วิธีป้องกันโฟลเดอร์ที่มีข้อมูลทางธุรกิจที่ละเอียดอ่อนด้วยรหัสผ่าน

หากกำลังจัดการบันทึกทางการเงิน สัญญาจ้างงาน หรือเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายอื่นๆ โฟลเดอร์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านจะช่วยให้ข้อมูลปลอดภัยได้ แม้อุปกรณ์จะสูญหาย ถูกขโมย หรือไฟล์ถูกแชร์โดยไม่ได้ตั้งใจผ่านอีเมลหรือลิงก์คลาวด์ เนื้อหาภายในก็ยังไม่สามารถเข้าถึงได้หากไม่มีข้อมูลยืนยันตัวตนที่ถูกต้อง

แต่โปรดระวัง: การป้องกันโฟลเดอร์ด้วยรหัสผ่านจะแตกต่างกันไปในแต่ละระบบปฏิบัติการ และสถาปัตยกรรมความปลอดภัยก็แตกต่างกันไปตามแพลตฟอร์ม บางระบบเสนอการเข้ารหัสลับในตัวที่แข็งแกร่ง ในขณะที่บางระบบอาจต้องใช้วิธีการแก้ปัญหาชั่วคราวซึ่งอาจสูญหายได้หากย้ายไฟล์เหล่านั้นไปยังคลาวด์€

ในคู่มือนี้ จะอธิบายวิธีการทำงานของการป้องกันโฟลเดอร์ใน Windows, macOS, Android และ Proton Drive รวมถึงวิธีแชร์โฟลเดอร์ที่เข้ารหัสด้วยการเข้าถึงที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านอย่างปลอดภัย€

วิธีป้องกันโฟลเดอร์ใน Proton Drive ด้วยรหัสผ่าน

Proton Drive ปกป้องไฟล์และโฟลเดอร์ด้วยการเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทางตามค่าเริ่มต้น นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มการป้องกันด้วยรหัสผ่านให้กับลิงก์ที่แชร์เพื่อเพิ่มการควบคุมการเข้าถึงอีกชั้นเมื่อแชร์ไฟล์ที่ละเอียดอ่อนกับภายนอก€

1. เข้าสู่ระบบที่ drive.proton.me(หน้าต่างใหม่)

2. คลิกไอคอน จัดการการแชร์ บนไฟล์ที่ต้องการป้องกันด้วยรหัสผ่าน

3. สลับลิงก์สาธารณะเป็น เปิดใช้งาน จากนั้นคลิก ตั้งรหัสผ่านหรือวันที่หมดอายุ

4. สลับเปิด ต้องใช้รหัสผ่าน จากนั้นป้อนรหัสผ่านในช่องข้อมูล

5. คลิก บันทึกการเปลี่ยนแปลง

วิธีป้องกันโฟลเดอร์ใน Windows 11 ด้วยรหัสผ่าน

แม้ว่าจะมักเรียกกันว่าการป้องกันด้วยรหัสผ่าน แต่จริงๆ แล้ว Windows ใช้การเข้ารหัสลับโฟลเดอร์ในตัวโดยใช้ระบบเข้ารหัสไฟล์ (EFS) ซึ่งมีให้บริการในบางเวอร์ชัน เช่น Pro และ Enterprise€

1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่ต้องการเข้ารหัส จากนั้นเลือก Properties

2. ภายใต้แท็บ General คลิก Advanced

3. ทำเครื่องหมายเลือก Encrypt contents to secure data

หมายเหตุสำคัญ: อาจเห็นข้อความแจ้งเตือนให้สำรองข้อมูลคีย์การเข้ารหัสลับ โปรดดำเนินการดังกล่าว หากเปลี่ยนคอมพิวเตอร์หรือสูญเสียการเข้าถึงบัญชี คีย์นั้นจะเป็นวิธีเดียวในการกู้คืนไฟล์กลับมา

ตอนนี้โฟลเดอร์ได้รับการเข้ารหัสและเชื่อมโยงกับโปรไฟล์ผู้ใช้ Windows แล้ว€

การเข้ารหัสลับในตัวของ Windows นั้นดีสำหรับการล็อกไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของตนเอง แต่ใช้งานได้ไม่ดีนักสำหรับการแชร์โฟลเดอร์กับทีมหรือพันธมิตรภายนอก หากจำเป็นต้องแชร์โฟลเดอร์ที่เข้ารหัสกับผู้อื่นอย่างปลอดภัย สามารถอัปโหลดไปยัง Proton Drive และเพิ่มการป้องกันด้วยรหัสผ่านให้กับลิงก์แชร์ได้

