Proton Sheets में सहयोग और शेयरिंग
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Proton Sheets की मदद से सुरक्षित सहयोग करना आसान हो जाता है, चाहे आप अंदरूनी टीम के साथ मिलकर काम कर रहे हों या बाहर के लोगों के साथ फ़ाइलें शेयर कर रहे हों। इस गाइड में उन टूल्स के बारे में जानकारी दी गई है जिनकी मदद से मिलकर काम करते वक्त आप नियंत्रण में रहते हैं।
- रीयल टाइम में सहयोग करें
- स्प्रेडशीट शेयर करें
- साझा की गई स्प्रेडशीट देखें और एक्सेस वापस लें
- संस्करण इतिहास देखें और रीस्टोर करें
- आगे क्या?
रीयल टाइम में सहयोग करें
जब कोई और स्प्रेडशीट खोलता है, तो उसके बदलाव टाइप करते ही तुरंत दिखने लगते हैं और उसका नाम ऊपर-दाएं कोने में दिखता है।
हर सहयोगी का अपना एक यूनीक कर्सर होता है जिस पे उसका नाम होता है, ताकि आप उसकी चहलपहल को रीयल टाइम में देख सकें।
आप किसी भी सेल पे राइट-क्लिक करके नोट सम्मिलित करें चुन सकते हैं ताकि दूसरों के लिए कोई टिप्पणी या संदेश छोड़ सकें। सेल पे कर्सर ले जाने से नोट दिख जाता है।
सहेजने की ज़रूरत नहीं — बदलाव और नोट्स सभी सहयोगियों के बीच तुरंत सिंक हो जाते हैं।
आपका डाटा एन्क्रिप्ट किया हुआ रहता है, सहयोग के दौरान भी। सिर्फ वो लोग, जिनके साथ आपने फ़ाइल शेयर की है, उसे देख या बदल सकते हैं — Proton भी नहीं।
स्प्रेडशीट शेयर करें
Proton Sheets में स्प्रेडशीट शेयर करने का तरीका ये है:
ईमेल से शेयर करें
- ऊपर-दाएं कोने में मौजूद शेयर करें बटन पे क्लिक करें।
- साझा करने के लिए लोगों या समूहों को जोड़ें के नीचे, हर उस व्यक्ति या समूह का ईमेल पता दर्ज करें जिनके साथ आप शेयर करना चाहते हैं।
- उनकी इजाज़त का स्तर संपादक (स्प्रेडशीट में बदलाव कर सकते हैं और दूसरों के लिए इजाज़त संभाल सकते हैं) या दर्शक (स्प्रेडशीट सिर्फ देख सकते हैं) पे सेट करें। संपादकों को एक्सेस प्रबंधित करने से रोकने के लिए, सेटिंग ⚙️ आइकन पे क्लिक करें और एक्सेस बंद कर दें।
- चाहें तो ईमेल आमंत्रण में शामिल करने के लिए एक संदेश लिख सकते हैं।
- शेयर करें पे क्लिक करें।
हर व्यक्ति को एक ईमेल सूचना मिलेगी। स्प्रेडशीट एक्सेस करने के लिए उन्हें Proton Account की ज़रूरत होगी। आइटम स्वीकार करें पे क्लिक करने के बाद, फ़ाइल तुरंत एक्सेस के लिए उनके मेरे साथ साझा किया गया टैब में दिखेगी।
सार्वजनिक लिंक बनाएं
- उसी शेयर करें पैनल में, सार्वजनिक लिंक बनाएं टॉगल करें।
- कोई भी व्यक्ति जिसके पास यह लिंक हो, उसके लिए एक्सेस का स्तर संपादक (स्प्रेडशीट में बदलाव कर सकते हैं) या दर्शक (सिर्फ स्प्रेडशीट देख सकते हैं) सेट करें।
- चाहें तो और सेटिंग्स के लिए ऊपर-दाएं कोने में मौजूद ⚙ पे क्लिक करें। आप लिंक का पासवर्ड और समाप्ति की तारीख सेट कर सकते हैं। फिर परिवर्तनों को सहेजें पे क्लिक करें।
- सार्वजनिक लिंक के बगल में मौजूद कॉपी बटन पे क्लिक करके उसे कॉपी करें और मैन्युअली शेयर करें।
सार्वजनिक लिंक के ज़रिए आपकी स्प्रेडशीट एक्सेस करने वाले लोगों को Proton Account की ज़रूरत नहीं होती।
ईमेल के ज़रिए शेयर करें और सार्वजनिक लिंक बनाएं
Proton Sheets आपको ये बारीकी से नियंत्रित करने की सुविधा देता है कि आपकी स्प्रेडशीट कौन देख या बदल सकता है — इसके लिए आप दोनों शेयर करने के विकल्पों को जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप:
- अपनी टीम को ईमेल के ज़रिए बदलाव करने का एक्सेस दें।
- क्लाइंट्स के साथ सार्वजनिक लिंक शेयर करें जिससे वे सिर्फ देख सकते हैं।
