Nếu đang quản lý hồ sơ tài chính, hợp đồng lao động hoặc các tài liệu ràng buộc pháp lý khác, việc bảo vệ thư mục bằng mật khẩu có thể giúp bảo mật dữ liệu. Ngay cả khi thiết bị bị mất, bị đánh cắp hoặc tệp vô tình bị chia sẻ qua email hoặc liên kết đám mây, nội dung vẫn không thể truy cập được nếu không có thông tin đăng nhập chính xác.
Nhưng hãy lưu ý: Việc bảo vệ thư mục bằng mật khẩu sẽ khác nhau trên mỗi hệ điều hành và cấu trúc bảo mật cũng khác nhau tùy theo nền tảng. Một số hệ thống cung cấp tính năng mã hóa gốc mạnh mẽ, trong khi những hệ thống khác yêu cầu các giải pháp thay thế có thể bị mất nếu các tệp đó được chuyển lên đám mây.
Hướng dẫn này giải thích cách hoạt động của tính năng bảo vệ thư mục trên Windows, macOS, Android và Proton Drive, bao gồm cả cách chia sẻ an toàn các thư mục đã mã hóa bằng quyền truy cập được bảo vệ bằng mật khẩu.
Cách bảo vệ thư mục bằng mật khẩu trong Proton Drive
Proton Drive bảo vệ tệp và thư mục bằng mã hóa đầu cuối theo mặc định. Cũng có thể thêm tính năng bảo vệ bằng mật khẩu vào các liên kết được chia sẻ để tăng thêm một lớp kiểm soát truy cập khi chia sẻ các tệp nhạy cảm ra bên ngoài.
1. Đăng nhập tại drive.proton.me(cửa sổ mới)
2. Nhấp vào biểu tượng Quản lý chia sẻ trên tệp muốn bảo vệ bằng mật khẩu.
3. Chuyển đổi liên kết công khai sang Hoạt động, sau đó nhấp vào Đặt mật khẩu hoặc ngày hết hạn.
4. Chuyển Yêu cầu mật khẩu sang bật, sau đó nhập mật khẩu vào trường.
5. Nhấp vào Lưu thay đổi.
Cách bảo vệ thư mục bằng mật khẩu trong Windows 11
Thường được gọi là bảo vệ bằng mật khẩu, Windows thực chất sử dụng tính năng mã hóa thư mục tích hợp sẵn bằng Hệ thống mã hóa tệp (EFS), khả dụng trên một số phiên bản nhất định như Pro và Enterprise.
- Nhấp chuột phải vào thư mục muốn mã hóa, sau đó chọn Properties.
- Trong tab General, nhấp vào Advanced.
- Đánh dấu chọn Encrypt contents to secure data.
Lưu ý quan trọng: Có thể xuất hiện thông báo yêu cầu sao lưu khóa mã hóa. Hãy thực hiện việc này. Nếu chuyển đổi máy tính hoặc mất quyền truy cập vào tài khoản, khóa đó là cách duy nhất để lấy lại các tệp.
Thư mục hiện đã được mã hóa và liên kết với hồ sơ người dùng Windows.
Tính năng mã hóa tích hợp của Windows rất hữu ích để khóa các tệp trên máy tính cá nhân, nhưng không hoạt động tốt khi chia sẻ thư mục với nhóm hoặc các đối tác bên ngoài. Nếu cần chia sẻ an toàn các thư mục đã mã hóa với người khác, có thể tải chúng lên Proton Drive và thêm tính năng bảo vệ bằng mật khẩu vào liên kết chia sẻ.
Cách bảo vệ thư mục bằng mật khẩu trên Mac
macOS cho phép bảo vệ thư mục bằng mật khẩu, nhưng quy trình này gồm nhiều bước hơn so với Windows.
- Mở Finder và nhấp vào Applications
- Mở thư mục Utilities, sau đó nhấp vào Disk Utility.
- Trên thanh điều hướng, nhấp vào File → New Image → Image from Folder.
- Chọn thư mục muốn bảo vệ bằng mật khẩu và nhấp vào Choose.
- Nhập tên, sau đó chọn độ mạnh mã hóa. AES-128 được coi là an toàn cho nhu cầu sử dụng hàng ngày. AES-256 sử dụng khóa mã hóa dài hơn và thường được khuyên dùng cho dữ liệu pháp lý hoặc dữ liệu doanh nghiệp có độ nhạy cảm cao.
- Nhấp vào Save.