วิธีป้องกันโฟลเดอร์บน Mac ด้วยรหัสผ่าน

macOS ช่วยให้สามารถป้องกันโฟลเดอร์ด้วยรหัสผ่านได้ แต่กระบวนการมีขั้นตอนมากกว่า Windows€

1. เปิด Finder แล้วคลิก Applications
   
2. เปิดโฟลเดอร์ Utilities จากนั้นคลิก Disk Utility€

2. ในแถบนำทาง คลิก File → New Image → Image from Folder

3. เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการป้องกันด้วยรหัสผ่านแล้วคลิก Choose

4. ป้อนชื่อ จากนั้นเลือกความแข็งแกร่งของการเข้ารหัสลับ AES-128 ถือว่าปลอดภัยสำหรับการใช้งานทั่วไปในชีวิตประจำวัน AES-256 ใช้คีย์การเข้ารหัสลับที่ยาวกว่า และโดยทั่วไปแนะนำสำหรับข้อมูลทางธุรกิจหรือกฎหมายที่มีความละเอียดอ่อนสูง€

5. คลิก Save

ตอนนี้โฟลเดอร์ถูกแปลงเป็นไฟล์ที่เข้ารหัสบน Mac แล้ว€

แม้ว่าวิธีนี้จะช่วยให้ไฟล์ปลอดภัยบนอุปกรณ์ macOS แต่การแชร์โฟลเดอร์ที่เข้ารหัสกับบุคคลอื่นมักจะต้องส่งทั้งไฟล์ที่เข้ารหัสและรหัสผ่านแยกกัน ซึ่งทำให้เกิดความเสี่ยงที่ข้อมูลอย่างใดอย่างหนึ่งจะสูญหายหรือถูกดักจับ

หากจำเป็นต้องแชร์โฟลเดอร์ที่เข้ารหัสข้ามอุปกรณ์หรือกับผู้อื่นอย่างปลอดภัย สามารถอัปโหลดไฟล์ที่เข้ารหัสไปยัง Proton Drive และเพิ่มการป้องกันด้วยรหัสผ่านให้กับลิงก์แชร์ได้

วิธีป้องกันโฟลเดอร์ด้วยรหัสผ่านบน Android

Android ไม่มีวิธีมาตรฐานในการป้องกันโฟลเดอร์ด้วยรหัสผ่าน อุปกรณ์บางอย่างมีคุณสมบัติโฟลเดอร์ที่ปลอดภัยหรือ “safe” ที่ช่วยให้จัดเก็บไฟล์ไว้หลัง PIN รูปแบบ หรือการล็อกด้วยข้อมูลชีวมาตรได้€

หากอุปกรณ์รองรับ สามารถย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ที่ปลอดภัยโดยใช้แอปจัดการไฟล์ ขั้นตอนที่แน่นอนจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับอุปกรณ์และผู้ผลิต

ไฟล์ที่จัดเก็บด้วยวิธีนี้จะยังคงเป็นส่วนตัวบนอุปกรณ์ แต่การแชร์ไฟล์เหล่านั้นไม่ใช่เรื่องง่าย และไม่ได้สร้างโฟลเดอร์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านที่สามารถส่งให้ผู้อื่นได้ หากจำเป็นต้องแชร์ไฟล์จาก Android อย่างปลอดภัย สามารถอัปโหลดไปยัง Proton Drive โดยใช้แอป Android และเพิ่มการป้องกันด้วยรหัสผ่านให้กับลิงก์สำหรับการแชร์ได้€

