Spolupráce a sdílení v Proton Sheets

Proton Sheets usnadňuje bezpečnou spolupráci, ať už v týmu spolupracujete interně, nebo sdílíte soubory externě. Tento průvodce popisuje nástroje, které vám pomohou udržet si kontrolu při společné práci.

• Spolupracujte v reálném čase
• Sdílejte tabulku
  • Sdílejte prostřednictvím e-mailu
  • Vytvořte veřejný odkaz
  • Sdílejte e-mailem a vytvořte veřejný odkaz
• Zobrazte sdílené tabulky a zrušte přístup
  • Podívejte se, co jste sdíleli
  • Sledujte zobrazení a stažení
  • Zkontrolujte, co s vámi bylo sdíleno
• Zobrazte a obnovte historii verzí
• Co dál?

Spolupracujte v reálném čase

Když tabulku otevře někdo jiný, jeho úpravy se zobrazí okamžitě během psaní a v pravém horním rohu se objeví jeho jméno.

Každý spolupracovník má vlastní kurzor se svým jménem, takže můžete sledovat jeho aktivitu v reálném čase.

Kliknutím pravým tlačítkem na jakoukoli buňku a výběrem možnosti Vložit poznámku můžete zanechat komentář nebo zprávu pro ostatní. Najetím myší na buňku se poznámka zobrazí.

Není třeba ukládat — změny a poznámky se okamžitě synchronizují mezi všemi spolupracovníky.

Vaše data zůstávají šifrovaná i během spolupráce. Soubor mohou vidět nebo upravovat pouze lidé, se kterými jste jej sdíleli — nikoli však Proton.

Sdílejte tabulku

Zde je návod, jak můžete sdílet tabulku v Proton Sheets:

Sdílet e-mailem

1. Klikněte na tlačítko Sdílet v pravém horním rohu.
2. V části Přidat osoby nebo skupiny ke sdílení zadejte e-mailovou adresu každé osoby nebo skupiny, se kterou chcete sdílet.
3. Nastavte jejich úroveň oprávnění na Editor (může v tabulce provádět změny) nebo Přihlížející (může tabulku pouze zobrazit).
4. Volitelně můžete napsat zprávu, kterou připojíte k e-mailové pozvánce.
5. Klikněte na Sdílet.

Každá osoba obdrží e-mailové upozornění. K přístupu k tabulce bude potřebovat účet Proton. Po kliknutí na Přijmout položku se soubor zobrazí na její záložce Sdíleno se mnou pro rychlý přístup.

Vytvořte veřejný odkaz

1. Ve stejném panelu Sdílet aktivujte přepínač Vytvořit veřejný odkaz.

2. Nastavte úroveň přístupu pro kohokoli s odkazem na Editor (může v tabulce provádět změny) nebo Přihlížející (může tabulku pouze zobrazit).
3. Volitelně klikněte na ⚙ v pravém horním rohu pro další nastavení. Můžete nastavit heslo odkazu a datum vypršení platnosti. Poté klikněte na Uložit změny.

4. Klikněte na tlačítko kopírování vedle veřejného odkazu, zkopírujte jej a sdílejte ručně.

Lidé, kteří přistupují k vaší tabulce prostřednictvím veřejného odkazu, nepotřebují účet Proton.

Sdílejte e-mailem a vytvořte veřejný odkaz

Proton Sheets vám dává podrobnou kontrolu nad tím, kdo může vaši tabulku zobrazit nebo upravit, protože vám umožňuje kombinovat obě možnosti sdílení. Můžete například:

• Poskytnout svému týmu přístup k úpravám prostřednictvím e-mailu.
• Sdílet s klienty veřejný odkaz pouze pro zobrazení.
• Použít pro každou osobu nebo skupinu prostřednictvím e-mailu odlišná oprávnění.

Zobrazte sdílené tabulky a zrušte přístup

Všechny své sdílené tabulky můžete spravovat přímo z webové aplikace Proton Drive:

Podívejte se, co jste sdíleli

1. Přejděte na záložku Sdílené v levém bočním panelu a na jednom místě si zobrazte všechny soubory a složky, které jste sdíleli s ostatními.

2. Vyberte tabulku a kliknutím na tlačítko sdílení spravujte přístup.
3. Odtud můžete:
   • Změňte nebo odeberte přístup pro jednotlivé osoby nebo skupiny kliknutím na jejich e-mail a upravením oprávnění nebo výběrem možnosti Odebrat přístup.
   • Veřejný odkaz deaktivujete vypnutím možnosti Vytvořit veřejný odkaz. Tím se adresa URL okamžitě deaktivuje, takže kdokoli s odkazem již nebude moci tabulku otevřít.

Sledování zobrazení a stažení

Na kartě Sdílené můžete také sledovat, kolikrát byl ke každému sdílenému souboru zaznamenán přístup. Sloupec Počet stažení zobrazuje celkový počet případů, kdy byla tabulka (nebo jakýkoli jiný soubor) otevřena nebo stažena.

Můžete také řadit podle celkového počtu stažení, abyste rychle zjistili, ke kterým tabulkám se přistupuje nejčastěji. To vám může pomoci pochopit zájem o váš sdílený obsah. Například:

• Zjistěte, ke kterým tabulkám váš tým přistupuje nejčastěji.
• Ověřte si, že klient nebo spolupracovník otevřel sdílené hlášení.
• Odhalte zastaralé nebo nepoužívané odkazy, které můžete bezpečně odvolat.

Poznámka: Vzhledem k tomu, že zobrazení a stažení se počítají dohromady, vysoké číslo nemusí vždy znamenat, že si lidé uložili místní kopie — jednoduše to ukazuje, že se k sdílenému odkazu přistupovalo často.

Zkontrolujte, co s vámi bylo sdíleno

1. Přejděte na kartu Sdíleno se mnou, kde uvidíte soubory, které s vaším Proton účtem sdílejí ostatní.
2. Pokud již nepotřebujete přístup k tabulce, klikněte na ni pravým tlačítkem a výběrem možnosti Odstranit mě ji odeberte ze svého zobrazení.

Odebráním sebe sama ze sdílené položky se soubor nesmaže — pouze se tím zruší váš přístup a skryje se z vašeho Proton Drive.

Zobrazení a obnovení historie verzí

Ať už spolupracujete s ostatními, nebo pracujete sami, je užitečné vidět, jak se vaše tabulka v průběhu času měnila. Proton Sheets automaticky ukládají historii verzí až po dobu 10 let, takže můžete zkontrolovat nebo obnovit dřívější úpravy.

Chcete-li získat přístup k historii verzí:

1. Otevřete svou tabulku.
2. Klikněte na název tabulky v levém horním rohu a vyberte možnost Zobrazit historii verzí.

3. Procházejte historii a vyberte verzi. Poté můžete zvolit:
   • Možnost Vytvořit kopii vytvoří novou tabulku s použitím vybrané verze, aniž by to ovlivnilo tu současnou. Pokud si nejste jisti, zvolte tuto možnost, abyste svou aktuální verzi uchovali v bezpečí.
   • Možnost Obnovit tuto verzi nahradí aktuální tabulku vybranou verzí, starší verze jsou však v historii stále zachovány a lze je obnovit později.

Co bude dál?

Pokud jste v Proton Sheets noví, podívejte se na naše průvodce začátkem, kde se dozvíte základy.