- ईमेल के ज़रिए हर व्यक्ति या समूह के लिए अलग इजाज़त का इस्तेमाल करें।
साझा की गई स्प्रेडशीट देखें और एक्सेस वापस लें
आप Proton Drive के वेब ऐप से सीधे अपनी सभी साझा की गई स्प्रेडशीट संभाल सकते हैं:
देखें आपने क्या शेयर किया है
- बाएं साइडबार में मौजूद साझा किए गए टैब में जाएं ताकि दूसरों के साथ शेयर की गई हर फ़ाइल और फोल्डर को एक जगह देख सकें।
- किसी स्प्रेडशीट चुनें और शेयर बटन पे क्लिक करके पहुंच प्रबंधित करें।
- यहां से आप:
- अलग-अलग लोगों या समूहों का ईमेल पे क्लिक करके उनकी इजाज़त बदलें या पहुंच हटाएं चुनकर उनकी पहुंच बदलें या हटाएं।
- सार्वजनिक लिंक बनाएं को टॉगल ऑफ करके सार्वजनिक लिंक अक्षम करें। इससे URL तुरंत डिएक्टिवेट हो जाता है, इसलिए कोई भी व्यक्ति जिसके पास यह लिंक हो, अब स्प्रेडशीट नहीं खोल सकेगा।
देखे गए और डाउनलोड ट्रैक करें
साझा किए गए टैब में आप ये भी देख सकते हैं कि हर साझा की गई फ़ाइल को कितनी बार एक्सेस किया गया। # डाउनलोड के कॉलम कुल संख्या दिखाता है कि किसी स्प्रेडशीट (या किसी भी फ़ाइल) को कितनी बार खोला या डाउनलोड किया गया।
आप कुल डाउनलोड के हिसाब से सॉर्ट भी कर सकते हैं ताकि जल्दी देख सकें कि कौन सी स्प्रेडशीट सबसे ज़्यादा बार एक्सेस की गईं। इससे आपको समझने में सहायता मिल सकती है कि लोग आपके साझा किए गए कंटेंट से कितना जुड़ाव रखते हैं। उदाहरण के लिए:
- देखें कि आपकी टीम कौन सी स्प्रेडशीट सबसे ज़्यादा एक्सेस करती है।
- पक्का करें कि किसी क्लाइंट या सहयोगी ने कोई साझा की गई रिपोर्ट खोली है।
- पुराने या बेकार पड़े लिंक पहचानें जिन्हें आप सुरक्षित रूप से वापस ले सकते हैं।
नोट: चूंकि देखे जाने और डाउनलोड एक साथ गिने जाते हैं, ज़्यादा संख्या का मतलब हमेशा ये नहीं कि लोगों ने लोकल कॉपी सहेज ली हैं — ये सिर्फ दिखाता है कि साझा लिंक को बार-बार एक्सेस किया गया है।
समीक्षा करें कि आपके साथ क्या साझा किया गया है
- मेरे साथ साझा किया गया टैब में जाएं ताकि वो फ़ाइलें देख सकें जो दूसरों ने आपके Proton Account के साथ साझा की हैं।
- अगर आपको किसी स्प्रेडशीट का एक्सेस अब नहीं चाहिए, तो उस पे राइट-क्लिक करके मुझे हटाएं चुनें ताकि वो आपके व्यू से हट जाए।
किसी साझा किए गए आइटम से खुद को हटाने से फ़ाइल मिट नहीं जाती — इससे सिर्फ आपकी पहुंच हट जाती है और वो आपके Proton Drive से छिप जाती है।
संस्करण इतिहास देखें और रीस्टोर करें
जब आप सहयोग कर रहे हों — या अकेले काम कर रहे हों — तो ये देखना मददगार होता है कि समय के साथ आपकी स्प्रेडशीट में क्या बदलाव हुए। Proton Sheets संस्करण इतिहास को 10 साल तक अपने-आप सहेज लेता है, ताकि आप पहले के बदलाव देख या रीस्टोर कर सकें।
संस्करण इतिहास एक्सेस करने के लिए:
- अपनी स्प्रेडशीट खोलें।
- ऊपर-बाएं कोने में मौजूद स्प्रेडशीट के नाम पे क्लिक करें और संस्करण इतिहास देखें चुनें।
- इतिहास ब्राउज़ करें और कोई संस्करण चुनें। फिर आप चुन सकते हैं:
- एक प्रति बनाएं से चुने गए संस्करण का इस्तेमाल करके एक नई स्प्रेडशीट बनती है, जिसका चालू संस्करण पे कोई असर नहीं पड़ता। अगर आपको यकीन नहीं है, तो अपना चालू संस्करण सुरक्षित रखने के लिए ये विकल्प चुनें।
- इस संस्करण को रीस्टोर करें से मौजूदा स्प्रेडशीट चुने गए संस्करण से बदल जाती है, लेकिन पुराने संस्करण इतिहास में सुरक्षित रहते हैं और बाद में रीस्टोर किए जा सकते हैं।
आगे क्या?
अगर आप Proton Sheets पे नए हैं, तो बेसिक्स सीखने के लिए हमारी शुरुआत करने की गाइड देखें।