1. เปิดแอป Proton Drive

2. แตะปุ่มสามปุ่มในแนวตั้งถัดจากไฟล์ที่ต้องการป้องกันด้วยรหัสผ่าน

3. แตะ จัดการการเข้าถึง

4. สลับเปิด แชร์กับทุกคน และแตะ การตั้งค่าลิงก์

6. สลับเปิด การป้องกันด้วยรหัสผ่าน และเพิ่มรหัสผ่าน

7. แตะ บันทึก

เมื่อการป้องกันโฟลเดอร์ด้วยรหัสผ่านไม่ได้ผลอีกต่อไป

Windows เชื่อมโยงการเข้ารหัสลับกับโปรไฟล์ผู้ใช้ macOS ต้องจัดการไฟล์และรหัสผ่านแยกกัน และ Android ไม่มีระบบการแชร์ที่ปลอดภัยในตัวสำหรับโฟลเดอร์ที่เข้ารหัส แม้ว่าบริการคลาวด์จะช่วยให้การแชร์เป็นเรื่องง่าย แต่หลายบริการไม่ได้เสนอการเข้าถึงที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านอย่างแท้จริงหรือการเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทาง

วิธี	ทำงานบนอุปกรณ์	ทำงานเมื่อแชร์
การเข้ารหัสลับของ Windows	ใช่	ไม่มี
ดิสก์อิมเมจ macOS	ใช่	จำกัด
โฟลเดอร์ Android/iOS	จำกัด	ไม่มี
Google Drive	ใช่	จำกัด
Proton Drive	ใช่	ใช่

ธุรกิจต่างๆ จะตระหนักถึงข้อจำกัดของการป้องกันด้วยรหัสผ่านในระดับโฟลเดอร์เมื่อ:€

• ทีมเสียเวลาส่งรหัสผ่านด้วยตนเองผ่านอีเมลหรือแชทขณะพยายามแชร์โฟลเดอร์ที่เข้ารหัสโฟลเดอร์เดียว€
• ผู้ตรวจสอบบัญชีรายงานไฟล์ที่ “ได้รับการป้องกัน” บนแล็ปท็อป แต่สามารถเข้าถึงได้ทันทีที่อัปโหลดไปยังคลาวด์ไดรฟ์ที่แชร์ เนื่องจากไม่มีการเข้ารหัสลับติดไปกับข้อมูล€
• อดีตพนักงานหรือผู้รับจ้างยังคงเข้าถึงอุปกรณ์ที่แชร์ได้ และสามารถข้ามการล็อกโฟลเดอร์ที่เชื่อมโยงกับโปรไฟล์ผู้ใช้เฉพาะราย ซึ่งทำให้ข้อมูล HR หรือข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนถูกเปิดเผย€
• พนักงานภาคสนามหรือผู้ทำงานทางไกลไม่สามารถเข้าถึงหรือแชร์โฟลเดอร์ที่เข้ารหัสบน Android หรือ iOS ได้อย่างปลอดภัย เนื่องจากเครื่องมือในตัวไม่รองรับการแชร์ข้ามอุปกรณ์

วิธีที่ดีกว่าในการแชร์ข้อมูลทางธุรกิจที่ละเอียดอ่อน

หากจำเป็นต้องแชร์โฟลเดอร์ที่เข้ารหัสข้ามอุปกรณ์หรือกับผู้อื่น สามารถอัปโหลดไฟล์ที่เข้ารหัสไปยัง Proton Drive และเพิ่มการป้องกันด้วยรหัสผ่านให้กับลิงก์แชร์ได้ Proton Drive ช่วยให้ธุรกิจสามารถแชร์โฟลเดอร์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านข้ามทีม อุปกรณ์ และพันธมิตรภายนอกได้อย่างปลอดภัยโดยไม่ต้องลบการเข้ารหัสลับออกหรือพึ่งพาเครื่องมือแชร์ไฟล์แยกต่างหาก

ด้วย Proton Drive จะสามารถ:

