặt.

1. Đi tới Cài đặt → Tất cả cài đặt → Chuyển tiếp và tự động trả lời và chuyển công tắc Tự động trả lời sang bật.

2. Thao tác này sẽ kích hoạt menu tự động trả lời để thiết lập các thông số (ngày, giờ, ngày tháng và thời lượng) của phản hồi tự động.

3. Nhập thư tự động trả lời vào trường Thư. Theo mặc định, thư sẽ hiển thị “Tôi hiện đang vắng mặt và chỉ có thể truy cập email hạn chế.”

4. Nhấp vào Lưu và nhập lại mật khẩu khi được yêu cầu.

Phản hồi tự động hiện sẽ áp dụng trên toàn bộ tài khoản Proton Mail cho đến khi đạt đến ngày và giờ kết thúc, hoặc nếu bị vô hiệu hóa.

Cài đặt khoảng thời gian cho thư tự động trả lời

Có thể sử dụng cài đặt Thời lượng để chọn khoảng thời gian mà tính năng tự động trả lời sẽ sử dụng để phản hồi các liên hệ. Chọn từ:

• Thời lượng cố định
• Lặp lại hàng ngày
• Lặp lại hàng tuần
• Lặp lại hàng tháng
• Vĩnh viễn

Thời lượng cố định sẽ đảm bảo tính năng tự động trả lời hoạt động giữa hai ngày đã chọn, bắt đầu và kết thúc vào thời gian và ngày được chỉ định.

Lặp lại hàng ngày cho phép chọn các ngày trong tuần mà tính năng tự động trả lời hoạt động. Cũng có thể giới hạn tự động trả lời trong một số giờ nhất định vào các ngày được chỉ định. Tự động trả lời sẽ luôn phản hồi trong khung thời gian được chỉ định; tính năng này sẽ không gửi phản hồi ngoài những thời gian này. Nếu đặt thời gian bắt đầu bằng thời gian kết thúc, tự động trả lời sẽ luôn hoạt động vào các ngày được chỉ định.

Ví dụ: nếu chọn mỗi thứ Hai và thứ Ba từ 12:00 đến 15:00, tính năng tự động trả lời sẽ được kích hoạt cho tất cả email nhận được từ 12:00 đến 15:00 vào những ngày đó. Email nhận được ngoài các giờ này sẽ không kích hoạt tự động trả lời.

Lặp lại hàng tuần cho phép chọn một khoảng thời gian trong tuần mà tính năng tự động trả lời sẽ luôn bật. Ví dụ: thiết lập phản hồi vắng mặt vào mỗi thứ Bảy và Chủ Nhật.

Lặp lại hàng tháng cho phép chọn một khoảng thời gian trong tháng để bật tính năng tự động trả lời. Ví dụ: nếu bận rộn trong tuần đầu tiên của mỗi tháng, có thể thiết lập tự động trả lời từ ngày 1 đến ngày 7 hàng tháng để thông báo rằng khả năng truy cập email sẽ bị hạn chế.

Vĩnh viễn đảm bảo tính năng tự động trả lời sẽ luôn bật vô thời hạn cho đến khi được tắt.

Vô hiệu hóa thư tự động trả lời

Nếu đã đặt ngày trong trường Ngày kết thúc và Giờ kết thúc, tính năng tự động trả lời sẽ vẫn hoạt động cho đến khi được vô hiệu hóa thủ công bằng cách chuyển đổi công tắc Tự động trả lời.

Nếu đã thiết lập ngày và giờ kết thúc cho tính năng tự động trả lời, tính năng này sẽ tự động dừng phản hồi các liên hệ sau khi ngày và giờ đó ở múi giờ được chỉ định trôi qua.

Tính năng tự động trả lời và bộ lọc

Tính năng tự động trả lời sẽ không gửi thư lặp đi lặp lại đến cùng một địa chỉ email trừ khi thiết lập lại các quy tắc giữa các thư nhận được. Khi nhận được nhiều email từ cùng một địa chỉ email, tính năng tự động trả lời sẽ chỉ phản hồi bằng một email duy nhất.

Tính năng tự động trả lời sẽ không phản hồi các thư được tạo tự động. Các thư được tạo tự động bao gồm email từ danh sách gửi thư, email được gửi qua tính năng tự động trả lời từ một địa chỉ email khác và thư được gửi từ địa chỉ noreply (không phản hồi).

Để chỉ gửi phản hồi tự động đến các liên hệ đã chọn hoặc chỉ cho một trong các địa chỉ email biệt danh, cần thiết lập một bộ lọc tùy chỉnh. Sau khi thiết lập Điều kiện kích hoạt phản hồi tự động cho các email, hãy chọn Gửi tự động trả lời trong bước Thao tác.

Sau đó có thể Xem trước email tự động trả lời hoặc nhấp vào Lưu để áp dụng bộ lọc.