Google Docs có bảo mật và tôn trọng quyền riêng tư không?

Dữ liệu trực tuyến vô cùng giá trị, đặc biệt là đối với các công ty như Google vốn sử dụng dữ liệu đó để kiếm tiền thông qua quảng cáo. Điều này, cùng với nhiều vi phạm quyền riêng tư của Google, đã khiến nhiều người nghi ngờ về mức độ an toàn của thông tin và tìm kiếm giải pháp thay thế Google.

Google Docs có hơn 1 tỷ(cửa sổ mới) người dùng hoạt động hàng tháng, trở thành một trong những công cụ làm việc hiệu quả phổ biến nhất, đặc biệt khi xu hướng làm việc tại nhà ngày càng gia tăng.

Tuy nhiên, có nhiều lý do cho thấy Google Docs có thể không phải là nơi lưu trữ dữ liệu an toàn hoặc riêng tư nhất. Google không sử dụng mã hóa đầu cuối, nghĩa là công ty có quyền truy cập vào dữ liệu, dẫn đến nguy cơ bị rò rỉ trong một vụ vi phạm dữ liệu.

Khi xử lý dữ liệu doanh nghiệp nhạy cảm, việc thiếu bảo vệ quyền riêng tư này có thể là mối lo ngại lớn. Đối với các đội ngũ chú trọng bảo mật thông tin, việc tìm hiểu các giải pháp lưu trữ đám mây thay thế có tích hợp sẵn mã hóa đầu cuối là rất cần thiết.

Bài viết này đánh giá tính bảo mật của Google Docs và các vấn đề đáng lo ngại về quyền riêng tư. Bài viết cũng cung cấp các mẹo để tăng cường bảo mật Google Docs và các giải pháp thay thế để trải nghiệm.

• Điều gì khiến Google Docs trở nên phổ biến?
• Google Docs bảo mật đến mức nào?
• Google Docs có bảo vệ quyền riêng tư không?
• Cách tăng cường bảo mật Google Docs
• Bảo mật dữ liệu với Proton Docs
• Google theo dõi dữ liệu — Proton bảo vệ dữ liệu đó

Điều gì khiến Google Docs trở nên phổ biến?

Google Docs là ứng dụng trên nền tảng web cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và lưu trữ tài liệu trên đám mây. Các tính năng chính bao gồm cộng tác trong thời gian thực, tự động lưu và các tùy chọn chia sẻ dễ dàng.

Có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, xem lịch sử phiên bản để theo dõi và khôi phục các thay đổi nội dung, đề xuất chỉnh sửa tệp để xem xét và làm việc ngoại tuyến. Google Docs rất linh hoạt và dễ tiếp cận, đặc biệt là khi được cung cấp miễn phí. Nhưng “miễn phí” chỉ có nghĩa là phải trả phí theo cách khác.

Google Docs bảo mật đến mức nào?

Google chưa ghi nhận bất kỳ vụ vi phạm dữ liệu nào được báo cáo công khai kể từ năm 2018, thời điểm lỗi trong Google+ API lộ dữ liệu riêng tư(cửa sổ mới) của hơn 50 million người dùng. Tuy nhiên, các tính năng bảo mật của nền tảng này vẫn chưa hoàn toàn tuyệt đối.

Mã hóa

Google Docs sử dụng mã hóa AES-256(cửa sổ mới) để bảo mật dữ liệu trong quá trình truyền tải, khi lưu trữ, trên máy chủ của Google và trong các bản sao lưu. Mọi thông tin được truyền giữa thiết bị của người dùng và máy chủ của Google đều được mã hóa(cửa sổ mới).

Nếu tin tặc chặn được dữ liệu trong quá trình truyền tải, chúng sẽ không thể đọc được nhờ có mã hóa. Tuy nhiên, Google có thể thấy mọi hoạt động do không sử dụng mã hóa đầu cuối, vì vậy dữ liệu dễ bị ảnh hưởng hơn bởi các vụ vi phạm dữ liệu xảy ra trên máy chủ của Google.

Bảo mật tài khoản

Tài khoản Google hỗ trợ xác thực hai yếu tố (2FA) và mã khóa, giúp ngăn chặn truy cập trái phép hiệu quả hơn. 2FA bổ sung bước xác minh thứ hai(cửa sổ mới), như gửi mã xác thực, trong khi mã khóa cho phép đăng nhập vào tài khoản Google bằng dấu vân tay, quét khuôn mặt hoặc khóa màn hình thiết bị, chẳng hạn như mã PIN.

Kiểm soát truy cập

Theo mặc định, tài liệu Google Drive được đặt ở chế độ riêng tư. Với tư cách là chủ sở hữu, người dùng có thể cấu hình cài đặt quyền và chọn người có thể xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa tài liệu, ví dụ như người dùng cá nhân, nhóm hoặc bất kỳ ai bằng cách tạo liên kết chia sẻ. Người dùng cũng có thể kiểm tra xem ai đã truy cập tài liệu và những thay đổi đã được thực hiện, cũng như thiết lập ngày hết hạn đối với tài khoản trường học hoặc cơ quan.