• แชร์ได้อย่างปลอดภัยโดยไม่ยุ่งยาก: สร้างลิงก์ที่เข้ารหัสสำหรับโฟลเดอร์เฉพาะและตั้งรหัสผ่านสำหรับการเข้าถึง ไม่ต้องส่งรหัสผ่านผ่านช่องทางที่ไม่ปลอดภัยหรือกังวลว่าไฟล์จะถอดรหัสโดยอัตโนมัติบนอุปกรณ์ที่แชร์อีกต่อไป
• รักษาการควบคุมได้ทุกที่: การเข้ารหัสลับจากต้นทางถึงปลายทางช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีเพียงผู้รับที่ตั้งใจเท่านั้นที่สามารถดูสัญญา บันทึกทางการเงิน หรือข้อมูลลูกค้าได้ แม้ว่าจะมีการส่งต่อลิงก์ เนื้อหาก็ยังไม่สามารถเข้าถึงได้หากไม่มีรหัสผ่าน
• รวมระบบความปลอดภัยให้เป็นหนึ่งเดียว: Proton Drive เข้ากันได้ดีกับระบบนิเวศความเป็นส่วนตัวที่กว้างขึ้น จับคู่กับ Proton Mail สำหรับการสื่อสารผ่านอีเมลที่เข้ารหัสลับ, Proton Pass สำหรับการจัดการข้อมูลยืนยันตัวตนที่ปลอดภัย และ Proton VPN สำหรับการเชื่อมต่อเครือข่ายที่ปลอดภัย(หน้าต่างใหม่) เพื่อให้ธุรกิจมีชั้นการป้องกันที่เป็นหนึ่งเดียวสำหรับไฟล์ อีเมล และการเข้าสู่ระบบ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยด้วย Proton Drive และสร้างบัญชีฟรีเพื่อเริ่มปกป้องโฟลเดอร์ที่ละเอียดอ่อนทั่วทั้งองค์กร

คำถามที่พบบ่อย

โฟลเดอร์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านสามารถช่วยปกป้องข้อมูลลูกค้าได้หรือไม่?

โฟลเดอร์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านสามารถช่วยลดการเข้าถึงบันทึกข้อมูลลูกค้า สัญญา เอกสารทางการเงิน และไฟล์ธุรกิจที่ละเอียดอ่อนอื่นๆ ที่จัดเก็บไว้ในเครื่องโดยไม่ได้รับอนุญาต การป้องกันเพิ่มเติม เช่น การแชร์ที่เข้ารหัส การควบคุมการเข้าถึง และการยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัย ยังคงมีความสำคัญเมื่อจำเป็นต้องแชร์ไฟล์ข้ามทีมหรือพันธมิตรภายนอก

การป้องกันโฟลเดอร์ด้วยรหัสผ่านเพียงพอสำหรับความปลอดภัยของธุรกิจหรือไม่?

การป้องกันด้วยรหัสผ่านช่วยเพิ่มความปลอดภัยอีกขั้น แต่ธุรกิจต่างๆ ควรใช้พื้นที่จัดเก็บที่เข้ารหัส รหัสผ่านบัญชีที่คาดเดายาก การยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัย และการควบคุมการเข้าถึงเพื่อช่วยปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

วิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการแชร์ไฟล์ธุรกิจที่เป็นความลับคืออะไร?

พื้นที่จัดเก็บคลาวด์ที่เข้ารหัสพร้อมลิงก์แชร์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านและการควบคุมการเข้าถึง โดยทั่วไปจะปลอดภัยกว่าการส่งไฟล์และรหัสผ่านแยกกันทางอีเมลหรือแอปส่งข้อความ

ทีมงานสามารถแชร์โฟลเดอร์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านข้ามอุปกรณ์อย่างปลอดภัยได้หรือไม่?

เครื่องมือเข้ารหัสลับในตัวของระบบปฏิบัติการมักจะได้รับการออกแบบมาสำหรับการปกป้องไฟล์ในเครื่องมากกว่าการทำงานร่วมกันระหว่างผู้ใช้หรืออุปกรณ์หลายเครื่อง บริการพื้นที่จัดเก็บคลาวด์ที่ปลอดภัยพร้อมการแชร์ที่เข้ารหัส มักจะใช้งานได้จริงมากกว่าสำหรับทีม

ทำไมธุรกิจต่างๆ จึงใช้การแชร์ไฟล์ที่เข้ารหัส?

การแชร์ไฟล์ที่เข้ารหัสช่วยให้ธุรกิจลดความเสี่ยงที่ไฟล์ที่ละเอียดอ่อนจะถูกเปิดเผยระหว่างการทำงานร่วมกัน การทำงานทางไกล หรือการแชร์ภายนอกกับลูกค้า ผู้รับจ้าง และพันธมิตร

ไฟล์ธุรกิจประเภทใดบ้างที่ควรได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน?

ธุรกิจทั่วไปมักปกป้องโฟลเดอร์ที่มีบันทึกข้อมูล HR เอกสารทางกฎหมาย รายงานทางการเงิน สัญญา ข้อมูลลูกค้า การสื่อสารภายใน และไฟล์โครงการที่เป็นความลับ