Thư mục hiện đã được chuyển đổi thành tệp đã mã hóa trên Mac.
Dù phương pháp này giúp giữ an toàn cho các tệp trên thiết bị macOS, việc chia sẻ thư mục đã mã hóa với người khác thường yêu cầu gửi riêng tệp đã mã hóa và mật khẩu, điều này tạo ra rủi ro bị mất mát hoặc bị đánh chặn.
Nếu cần chia sẻ an toàn thư mục đã mã hóa giữa các thiết bị hoặc với người khác, có thể tải tệp đã mã hóa lên Proton Drive và thêm tính năng bảo vệ bằng mật khẩu vào liên kết chia sẻ.
Cách bảo vệ thư mục bằng mật khẩu trên Android
Android không cung cấp cách tiêu chuẩn để bảo vệ thư mục bằng mật khẩu. Một số thiết bị có tính năng thư mục an toàn hoặc “bảo mật” cho phép lưu trữ các tệp được bảo vệ bằng mã PIN, hình mở khóa hoặc khóa sinh trắc học.
Nếu thiết bị hỗ trợ, có thể di chuyển các tệp vào thư mục bảo mật bằng ứng dụng quản lý tệp. Các bước chính xác sẽ khác nhau tùy thuộc vào thiết bị và nhà sản xuất.
Các tệp được lưu trữ theo cách này sẽ luôn riêng tư trên thiết bị, nhưng việc chia sẻ chúng không hề đơn giản và không tạo ra thư mục được bảo vệ bằng mật khẩu để có thể gửi cho người khác. Nếu cần chia sẻ tệp một cách an toàn từ Android, có thể tải chúng lên Proton Drive bằng ứng dụng Android và thêm tính năng bảo vệ bằng mật khẩu vào liên kết chia sẻ.
1. Mở ứng dụng Proton Drive.
2. Chạm vào ba nút dọc bên cạnh tệp muốn bảo vệ bằng mật khẩu.
3. Chạm vào Quản lý truy cập
4. Bật Chia sẻ với bất kỳ ai và chạm vào Cài đặt liên kết
6. Bật Bảo vệ bằng mật khẩu và thêm mật khẩu.
7. Chạm vào Lưu.
Khi việc bảo vệ thư mục bằng mật khẩu không còn hiệu quả
Windows liên kết tính năng mã hóa với hồ sơ người dùng, macOS yêu cầu quản lý tệp và mật khẩu riêng biệt, còn Android thiếu tính năng chia sẻ an toàn gốc cho các thư mục đã mã hóa. Mặc dù các dịch vụ đám mây giúp đơn giản hóa việc chia sẻ, nhiều dịch vụ không cung cấp quyền truy cập thực sự được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc mã hóa đầu cuối.
| Phương pháp | Hoạt động trên thiết bị | Hoạt động khi chia sẻ |
| Mã hóa Windows | Có | Không |
| hình ảnh đĩa macOS | Có | Hạn chế |
| Thư mục Android/iOS | Hạn chế | Không |
| Google Drive | Có | Hạn chế |
| Proton Drive | Có | Có |
Doanh nghiệp nhận thấy những hạn chế của việc bảo vệ bằng mật khẩu ở cấp độ thư mục khi:
- Các nhóm lãng phí thời gian gửi mật khẩu thủ công qua email hoặc cuộc trò chuyện khi cố gắng chia sẻ một thư mục đã mã hóa duy nhất.
- Kiểm toán viên gắn cờ các tệp được “bảo vệ” trên máy tính xách tay nhưng lại có thể truy cập được ngay khi được tải lên ổ đĩa đám mây dùng chung vì tính năng mã hóa không đi kèm với dữ liệu.
- Cựu nhân viên hoặc nhà thầu vẫn có quyền truy cập vào thiết bị dùng chung và có thể bỏ qua các khóa thư mục được liên kết với một hồ sơ người dùng cụ thể, khiến dữ liệu nhân sự hoặc tài chính nhạy cảm bị rò rỉ.
- Các đại diện thực địa hoặc nhân viên làm việc từ xa không thể truy cập hoặc chia sẻ an toàn các thư mục đã mã hóa trên Android hoặc iOS vì các công cụ gốc đơn giản là không hỗ trợ chia sẻ giữa các thiết bị.