Bảo vệ khỏi phần mềm độc hại

Google tự động xử lý nội dung để cung cấp tính năng lọc thư rác, phát hiện vi-rút và bảo vệ khỏi phần mềm độc hại. Nếu phát hiện tài liệu đáng ngờ, Google sẽ hiển thị cảnh báo trong Drive (bao gồm cả với những người đã được chia sẻ tệp) và gửi thông báo qua email.

Google Docs có bảo vệ quyền riêng tư không?

Google thường sử dụng các tuyên bố sai lệch về quyền riêng tư và muốn dàn xếp các vụ kiện trị giá hàng tỷ đô la hơn là đối mặt với các cuộc điều tra chuyên sâu.

Ví dụ, Google đã chấp nhận dàn xếp một vụ kiện trị giá 93 triệu đô la vào năm 2023, sau khi bị phát hiện lừa dối(cửa sổ mới) người dùng bằng cách tiếp tục theo dõi dữ liệu vị trí ngay cả khi đã tắt cài đặt lịch sử vị trí trên thiết bị. Vào năm 2020, Google cũng đối mặt với một vụ kiện tập thể trị giá 5 tỷ đô la vì thu thập dữ liệu người dùng khi sử dụng chế độ duyệt web ẩn danh của Google Chrome và vụ việc này sau đó cũng đã được dàn xếp.

Xem xét lịch sử của công ty về quyền riêng tư, việc tìm hiểu cách Google thu thập và sử dụng nội dung các tệp trong Google Docs là điều vô cùng cần thiết.

Thu thập dữ liệu

Theo chính sách quyền riêng tư(cửa sổ mới), Google thu thập nội dung được tạo, tải lên hoặc chia sẻ với người khác — bao gồm mọi thứ trong tài liệu Google.

Google cụ thể xử lý nội dung trong Google Docs(cửa sổ mới) để lọc thư rác, phần mềm độc hại và hỗ trợ tìm kiếm tài liệu. Mỗi khi thực hiện tìm kiếm, Google cũng lưu lại các truy vấn đó. Công ty có thể kết hợp dữ liệu này với các thông tin khác thu thập được, chẳng hạn như vị trí, tên và số điện thoại.

Quảng cáo

Google không sử dụng nội dung được lưu trữ trong Google Docs cho mục đích quảng cáo. Theo(cửa sổ mới) tuyên bố của hãng, họ không chia sẻ thông tin nhận dạng cá nhân với nhà quảng cáo trừ khi có yêu cầu từ người dùng, chẳng hạn như chọn nút gọi để liên hệ trực tiếp với một cửa hàng từ trình duyệt.

Đào tạo AI

Không có điều khoản nào trong chính sách quyền riêng tư(cửa sổ mới) của Google ngăn cản hãng sử dụng nội dung được tạo, tải lên hoặc nhận được (bao gồm cả Google Docs) và thông tin công khai để đào tạo các mô hình AI. Nếu muốn chắc chắn dữ liệu không bị đưa vào các mô hình đào tạo của Google, giải pháp duy nhất là ngừng sử dụng các dịch vụ của Google.

Quyền truy cập của bên thứ ba

Giống như bất kỳ ứng dụng nào khác, việc tích hợp Google Docs với các tiện ích bổ sung của bên thứ ba gây ra nhiều lo ngại vì chính sách quyền riêng tư của các bên có thể khác với Google. Ví dụ, một tiện ích bổ sung của bên thứ ba có thể xem thông tin cá nhân và sử dụng cho mục đích phân tích hoặc hiển thị quảng cáo, đồng thời có nguy cơ lộ dữ liệu cho các bên thứ ba(cửa sổ mới).

Cách tăng cường bảo mật Google Docs

Hầu hết các sự cố bảo mật xảy ra do người dùng không đủ cẩn thận với tài khoản Google, chẳng hạn như không đăng xuất khi sử dụng máy tính dùng chung. Hãy tham khảo các mẹo sau để đảm bảo an toàn khi sử dụng Google Docs:

1. Bảo mật tài khoản Google

Bảo vị tài khoản Google bằng mật khẩu mạnh để ngăn chặn tin tặc giải mã trong các vụ vi phạm dữ liệu. Người dùng cũng nên kích hoạt xác thực hai yếu tố (2FA) để thêm một lớp bảo vệ dự phòng phòng trường hợp mật khẩu bị rò rỉ. Thiết lập mã khóa thậm chí còn mang lại hiệu quả bảo mật tốt hơn.

Proton Pass là trình quản lý mật khẩu bảo mật cung cấp trình tạo mật khẩu ngẫu nhiên, bộ xác thực 2FA và hỗ trợ mã khóa, giúp tăng cường bảo mật hiệu quả cho tài khoản Google.