Cách tốt hơn để chia sẻ dữ liệu doanh nghiệp nhạy cảm
Nếu cần chia sẻ thư mục đã mã hóa giữa các thiết bị hoặc với người khác, có thể tải tệp đã mã hóa lên Proton Drive và thêm tính năng bảo vệ bằng mật khẩu vào liên kết chia sẻ. Proton Drive cho phép các doanh nghiệp chia sẻ an toàn các thư mục được bảo vệ bằng mật khẩu giữa các nhóm, thiết bị và đối tác bên ngoài mà không cần xóa mã hóa hoặc dựa vào các công cụ chia sẻ tệp riêng biệt.
Với Proton Drive, có thể:
- Chia sẻ an toàn không phiền phức: Tạo liên kết đã mã hóa cho các thư mục cụ thể và đặt mật khẩu truy cập. Không còn việc gửi mật khẩu qua các kênh không an toàn hay lo lắng về việc tệp tự động giải mã trên các thiết bị dùng chung.
- Duy trì quyền kiểm soát ở mọi nơi: Mã hóa đầu cuối đảm bảo chỉ những người nhận mục tiêu mới có thể xem hợp đồng, hồ sơ tài chính hoặc dữ liệu khách hàng. Ngay cả khi liên kết được chuyển tiếp, nội dung vẫn không thể truy cập được nếu không có mật khẩu.
- Thống nhất hệ thống bảo mật: Proton Drive là một phần của hệ sinh thái quyền riêng tư rộng lớn hơn. Kết hợp với Proton Mail để giao tiếp qua email được mã hóa, Proton Pass để quản lý thông tin đăng nhập an toàn và Proton VPN để có kết nối mạng an toàn(cửa sổ mới), mang lại cho doanh nghiệp một lớp bảo vệ duy nhất, gắn kết cho các tệp, email và thông tin đăng nhập.
Tìm hiểu thêm về chia sẻ tệp an toàn với Proton Drive và tạo tài khoản miễn phí để bắt đầu bảo vệ các thư mục nhạy cảm trong toàn tổ chức.
Câu hỏi thường gặp
Thư mục được bảo vệ bằng mật khẩu có thể giúp bảo vệ dữ liệu khách hàng không?
Các thư mục được bảo vệ bằng mật khẩu có thể giúp giảm thiểu quyền truy cập trái phép vào hồ sơ khách hàng, hợp đồng, tài liệu tài chính và các tệp doanh nghiệp nhạy cảm khác được lưu trữ cục bộ. Các biện pháp bảo vệ bổ sung như chia sẻ được mã hóa, kiểm soát truy cập và xác thực đa yếu tố vẫn rất quan trọng khi cần chia sẻ tệp giữa các nhóm hoặc đối tác bên ngoài.
Bảo vệ thư mục bằng mật khẩu có đủ để bảo mật doanh nghiệp không?
Bảo vệ bằng mật khẩu giúp tăng thêm một lớp bảo mật, nhưng các doanh nghiệp cũng nên sử dụng bộ nhớ lưu trữ được mã hóa, mật khẩu tài khoản mạnh, xác thực đa yếu tố và kiểm soát truy cập để giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm.
Cách an toàn nhất để chia sẻ các tệp doanh nghiệp mật là gì?
Bộ nhớ lưu trữ đám mây được mã hóa với các liên kết chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu và kiểm soát truy cập nhìn chung an toàn hơn so với việc gửi riêng tệp và mật khẩu qua email hoặc ứng dụng nhắn tin.
Các nhóm có thể chia sẻ an toàn các thư mục được bảo vệ bằng mật khẩu giữa các thiết bị không?
Các công cụ mã hóa tích hợp sẵn của hệ điều hành thường được thiết kế để bảo vệ tệp cục bộ hơn là để cộng tác giữa nhiều người dùng hoặc thiết bị. Các dịch vụ lưu trữ đám mây an toàn với tính năng chia sẻ được mã hóa thường thực tế hơn đối với các nhóm.
Tại sao các doanh nghiệp sử dụng tính năng chia sẻ tệp được mã hóa?
Chia sẻ tệp được mã hóa giúp các doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro rò rỉ các tệp nhạy cảm trong quá trình cộng tác, làm việc từ xa hoặc chia sẻ ra bên ngoài với khách hàng, nhà thầu và đối tác.
Những loại tệp doanh nghiệp nào nên được bảo vệ bằng mật khẩu?
Các doanh nghiệp thường bảo vệ các thư mục chứa hồ sơ nhân sự, tài liệu pháp lý, báo cáo tài chính, hợp đồng, thông tin khách hàng, thông tin liên lạc nội bộ và các tệp dự án bảo mật.