2. Lưu ý về tài khoản Google

Google nổi tiếng với việc vô hiệu hóa tài khoản(cửa sổ mới) khi phát hiện vi phạm điều khoản dịch vụ(cửa sổ mới) của Docs hoặc bất kỳ sản phẩm nào khác của Google. Ví dụ, nếu vi phạm quy tắc trên YouTube, người dùng cũng có thể mất quyền truy cập vào tài liệu, email hoặc bất kỳ dịch vụ Google nào khác. Đôi khi các hệ thống tự động của hãng cũng có thể gắn cờ cảnh báo nhầm(cửa sổ mới).

3. Kiểm soát quyền truy cập tài liệu

Tránh chia sẻ tài liệu bằng cài đặt “Bất kỳ ai trên internet” trừ khi chấp nhận việc tài liệu đó trở thành thông tin công khai. Khi chia sẻ tài liệu, hãy sử dụng các tùy chọn chia sẻ bị giới hạn cho những người cụ thể thay vị các cấp độ truy cập rộng rãi. Ngoài ra, có thể kiểm tra bảng điều khiển hoạt động để biết ai đã truy cập tài liệu và vào thời điểm nào.

4. Kiểm tra quyền của các tiện ích bổ sung từ bên thứ ba

Trước khi cài đặt tiện ích bổ sung của bên thứ ba từ Google Marketplace, hãy kiểm tra tab Quyền để xem tiện ích đó thu thập dữ liệu gì và xử lý ra sao. Người dùng cũng có thể xem qua chính sách quyền riêng tư và kiểm tra xem ứng dụng đó có được kiểm toán độc lập hay không.

5. Mã hóa tài liệu

Tài khoản Google cơ quan hoặc trường học(cửa sổ mới) có thể tạo tài liệu mã hóa mới và mã hóa tài liệu trước khi tải lên nếu quản trị viên đã kích hoạt tính năng mã hóa phía máy khách. Người dùng cũng có thể cộng tác trên các tài liệu đã mã hóa. Tuy nhiên, các tài khoản Google miễn phí không thể sử dụng tính năng mã hóa này. Thay vào đó, việc sử dụng dịch vụ lưu trữ tài liệu mặc định bằng mã hóa đầu cuối như Proton Drive sẽ đơn giản hơn nhiều.

6. Sao lưu tài liệu quan trọng

Vào năm 2023, nhiều người đã báo cáo(cửa sổ mới) tình trạng mất dữ liệu nghiêm trọng với Google Drive, điều này nhấn mạnh sự cần thiết của việc sao lưu các tệp quan trọng. May mắn thay, công ty giúp việc tải xuống dữ liệu Google và sao lưu hoặc di chuyển dữ liệu đó sang dịch vụ lưu trữ đám mây khác trở nên dễ dàng — ngoài ra cũng có thể nhập các tệp Google Drive vào Proton Drive.

Bảo mật dữ liệu với Proton Docs

Proton Drive cung cấp Docs, một giải pháp thay thế Google Docs an toàn cho hoạt động cộng tác và lưu trữ đám mây, mang lại khả năng mã hóa đầu cuối nhằm đảm bảo không ai có thể xem dữ liệu riêng tư — ngay cả Proton. Tất cả các tệp đều được tự động mã hóa trước khi tải lên.

Có thể chia sẻ tài liệu với bất kỳ ai (ngay cả những người không có Tài khoản Proton), quản lý quyền (như quyền xem và chỉnh sửa) và bảo vệ các liên kết công khai bằng mật khẩu.

Proton Docs được tích hợp vào Proton Drive và miễn phí cho tất cả mọi người — chỉ cần đăng ký Tài khoản Proton miễn phí.

Nếu đã có Tài khoản Proton, có thể sử dụng Proton Docs(cửa sổ mới) ngay bây giờ — chỉ cần chọn Tài liệu mới.

Google theo dõi dữ liệu – Proton bảo vệ dữ liệu đó

Ngừng sử dụng Google, hay còn gọi là deGoogling, nghĩa là tìm kiếm một nhà cung cấp đáng tin cậy cho dữ liệu, nhờ đó không phải lo lắng về việc vi phạm quyền riêng tư. Hàng triệu người trên toàn thế giới tin tưởng giao phó quyền riêng tư internet cho Proton, bao gồm cả các nhà báo và nhà hoạt động.

Không giống như Google, Proton không sử dụng dữ liệu để kiếm tiền — Proton được tài trợ độc quyền bởi cộng đồng người đăng ký và chủ yếu thuộc sở hữu của một quỹ phi lợi nhuận tập trung vào việc thúc đẩy quyền riêng tư trực tuyến cho tất cả mọi người. Ngoài ra, Proton hoạt động theo luật quyền riêng tư nghiêm ngặt của Thụy Sĩ. Tất cả ứng dụng đều là mã nguồn mở và được kiểm định độc lập.

Đăng ký Tài khoản Proton đồng nghĩa với việc có quyền truy cập vào một hệ sinh thái được mã hóa được thiết kế để bảo vệ tất cả dữ liệu, bao gồm lưu trữ đám mây, mật khẩu, kết nối internet(cửa sổ mới), email và lịch.

Câu hỏi thường gặp